Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Berbasis UML (Unified Modeling Language) Studi Kasus PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta.

ANALYSIS AND DESIGN OF HUMAN RESOURCE INFORMATION

SYSTEM BASED ON UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE)

CASE STUDY PT. TRANSAMUDRA USAHA SEJAHTERA JAKARTA

Dyah Pangestuti, Taufik Djatna, dan Hartrisasi Hardjomidjojo

Department of Agroindustrial Technology, Faculty of Agricultural Technology,

Bogor Agricultural University, IPB Darmaga Campus, PO Box 220, Bogor, West Java, Indonesia. Phone +625640732317, e-mail: pangestuti.dyah@gmail.com

ABSTRACT

Human Resource Information System (HRIS) is an integrated information

system that provides information used in making human resource management

decisions. PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) as a transportation services

company serving marine transportation for agro-liquid products such as palm oil

and olein, as well as petroleum products is still doing the file-based and manual way

of human resource management so that making it less efficient. HRIS as a

collaboration between human resource management and information technology is a

solution to make human resource management performance at PT. TRUST becomes

more efficient. This HRIS development process was based on Unified Modeling

Language (UML) where the problem identification was represented in a usecase

diagram, and the analysis of the system was represented in activity diagrams, class

diagrams and statechart diagrams. The design of the system was made with Java

programming language, which made HRIS consists of four subsystems, namely the

selection subsystem consisting of psychological tests modul and interview assessment

modul, employee subsystem that includes personnel data recording, performance

appraisal subsystem consisting of staff and managers performance appraisal, and

employee payroll subsystem that includes salary and benefit recording. This HRIS

has the advantages such as speed in correcting the assessment results and ease in the

storage, retrieval, and printing reports

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini, sumber daya manusia telah menjadi suatu faktor yang sangat esensial dalam perkembangan suatu perusahaan. Posisi sumber daya manusia dalam perusahaan tidak lagi hanya sebagai tenaga kerja melainkan sudah dianggap sebagai aset strategis perusahaan. Sumber daya manusia merupakan salah satu aset perusahaan yang menjadi tumpuan perusahaan dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan perusahaan. Perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang kuat dan unggul akan dapat menguasai persaingan dan mempermudah pencapaian tujuan perusahaan. Sebaliknya, perusahaan dengan sumber daya manusia yang lemah akan menyebabkan perusahaan tidak berjalan dengan baik dan gagal mencapai target. Untuk memperoleh SDM yang unggul, perusahaan perlu memanajemen sumber daya manusianya secara terpadu dengan suatu manajemen yang baik dan modern.

Perkembangan teknologi informasi yang semakin maju saat ini tidak dapat dipungkiri sangat mempengaruhi setiap kegiatan perusahaan. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan efisien menjadi suatu hal yang sangat diutamakan dalam segala aspek manajemen perusahaan. Hal ini menyebabkan perkembangan teknologi informasi mempunyai andil yang sangat besar dalam hal yang berkaitan dengan penyampaian informasi tersebut. Sistem informasi sebagai suatu bentuk teknologi informasi yang dirancang dengan baik dapat sangat membantu perusahaan dalam mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan dalam penyajiannya.

Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk kolaborasi antara bidang ilmu manajemen sumberdaya manusia dan teknologi informasi. SISDM dibuat dalam bentuk database terkomputerisasi yang menyediakan informasi-informasi baik secara kuantitas maupun kualitas yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan mengenai SDM. Penggunaan SISDM dapat secara operasional, seperti untuk admisnitrasi kepegawaian, maupun secara strategis seperti untuk efektifitas proses seleksi dan perhitungan kompleks tentang pola rekrutmen (Compton, et al., 2009).

PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) merupakan sebuah perusahaan jasa transportasi kapal tanker yang melayani tranportasi laut untuk produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum dengan cakupan pelayaran seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Proses manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST seperti penyimpanan data karyawan, penilaian kinerja, seleksi karyawan baru, dan perekapan data

payroll masih dilakukan dengan manual dan berbasis file tanpa menggunakan suatu SISDM

terpadu. Sumber daya manusia di bagianHuman Resource(HR) PT. TRUST yang hanya terdiri dari satu orang manajer dan satu orang staf menjadikan pengelolaan sumber daya manusia di PT. TRUST menjadi tidak optimum. Maka dari itu, pengembangan SISDM di PT. TRUST sangat diperlukan untuk membantu manajemen pengelolaan sumber daya manusia, baik pada proses perekapan data karyawan, penyeleksian karyawan baru, penilaian kinerja karyawan, maupun perekapan datapayroll.

Analisis dan desain suatu SISDM yang baik, tepat, dan sesuai dengan kebutuhan sangat diperlukan untuk menciptakan sistem manajemen SDM yang baik pula. Pemodelan analisis SIDM menggunakan UML (Unified Modeling Language), suatu bahasa yang telah terstandarisasi yang umum digunakan untuk memodelkan suatu sistem informasi berorientasi objek, diharapkan dapat kemudian diimplementasikan menjadi suatu SISDM yang terpadu dan dapat diterapkan untuk membantu mengefisienkan pelaksanaan manajamen SDM di PT. TRUST. Dengan diterapkannya SISDM dalam manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST, selain dapat merekam dan memberikan informasi data kepegawaian dengan lengkap, cepat, dan efisien, juga dapat berfungsi sebagai alat yang dapat membantu pengambilan keputusan manajerial untuk kegiatan penilaian kinerja dan seleksi karyawan baru.

1.2. Tujuan

Tujuan utama dari penelitian ini adalah :

1.

Menganalisis dan memodelkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang akan dibangun menggunakan UML (Unified Modelling Language).

2.

Mendisain suatu prototipe perangkat lunak Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang sesuai dengan permasalahan yang ada.

1.3. Batasan Masalah

Batasan kajian penelitian mengenai analisis dan desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT. Transamudra Usaha Sejahtera meliputi aspek-aspek sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dibuat adalah berdasarkan permasalahan manajemen sumber daya manusia yang ada di PT. Transamudra Usaha Sejahtera, yakni hanya manajemen sumber daya manusia darat yang bekerja di kantor pusat PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta.

2. Penelitian ini difokuskan pada analisis dan pengembangan desain sistem informasi sumber daya manusia dengan empat subsistem dasar, yaitu subsistem personalia yang memuat tentang kebutuhan informasi umum karyawan, subsistem seleksi karyawan baru yang memuat penilaian tes psikologi dan penilaian wawancara calon karyawan baru, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistem perekapanpayrollkaryawan.

3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dibuat merupakan sebuah perangkat lunak komputasi terpadu yang diberi nama HR_On V.1.0.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah sistem yang bertujuan untuk menggabungkan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) ke dalam satudatabaseumum melalui penggunaan sumber daya perangkat lunak. Tujuan dari HRIS adalah menggabungkan bagian-bagian berbeda dari manajemen sumber daya manusia, termasuk gaji, produktivitas tenaga kerja, dan lainnya (Andrews, 2009).

Menurut Marimin, et al. (2006), sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah prosedur semantik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Sistem informasi ini memungkinkan organisasi menyimpan data persediaan keahlian-keahlian (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajmen inventory) sesuai dengan kebutuhan SDM.

Secara umum, SISDM dibagi menjadi tiga tipe. Tipe yang pertama adalah SISDM operasional dimana di dalamnya digunakan untuk aktivitas adminitrasi, seperti payroll dan administrasi data karyawan (data personal karyawan, deskripsi pekerjaan, dan perekapan cuti). Tipe kedua merupakan SIDM relasional yang mampu manangani proses manajemen SDM yang lebih kompleks, misalnya adalah sistem rekrutmen dan seleksi, sistem training dan pengembangan karyawan, serta sistem manajemen performa. Tipe ketiga adalah SISDM strategis yang di dalamnya termasuk manajemen kompetensi strategis, manajemen reorientasi, atau aplikasi penilaianskillprofessional (Bondarouk,et al., 2004).

Menurut O’Brein (2004) dalam Marimin, et al.(2006), sistem informasi pada umumnya terdiri dari lima komponen utama, yaitu sumber daya manusia (people resource), sumber daya perangkat lunak (software resource), sumber daya perangkat keras (hardware resource), sumber daya data (data resource), dan sumber daya jaringan(network resource). SISDM menggunakan kelima komponen tersebut untuk melakukan input, proses data, output, penyimpanan, dan pengendalian aktivitas dalam mengubah sumber daya data menjadi sebuah informasi.

1. Sumber Daya Manusia (People Resource)

Sumber Daya Manusia diperlukan untuk pengelolaan sistem informasi. Secara garis besar, sumber daya manusia ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu end usersatau pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Pengguna akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi, sedangkan spesialis sistem informasi adalah orang-orang yang melakukan pembangunan atau pengembangan sistem informasi yang di dalamnya termasuk analis sistem,software developer, dan operator.

2. Sumber daya perangkat lunak (Software Resource)

program yang secara langsung dapat dioperasikan dan mengendalikan komputer, akan tetapi juga berupa prosedur yang diperlukan dalam sistem informasi. Perangkat lunak secara umum dapat dibagi menjadi empat jenis utama, yaitu :

a. Perangkat lunak sistem, seperti sistem operasi (misalnya Ms. Windows dan Linux) yang mengendalikan dan mendukung bekerjanya komputer. Selain sistem operasi, yang juga termasuk perangkat lunak sistem adalah sistem utilitas (antivirus, Nortonutilities, dll) dan sistem komunikasi.

b. Perangkat lunak aplikasi, yaitu program yang secara langsung dapat melakukan proses-proses yang ada dalam komputer. Perangkat lunak aplikasi umum seperti spreadsheet,

word processing, dan lain-lain. Perangkat lunak aplikasi khusus yaitu program-program

yang secara spesifik diciptakan untuk aplikasi tertentu.

c. Perangkat lunak bahasa pemrograman, yaitu perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan program misalnyaVisual Basic,COBOL,Fortran, Visual Fox Pro, C++, PHP, dan lain-lain.

d. Prosedur, yaitu berupa instruksi atau petunjuk operasi bagi pengguna untuk menjalankan sistem operasi atau langkah-langkah penggunaan sistem operasi atau langkah-langkah penggunaan sistem atau dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

3. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware Resource)

Perangkat keras merupakan istilah menyeluruh untuk semua bagian fisik komputer, perangkat keras bukan hanya berupa mesin, akan tetapi juga termasuk media data. Perangkat keras secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

a. Sistem komputer yang keberadaanya terdapat di dalam CPU seperti mikroprosesor dan berbagai macam perlengkapan atau terminal untuk interkoneksi.

b. Periperal komputer, yaitu peralatan yang dipergunakan untuk melakukan input data atau perintah (keyboard dan mouse), menampilkan output informasi (video screen dan

printer), serta untuk penyimpanan data sepertimagneticatauoptical disk.

4. Sumber Daya Data (Data Resource)

Sumber daya data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Data yang dimaksud biasanya dapat diorganisasi, disimpan, dan diakses dengan berbagai teknologi manajemen data dalam bentuk database

dan knowledge base. Database yaitu data yang telah diorganisasi dan diproses, sedangkan

knowledge base yaitu data yang berisi mengenai fakta-fakta yang ada dan aturan-aturan

(rules) yang memungkinkan untuk penarikan kesimpulan. Knowledge base dalam SISDM

dapat berupa aturan-aturan kepegawaian seperti aturan kenaikan pangkat, promosi jabatan, pemberhentian, dan lain-lain.

5. Sumber Daya Jaringan (Network Resource)

Sumber daya jaringan merupakan salah satu komponen yang menyusun sistem informasi. Sumber daya jaringan menekankan pada teknologi komunikasi dan jaringan yang

merupakan bagian dari sumber daya yang penting dalam sisten informasi. Sumber daya jaringan terdiri dari.

c. Media komunikasi, misalnya kabel UTP,coaxial, fiber optic, dancellular.

d. Pendukung jaringan, berupa berbagai perangkat keras, perangkat lunak, dan data teknologi yang diperlukan untuk mendukung penggunaan dan operasi sebuah jaringan komunikasi. Misalnya,processorkomunikasi seperti modem daninternetwork processor, perangkat lunak pengendali komunikasi seperti Network Operating System (NOS) dan

Internet Browser Package.

2.2. Analisis dan Desain Sistem Informasi

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Sutabri, 2004).

Analisa sistem merupakan suatu cara yang ditempuh untuk menganalisa data yang diperoleh dalam suatu proses guna menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan (McLeod, 1999). Menurut Kadir (2003), terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sebagai berikut:

a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah yang dihadapi yang kemudian akan dijadikan

sistem informasi, meliputi penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil kunci.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Kegiatan ini meliputi menentukan

jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadwal wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara, dan mengumpulkan hasil penelitian

c. Analyze, yaitu menganalis sistem yang akan dibangun baik menganalisis kelemahan sistem

maupun kebutuhan informasi pemakai atau manajemen

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis yang bertujuan untuk melaporkan bahwa

analisis telah selesai dilakukan, meluruskan kesalahpengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen, dan meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya (Jogiyanto, 2001). Analisis sistem merupakan kegiatan dimana seorang analis mendefinisikan sistem aktual yang berjalan sebelumnya dan apa yang diinginkan pengguna untuk sistem yang baru. Analisis sistem terdiri dari proses menetapkan kebutuhan dan menyusun kebutuhan sistem. Analisis sistem kemudian dilanjutkan dengan menrancang atau mendesain sistem yang akan dibangun dimana tahapan ini terdiri dari dua aktivitas penting, yaitu perancangan antarmuka pengguna dan perancangan

Analisis dan desain sistem menggunakan pendekatan berorientasi objek dapat menawarkan sebuah pendekatan yang mendukung metode yang logik, cepat, serta teliti untuk menciptakan sistem baru yang responsif. Teknik ini dapat bekerja dengan baik dalam keadaan dimana sistem informasi yang rumit menjalani pemeriksaan terus menerus, penyesuaian, dan perancangan ulang (Kendall dan Kendall, 2003).

2.3.

Unified Modeling Language

(UML)

Menurut Kendall dan Kendall (2003), UML adalah suatu bahasa testandarisasi yang digunakan dalam analisis dan desain sistem berorientasi objek. Perlengkapan UML meliputi diagram-diagram yang memudahkan seorang analis untuk memvisualisasikan konstruksi sistem berorientasi objek. UML merupakan alat yang sangat baik untuk meningkatkan kualitas analisis dan perancangan suatu sistem sehingga dapat menciptakan suatu sistem yang bekualitas tinggi. Bennett,et al., (2001) menambahkan bahwa UML adalah bahasa visual yang menyediakan cara bagi orang untuk menganalisis dan mendesain sebuah sistem berorientasi objek yang bertujuan untuk menvisualisasi, konstruksi, dan dokumentasi proses pembuatan sistem. Keunggulan utama yang dimiliki pemodelan ini adalah kemampuannya dalam memodelkan menyerupai kehidupan nyata, sehingga sistem yang dihasilkan mempunyai kelebihan sebagai berikut:

1. Mempunyai sifat lebih natural, karena umumnya manusia berfikir dalam bentuk objek 2. Pembuatan sistem memakan waktu lebih cepat

3. Memudahkan dalam proses pemeliharaan sistem, karena jika ada kesalahan, perbaikan hanya dilakukan pada bagian tersebut, tidak perlu mengurutkan dari awal

Menurut Nugraha (2002), pada dasarnya UML memuat diagram-diagram pemodelan sistem yang terdiri dari diagram-diagram sebagai berikut dimana dalam prakteknya tidak semua diagram harus dibuat melainkan disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas sistem yang akan dikembangkan:

1.Usecase diagram(diagram kasus)

2. Class diagram(diagram kelas)

3.Object diagram(diagram objek)

4.Statechart diagram(diagram status)

5.Activity diagram(diagram aktivitas)

6.Sequence diagram(diagram urutan )

7.Component diagram(diagram komponen)

8.Deployment diagram(diagram penggunaan)

9.Collaboration diagram(diagram kolaborasi)

Menurut Kendall dan Kendall (2011), Unified Modeling Language merupakan bahasa terstandarisasi yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem dan memecah suatu sistem berorientasi objek menjadi sebuah model kasus (usecase) dengan pendekatan Object Oriented

Programming (OOP). Pengembangan sistem berbasis UML ini terdiri dari fase identifikasi

Gambar1. Tahapan pengembangan UML (Kendall dan Kendall, 2011)

Pada fase pertama dilakukan penggambaran diagram kasus dimana dilakukan identifikasi pengguna dan proses-proses utama yang dilakukan oleh pengguna. Setelah itu dapat dilanjutkan dengan menuliskan skenario kasus yang menggambarkan langkah-langkah skenario penggunaan sistem. Pengembangan diagram kasus kemudian dilanjutkan dengan menggambar diagram aktivitas, diagram urutan, dan diagram kelas. Diagram status dibuat setelah pembuatan diagram kelas dimana diagram keadaan ini sangat berguna untuk modifikasi diagram kelas. Dengan UML, seorang analis sistem dapat membuat suatu model yang luar biasa. Semakin lengkap informasi yang digunakan untuk mengembangkan UML, maka akan semakin baik sistem yang dihasilkan (Kendall dan Kendall, 2011).

2.3.1. Diagram Kasus

Diagram kasus adalah diagram yang menggambarkan fungsionalitas sistem dilihat dari sisi pengguna. Penekanan dalam diagram ini adalah apa yang diperbuat sistem, bukan bagaimana sistem bekerja. Sebuah diagram kasus merepresentasikan sebuah interaksi antara pengguna dengan sistem atau kebutuhan pengguna terhadap sistem. Notasi yang digunakan dalam diagram kasus antara lain adalahusecase, actor, association, dansystem

boundary box. Usecase melambangkan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke

sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Pengguna atau sebuah aktor

(actor) adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk

klien, dan merancang kegiatan untuk semua bagian yang ada pada sistem (Kendall dan Kendall, 2003).

2.3.2. Diagram Aktivitas

Diagram aktivitas menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktivitas tidak menggambarkan keadaan internal sebuah sistem dan interaksi antar subsistem secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas secara umum. Perbedaan diagram aktivitas dengan diagram kasus adalah diagram aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara diagram kasus menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Simbol yang digunakan dalam diagram ini menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Simboldecisionberbentuk belah ketupat dan digunakan untuk menggambarkan pilihan pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses-proses paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal. Diagram aktivitas dapat dibagi menjadi beberapaobject swimlane

untuk menggambarkan objek yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu (Kendall dan Kendall, 2011).

2.3.3. Diagram Kelas

Menurut Barclay dan Savage (2004), kelas adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Kelas menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda atau fungsi). Diagram kelas menggambarkan struktur dan deskripsi kelas, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperticontainment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Kelas memiliki tiga area pokok, yaitu nama (stereotype), atribut, dan metode. Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :

 Private, tidak dapat dipanggil dari luar kelas yang bersangkutan

 Protected, hanya dapat dipanggil oleh kelas yang bersangkutan dan anak-anak yang

mewarisinya

 Public, dapat dipanggil oleh siapa saja

Menurut Nugraha (2002), kelas dapat merupakan implementasi dari sebuah

interface, yaitu kelas abstrak yang hanya memiliki metoda.Interfacetidak dapat langsung

diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah kelas.Hubungan antarkelas dapat terdiri dari:

1. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar kelas. Umumnya menggambarkan kelas yang memiliki atribut berupa kelas lain, atau kelas yang harus mengetahui eksistensi kelas lain. Panah navigasi menunjukkan arahqueryantar kelas.

3. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar kelas. Kelas dapat diturunkan dari kelas lain dan mewarisi semua atribut dan metoda kelas asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari kelas yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.

2.3.4. Diagram Status

Diagram status menggambarkan transisi dan perubahan status (dari satu keadaan ke keadaan lainnya) dari suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya diagram status menggambarkan kelas tertentu (satu kelas dapat memiliki lebih dari satu diagram status). Dalam UML, status digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar status umumnya memiliki kondisi pelindung yang merupakan syarat terjadinya transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Aksi yang dilakukan sebagai akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan lingkaran berwarna setengah (Nugraha, 2002).

2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia menurut Simamora (2004) adalah pendayagunaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu anggota organisasi atau kelompok karyawan. Selain itu manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Unsur utama dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia yang merupakan tenaga kerja perusahaan. Pada dasarnya manajemen sumber daya manusia adalah suatu pendekatan yang strategis terhadap keterampilan, motivasi, pengembangan, dan manajemen pengorganisasian sumber daya manusia.

2.4.1. Seleksi

Salah satu kunci utama dalam menciptakan SDM profesional adalah terletak pada proses rekrutmen, seleksi, training, dandevelopmentcalon tenaga kerja. Maka dari itu, perusahaan-perusahaan kini berusaha mengembangkan tenaga kerja potensial secara maksimal untuk kepentingan bisnis baik jangka panjang maupun jangka pendek. Seleksi adalah serangkaian kegiatan dengan menggunakan formulir data riwayat hidup, wawancara, pengujian ketrampilan, dan mencocokan informasi dari referensi untuk mengevaluasi dan menyaring calon karyawan bagi manajemen. Seleksi juga merupakan kegiatan untuk menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan perusahaan serta memprediksi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan individu dalam pekerjaan yang akan diberikan padanya (Sastrohadiwiryo, 2002). Dalam menyeleksi karyawan baru, bagian HR biasanya menyaring pelamar melalui serangkaian wawancara dan tes (Fauzan, 20005).

di perusahaan. Proses tersebut dimulai dari pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan langkah-langkah yang harus dilalui pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan diterima atau ditolak sebagai karyawan baru. Proses seleksi berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Beberapa alat ukur seleksi karyawan dapat dievaluasi dalam hal validitasnya. Validitas kriteria

(criterion validity) penting agar keefektifitasan suatu alat ukur seleksi dapat diketahui

terkait pekerjaan tertentu, meskipun kriteria lainnya seperti lama waktu bekerja atau kemampuan menyelesaikan kursus pelatihan dapat digunakan. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukut seleksi dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukur seleksi

Validitas Alat Seleksi

Baik (0,5 ke atas)

Sampel-sampel kerja Tes kemampuan

Wawancara terstruktur (baik didasarkan pada CV maupun kompetensi perilaku)

Sedang (0,30-0,49)

Beberapa metode obyektif dari penyaringan kertas pelamar, sebagi contoh biodata, evaluasi, pelatihan dan pengalaman, blanko aplikasi penting

Rendah/Nol (0,29 ke bawah)

Wawancara tidak terstruktur Kesenangan/hobi

Pendidikan Daftar kepribadian

Graphology

Sumber : (Taylor, 2008)

2.4.2. Pelatihan

Setelah pegawai diterima melalui proses seleksi, seringkali kemampuan pegawai tersebut belum sesuai dengan yang diharapkan, yang berkaitan dengan tuntutan produktivitas, sehingga perlu dilakukan pelatihan. Pegawai yang telah bekerja pun perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi dan lain-lain. Menurut Harianja (2007), pelatihan merupakan usaha terencana dari perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan pegawai. Mengingat pentingnya pelatihan, maka bagian HR harus dapat merencanakan program pelatihan yang efektif bagi karyawan.

Menurut (Harianja, 2007), terdapat beberapa proses yang harus dilakukan dalam upaya mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan yang efektif, yaitu:

a) Need analysisatauneed assessment.

Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan. Kegiatan ini sangat penting yang dilakukan dengan melalui tiga

langkah, yaitu analisis kebutuhan perusahaan, analisis tugas, dan analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan perusahaan yaitu mengidentifikasi strategi perusahaan, lingkungan perusahaan, atau departemen. Misalnya, departemen akunting akan memerlukan training tentang akuntansi dan finansial, dan departemen HR akan membutuhkantraining mengenai assessment center, dan sebagainya. Analisis tugas yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan yang dapat dipelajari dari perilaku jabatan, dan informasi mengenai uraian tugas, persyaratan tugas, dan standar untuk bekerja dapat dilihat di dokumenjob descriptionperusahaan. Setelah itu ditentukan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas tersebut secara efektif sesuai dengan jabatan yang didudukinya. Analisa pegawai perusahaan merupakan analisa mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan melakukan tugas-tugas atau kurang di dalam kemampuan, ketrampilan, dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi, maupun kuesioner. Bilamana diidentifikasi terdapat kesalahan akibat ketidaktahuan maka dengan begitu perlu dilakukan pelatihan untuk pegawai yang bersangkutan.

b) Menentukan sasaran dan materi program pelatihan.

Tujuan pelatihan perlu dirumuskan secara spesifik dalam arti apakah perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai setelah pelatihan dilakukan, misalnya kemapuan untuk menggunakan komputer, kemampuan untuk menggunakan sebuah peralatan baru, dan lain-lain. Selanjutnya berdasarkan tujuan tersebut ditentukan materi dan isi pelatihan yang menyangkut topik yang harus diketahui dalam upaya pencapaian tujuan.

c) Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan

Setelah merumuskan sasaran dan materi program, dilakukan pemilihan metode pelatihan. Metode pelatihan yang dapat dipakai bisa dalam bentukon the job training, yaitu dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal, danoff the job training, yaitu pelatihan yang dilakukan secara khusus di luar jam kerja. Contoh darion the job trainingantara lain adalahcoaching, job rotation,

dan job instruction training, sedangkan off the job training contohnya ialah video

presentation, lecture, case study, program learning, danaction learning.

d) Mengevaluasi program pelatihan

Dalam pelaksanaan pelatihan juga perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi pelatihan dilihat dari efek pelatihan dikaitkan dengan reaksi peserta terhadap isi dan proses pelatihan, pengetahuan yang diperoleh mealui pengalaman latihan, perubahan perilaku, dan perbaikan pada organisai.

2.4.3. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan suatu proses dalam perusahaan dalam menilai kinerja pegawainya. Tujuan dilakukannya penilaian kinerja secara umum adalah untuk memberikan umpan balik kepada pegawai dalam upaya memperbaiki tampilan kerjanya dan upaya meningkatkan produktivitas organisasi, dan secara khusus dilakukan dalam kaitannya dengan berbagai kebijakan terhadap pegawai seperti tujuan promosi, kenaikan gaji, pendidikan, dan pelatihan. Sehingga, penilaian kinerja dapat menjadi landasan untuk menilai sejauh mana kegiatan manajemen SDM seperti perekrutan, seleksi, penempatan, dan pelatihan dilakukan dengan baik, dan apa saja yang akan dilakukan kemudian seperti dalam penggajian, perencanaan karier, dan lain-lainnya yang tentu saja merupakan kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia.

Menurut Harianja (2007), metode rating scale adalah penilaian yang didasarkan pada suatu skala, dari sangat memuaskan, memuaskan, cukup, sampai kurang memuaskan, pada standar-standar kinerja seperti inisiatif, tanggung jawab, hasil kerja secara umum, dan lain-lain. Penilaian dilakukan oleh seorang penilai yang biasanya atasan langsung dan dilakukan secara subyektif. Untuk memudahkan pengelompokkan pegawai yang baik atau buruk, skala tersebut diberi nilai misalnya amat baik diberi nilai 5, baik diberi nilai 4, sedang diberi nilai 3, cukup diberi nilai 2, dan kurang diberi nilai 1.

Metode rating scale atau yang popular disebut dengan metode skala peringkat, merupakan metode yang banyak digunakan antara lain karena kemudahannya dalam digunakan dan disiapkan. Akan tetapi metode ini mempunyai kelemahan utama yang terletak pada subyektifitas penilaian. Kelemahan lain terletak pada kenyataan bahwa faktor-faktor yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang (Siagian, 2008).

Sebagai bentuk umpan balik penilaian kinerja karyawan, sebaiknya dilakukan evaluasi penilaian kinerja setelah hasil nilai kinerja diketahui. Evaluasi penilaian kinerja ini merupakan pemberian umpan balik kepada karyawan yang telah dinilai dalam upaya memberi masukan tentang aspek-aspek yang harus diperbaiki. Menurut Harianja (2007), terdapat empat pendekatan yang dapat dilakukan untuk evaluasi kinerja, yaitu:

Evaluation interview

Pendekatan ini adalah memberikan umpan balik tentang kinerja masa lalu dan potensi masa depan. Ini dilakukan dengan menggambarkan hasil penilaian sebelumnya dan mengidentifikasi perilaku-perilaku tertentu yang harus diulangi dan dihilangkan.

Tell and sell approach

Pendekatan ini mengambarkan keadaan kinerja pegawai dan meyakinkan pegawai untuk berperilaku lebih baik.

Tell and listen method

Pendekatan ini memberikan kesempatan kepada pegawai untuk memberikan alasan, mempertahankan apa yang sudah dilakukan, dan mencoba mengatasi reaksi ini dengan membimbing pegawai untuk berperilaku lebih baik.

Problem solving approach

Pendekatan ini mengidentifikasi berbagai masalah yang dihadapi pegawai dalam pekerjaannya mealui pelatihan,coaching, dan konseling.

2.4.4. Kompensasi (

payroll

)

Kompensasi merupakan sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi jasa mereka pada perusahaan. Pemberian kompensasi merupakan salah satu pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual sebagai pertukaran dalam melakukan tugas keorganisasian. Kompensasi finansial terdiri dari kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung. Kompensasi langsung terdiri dari pembayaran karyawan dalam bentuk upah, gaji, bonus, atau komisi. Kompensasi tidak langsung ataubenefit, terdiri dari semua pembayaran yang tidak tercakup dalam kompensasi finasial langsung meliputi liburan, berbagai macam asuransi, jasa seperti perawatan anak atau kepedulian keagamaan, dan sebagainya (Rivai, 2004).

Menurut (Harianja, 2007), metode job ranking adalah metode yang digunakan untuk menilai tingkat kepentingan secara umum dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan yang lain atau mengurutkan pekerjaan menurut tingkat kepentingannya dengan cara mempelajari informasi analisis jabatan, yaitujob description, job specification, dan

job performance, kemudian secara subyektif ditentukan pekerjaan mana yang lebih

penting dibandingkan dengan yang lain. Misalnya, posisi manajer mempunyai tingkat kepentingan yang lebih tinggi dibandingkan dengan staf dilihat dari tingkat tanggung jawab dan beban kerjanya, maka secara subyektif gaji manajer lebih tinggi dari gaji staf.

Metode lain yang lebih valid dapat digunakan adalah metode point system

(Harianja, 2007). Metode ini dilakukan dengan cara menentukan poin atau angka untuk faktor-faktor yang dapat dikompensasi. Faktor yang dapat dikompensasi tersebut kemudian dipecah menjadi bentuk subfaktor yang lebih rinci kemudian ditentukan level dan poin dari masing-masing faktor seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.

Tabel 2. Contoh penentuan faktor yang dapat dikompensasi dan poinnya

Faktor yang dikompensasi Level 1 Level 2 Level 3 Level 4

Tanggung jawab terhadap : a) Klien b) Peralatan/bahan c) Perbaikan d) Keamanan 25 20 5 20 50 40 20 40 75 60 35 60 100 80 50 80 Skill: 1. Pendidikan 2. Pengalaman 45 25 90 50 135 75 180 100 Tingkat usaha :

1. Usaha fisik 2. Usaha mental

25 35 50 70 75 105 100 105 Kondisi kerja :

1. Tidak menyenangkan 2. Risiko bahaya

20 20 40 40 60 60 80 80

Jumlah poin 1000

Sumber : Harianja (2007).

Berdasarkan penjumlahan poin untuk berbagai tingkat itulah ditentukan besar kecilnya gaji yang diberikan kepada karyawan yang melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian diharapkan bahwa sistem kompensasi yang diberlakukan telah mencerminkan segi keadilan dan diharapkan dapat menimbulkaan semangat kerja yang tinggi bagi karyawan.

2.5. Penelitian Terdahulu

Fauzan (2005) melakukan penelitian di bidang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan mengangkat kasus berupa permasalahan manajemen sumber daya manusia yang ada di PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. Permasalahan yang ada adalah sedikitnya staf yang bekerja diCorporateHRD perusahaan ini, yaitu hanya satu orang staf dan satu orang manajer. Kurangnya jumlah sumber daya manusia pada Corporate HRD ini dinilai kurang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan tenaga kerja yang berjumlah besar. Dalam beberapa kasus juga ditemukan bahwa alur informasi manajemen sumber daya manusia belum terbentuk secara terintegrasi dan terkomputerisasi. Ketidakintegrasian ini dapat dilihat dari tidak terhubungnya alur informasi antar aktivitas manajemen sumber daya manusia, dimana masing-masing aktivitas berdiri sendiri. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah dan memberikan data yang cepat dan akurat sehingga mampu membantu pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Pengerjaan sistem ini menggunakan metode Structured Rapid Prototyping, yang merupakan kombinasi dari daur hidup pengembangan sistem atau System Development Life

Cycle(SDLC) danrefinery prototyping. Hasil analisa sistem ini disajikan dalam bentuk Diagram

Arus Data (DAD) dan sistem yang dikembangkan berupa program aplikasi database yang terintegrasi dengan menggunakanVisual FoxPro.

Harahap (2009) melakukan penelitian dalam bidang penilaian kinerja karyawan di Seameo Biotrop Bogor. Selama ini dalam menilai kinerja pegawai yang dilakukan di Seameo Biotrop masih terbatas pada sistem yang sudah ada, dimana sistem tersebut bersifatstand alone

pada beberapa komputer saja dan tidakuser friendly. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu media yang bersifat dinamis dan dapat dijangkau oleh siapapun, untuk itu perlu dibangun suatu sistem berbasiswebbagi Seameo Biotrop yang mampu memberikan informasi nilai kinerja yang terintegrasi dengan sistem yang terautomasi sehingga mampu mendatangkan manfaat yang lebih bagi pengguna(user)dalam hal ini unit personalia, kepala unit dan wakil direktur. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk mengolah nilai kinerja, menampilkan nilai pegawai, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran. Output yang diharapkan dapat digunakan sebagai penunjang keputusan manajerial di Seameo Biotrop.

Penelitian sejenis dalam bidang manajemen sumber daya manusia dilakukan pula oleh Apriell (2009) di PT. Cipta Power Service (CPS) Jakarta. PT. CPS mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan. Salah satu sistem yang ingin dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan. Sistem penggajian karyawan pada PT. CPS masih kurang efektif dan efisien karena proses penggajian yang telah ada di PT. CPS masih dilakukan secara manual yaitu mulai dari pembayaran gaji pokok, uang lembur hingga penanganan laporan. Sistem informasi yang dibuat disebut denganpayroll systemdimana sistem ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan basis data MySQL. Penelitian ini hanya membahas tentang penggajian karyawan dan tidak dilakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi kerja dan juga tidak terdapat hubungan langsung antara sistem dengan bank terkait dengan pembayaran gaji karyawan.

III.

METODE PENELITIAN

3.1. Konsepsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) bertujuan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST. Sistem ini dikembangkan dalam empat subsistem dasar berupa subsistem personalia yang mencakup informasi dasar karyawan yang bekerja di PT. TRUST, subsistem seleksi karyawan baru yang mencakup proses tes psikologi dan penilaian wawancara, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistempayrollyang mencakup informasi kompensasi karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Konsepsi Pengembangan SISDM untuk PT. TRUST

SISDM yang dikembangkan didasarkan pada permasalahan nyata manajemen SDM di PT. TRUST. Perhitungan dan metode-metode yang digunakan dalam sistem ini juga didasarkan pada peratuan-peraturan dan kegiatan-kegiatan yang telah diterapkan di PT. TRUST. Untuk subsistem seleksi karyawan baru dibagi menjadi dua modul, yaitu tes psikologi dan penilaian wawancara. Tes psikologi sendiri dibagi menjadi tiga, yaitu tes kepercayaan diri, tes daya tahan terhadap tekanan, dan tes keambisiusan diri. Untuk subsistem personalia dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul info umum karyawan yang mencakup informasi biodata karyawan dan data-data personalnya, modul medical check up yang mencakup perekapan data cek

kesehatan yang dilakukan rutin untuk setiap karyawan, dan modultraining dan sertifikasi yang di dalamnya mencakup perekapan segala jenis training dan sertifikasi yang telah dilakukan karyawan untuk dokumentasi kompetensi karyawan. Subsistem penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja terhadap staf dan penilaian kinerja manajer, yang dilakukan dengan metode yang telah ada di PT. TRUST. Subsistem payroll dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan dan bonus yang diterima karyawan. SISDM ini dilengkapi dengan sistem database terpadu sehingga memudahkan dalam proses pembuatan laporan baik dalam bentuk ringkasan atau detail.

3.2. Metode Pengembangan Sistem Informasi SDM

Menurut Kendall dan Kendall (2011), tahapan pengembangan sistem berbasis UML terdiri dari tiga fase, yaitu fase identifikasi masalah, fase analisis sistem, dan fase perancangan atau desain sistem.

3.2.1. Identifikasi Masalah

Fase pertama pengembangan sistem adalah fase identifikasi masalah. Pada fase ini dilakukan identifikasi dan perangkuman permasalahan yang ada dimana di dalamnya dideskripsikan permasalahan yang ada pada sistem sebelumnya untuk kemudian dilakukan analisis pemecahan masalahnya. Fase ini dilakukan dengan metode usecase

modeling, yaitu penyusunan sebuah diagram kasus (usecase diagram) yang menjelaskan

tentang kebutuhan pengguna akan sistem baru yang akan dibangun. Pembuatan diagram kasus menggunakan beberapa notasi utama seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.

Tabel 3. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kasus

Objek Simbol Deskripsi

Aktor Orang atau pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem, subsistem, atau kelas

Usecase Menggambarkan proses atau aktivitas yang dilakukan

sistem berdasarkan aktor

Asosiasi Jalur komunikasi antara aktor danusecase

Generalisasi Hubungan antarausecaseyang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik

Dependensi

Hubungan antara dua elemen dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain

3.2.2. Analisis Sistem Informasi Berorientasi Objek

Tahap analisis sistem berorientasi objek ini dilakukan dengan memodelkan sistem yang akan dibangun menggunakan diagram-diagram UML seperti diagram aktivitas (activity diagram), diagram kelas (class diagram), dan diagram status

sistem terhadap kebutuhan pemakai, membantu pendesainan sistem, dan pemrograman sistem yang lebih lanjut. Pemodelan sistem ini dilakukan dengan menggunakan CASE

Tool Power Designer 16.0 (SAP, 2011). Tahap pertama adalah pembuatan diagram

aktivitas yang digunakan untuk menganalisis aliran proses yang terjadi pada sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem. Simbol atau notasi yang digunakan dalam pembuatan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 4, dimana objek yang digunakan terdiri dari objek start, aktivitas, swimlane, aliran/flow, keputusan/decision, sinkronisasi, danend.

Tabel 4. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram aktivitas

Objek Simbol Deskripsi

Start Titik mulai

Aktivitas Menggambarkan aktivitas/aksi

Swimlane Perusahaan, jasa, pengguna, organisasi,

atau aturan

Aliran/flow Aliran control antar aktivitas

Keputusan/decision Keputusan untuk pemilihan dua atau lebih

aliran/flow yang mungkin

Sinkronisasi Control antara sua atau lebih aksi

End Titik terminasi

Proses analisis sistem dilanjutkan dengan pembuatan diagram kelas dimana diagram ini merepresentasikan bentuk fisik sistem dan aliran data antarkelas yang ada dalam sistem. Pada Tabel 5 ditunjukkan notasi-notasi yang digunakan untuk membangun sebuah diagram kelas. Objek yang umum digunakan untuk membuat diagram kelas antara lain adalah kelas, generalisasi, agregasi, dan dependensi.

Tabel 5. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kelas

Objek Simbol Deskripsi

Kelas Kumpulan objek yang mempunyai atribut,

operasi, dan hubungan yang sama

Generalisasi

Hubungan antara kelas yang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik

Agregasi Menyatakan bagian dari kelas agregatnya

Dependensi

Hubungan antara dua kelas dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain

Diagram terakhir yang dibuat dalam proses analisis sistem adalah diagram status dimana pada diagram ini dianalisis skenario-skenario yang akan dijalankan pada sistem yang baru sebagai perbaikan sistem yang sebelumnya. Notasi yang digunakan untuk menggambarkan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 6 dimana objek yang digunakan antara lain adalahstart, status, aliran,junction point, sinkronisasi, dan end.

Tabel 6. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram status

Objek Simbol Deskripsi

Start Titik mulai

Status/state Status skenario

Aliran/flow Aliran control antar aktivitas

Junction point Memisahkan transisi antar status

Sinkronisasi Control antara sua atau lebih aksi

End Titik terminasi

3.2.3. Desain Sistem Informasi SDM

Fase perancangan sistem informasi ini dilakukan dengan merancang basis data dan merancang tampilan antarmuka sistem informasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan basis data dilakukan dengan pembuatan

Conseptual Data ModeldanPhysical Data Model yang kemudian digenerasi ke dalam

PHP My Admin dari Appserv 2.6.0 (AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat

representasi fisik sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi. Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman java dengan menggunakan IDE Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka. Untuk perancangan laporan (report) digunakan perangkat lunak pendukung berupa iReport 4.1.0. (JasperForge.org, 2011). Luaran dari tahap ini adalah berupa aplikasi program aplikasi komputer sistem informasi sumber daya manusia bernama HR_On V.1.0.

3.2.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem

Uji penerimaan merupakan tahapan untuk mengetahui apakah program yang dibuat menghasilkan keluaran sesuai yang diinginkan atau tidak. Pada proses pemodelan sistem telah dilakukan pembuatan diagram kasus untuk analisis kebutuhan sistem yang akan dibangun. Dalam tahap uji penerimaan sistem ini, sistem yang dibuat dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan sehingga diketahui kebutuhan yang telah dianalisa sebelumnya terpenuhi atau tidak oleh sistem yang telah dibuat. Proses uji penerimaan dilakukan selama pembuatan dan setelah selesai pembuatan sistem. Hal ini dilakukan untuk memastikan kehandalan perangkat lunak. Tahap ini dilanjutkan dengan memperbaiki sistem yang telah dibangun bila terjadi suatu kesalahan sistem.

Evaluasi sistem dilakukan dengan menganalisa kelebihan dan kekurangan sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat dengan sistem manual yang ada di perusahaan. Dengan adanya evaluasi sistem, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat untuk kemudian dijadikan dasar perbaikan sistem.

3.3. Metode Pengolahan Data

3.3.1. Seleksi Karyawan Baru

3.3.1.1. Tes Psikologi

Tes psikologi yang digunakan dalam proses seleksi di PT. TRUST menggunakan tiga macam tes kepribadian dari Lauster (1990) yang terdiri dari tes kepercayaan diri, tes daya tahan menghadapi tekanan, dan tes keambisiusan diri. Masing-masing tes dilakukan dalam paket tertentu yang terdiri dari beberapa soal dimana dari jumlah skor yang didapat dapat disimpulkan kepribadian masing-masing calon karyawan berdasarkan rentang usianya. Rentang usia dibagi menjadi tiga, yaitu untuk usia 17 sampai 21 tahun, usia 22 sampai 30 tahun, dan usia 30 tahun ke atas.

a. Tes Kepercayaan Diri

Tes kepercayaan diri terdiri dari 32 soal sederhana yang mencerminkan tingkat kepercayaan diri seseorang. Dalam tes ini calon karyawan diharapkan membayangkan dirinya sendiri sedang dalam persoalan atau situasi yang diberikan oleh soal. Dengan persoalan tersebut terdapat lima pilihan apakah calon karyawan tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, atau sangat sering memikirkan persoalan tersebut. Contoh soal tes kepercayaan diri ini dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Contoh soal tes kepercayaan diri

Dalam setiap soal yang diajukan, terdapat lima pilihan jawaban dimana masing-masing jawaban mempunyai skor tersendiri. Setiap jawaban tidak pernah diberikan skor 0 (nol), setiap jawaban jarang diberikan nilai 1 (satu), setiap jawaban kadang-kadang diberikan nilai 2 (dua), setiap jawaban sering diberikan nilai 3 (tiga), dan setiap jawaban sangat sering diberikan nilai tertinggi yaitu 4 (empat). Setelah semua pertanyaan dijawab, maka skor yang diperoleh di masing-masing nomor dijumlahkan dan dianalisa hasilnya. Analisa hasil didasarkan pada usia kandidat, sehingga hasil tes ini dapat menghasilkan analisa yang berbeda walaupun hasil skor

yang didapat sama. Metode analisa berdasarkan usia kandidat dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Metode analisa tes kepercayaan diri

17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat kepercayaan pada diri sendiri

angka angka angka

0-20 0-12 0-15 Sangat kuat

21-36 13-25 16-29 Kuat

37-44 26-40 30-46 Rata-rata kuat 45-69 41-59 17-66 Rata-rata lemah 70-128 60-128 67-128 Lemah

Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat dicapai apabila skor yang didapat untuk rentang usia 17-21 tahun adalah sebesar 0-20, untuk rentang usia 22-30 tahun adalah sebesar 0-12, sedangkan untuk usia 30 tahun ke atas adalah sebesar 0-15. Perhitungan yang sama dilakukan juga untuk tingkat kepercayaan diri yang kuat, rata-rata kuat, rata-rata-rata-rata lemah, dan lemah. Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat berarti dalam diri calon karyawan tersebut jarang merasa khawatir apakah dirinya akan membuat kesan yang baik pada orang lain atau tidak. Calon karyawan tidak mempunyai keraguan ataupun perasaan rendah diri. Tingkat kepercayaan diri yang kuat berarti calon karyawan tersebut mempunyai tingkat kepercayaan diri yang baik dibandingkan dengan orang lain dalam kelompok umur yang sama. Dengan tingkat ini, calon karyawan jarang merasa ragu dan rendah diri. Tingkatan kepercayaan diri yang ketiga yaitu rata-rata sampai kuat, mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan diri calon karyawan dalam batas normal dan cenderung kuat. Untuk tingkatan selanjutnya rata-rata lemah mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan pada diri sendiri calon karyawan berada dalam batas normal cenderung agak kurang kuat. Calon karyawan cenderung merasa ragu, khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain dan mempunyai rasa rendah diri. Sedangkan untuk tingkat kepercayaan diri yang lemah mengindikasikan bahwan calon karyawan sering khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain. Calon karyawan seperti ini sebaiknya mendekati persoalan hidup dengan rasa yang lebih percaya diri dan bersikap tidak emosional. Hasil yang baik dan dapat diterima adalah calon karyawan yang mempunyai tingkat kepercayaan diri yang rata-rata kuat sampai sangat kuat.

b. Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan

Dalam tes ini calon karyawan baru diberikan 18 soal sederhana yang digunakan untuk menilai reaksi calon karyawan dalam situasi tertentu dibawah tekanan atau disaat sedang dalam suasana genting. Contoh soal yang diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Contoh Soal Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan

Dari 18 soal dengan enam jawaban di setiap soal, skor tes ini diperoleh dengan menjumlahkan seluruh jawaban yang bernilai a. Nilai b pada soal ini dianggap bernilai nol. Metode analisa peniaian pada tes ini juga sama dengan tes sebelumnya yaitu dengan mempertimbangkan usia calon karyawan. Semakin tinggi skor yang di dapat menandakan bahwa calon karyawan mempunyai daya tahan dan ketenangan bila dihadapkan dengan tekanan semakin tinggi. Hasil yang baik sebagai karyawan perusahaan adalah dengan nilai rata-rata kuat sampai sangat kuat. Metode analisa tes daya tahan terhadap tekanan dapat dilihat pada Tabel 8.

Tabel 8. Model analisa penilaian daya tahan terhadap tekanan

17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat ketahanan menghadapi cobaan

98-108 100-108 104-108 Sangat kuat

90-97 88-99 92-103 Kuat

70-89 66-87 70-91 Rata-rata sampai kuat 50-69 50-65 50-69 Rata-rata kurang

0-49 0-49 0-49 Kurang

c. Tes Keambisiusan Diri

Tes yang ketiga ini adalah tes yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar ambisi calon karyawan. Keambisiusan diri akan mempengaruhi motivasi kerja dan tingkat kinerja karyawan dalam perusahaan. Dalam tes ini diberikan 25 soal yang berupa contoh situasi atau keadaan tertentu dengan tiga pilihan jawaban, yaitu benar, sebagian benar, dan salah. Contoh bentuk soal ini dapat dilihat pada Gambar 5.

Penilaian dilakukan dengan memberikan skor untuk setiap jawaban yang dipilih oleh calon karyawan. Untuk jawaban benar diberikan skor 2, jawaban sebaian benar diberikan skor 1, dan jawaban salah diberikan skor 0 (nol). Jumlah dari skor masing-masing soal dianalisa dengan pertimbangan usia. Metode analisa dapat dilihat pada Tabel 9. Rentang usia yang digunakan sama dengan tes yang sebelumnya, sehingga apabila dihitung skor yang didapat dapat dianalisa apakah tingkat kemabisusan diri calon karyawan termasuk sangat kuat, kuat, rata-rata sampai kuat, rata-rata kurang, atau kurang.

Tabel 9. Model analisa penilaian tes keambisiusan diri

17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat keambisiusan diri

35-50 42-50 40-50 Sangat kuat 31-34 32-41 35-39 Kuat

22-30 26-31 28-34 Rata-rata sampai kuat 14-21 20-25 23-27 Rata-rata kurang

0-13 0-19 Kurang

3.3.1.2. Penilaian Wawancara

Penilaian wawancara karyawan baru dilakukan secara kuantatif dengan menggunakan 10 aspek penilaian umum, antara lain kemampuan komunikasi dalam bahasa Indonesia, kemampuan komunikasi dalam bahasa Inggris, penampilan atau performansi, daya tahan kerja, motivasi, rasa percaya diri, kepemimpinan, kontak sosial, kemampuan kerjasama tim, dan penguasaan bidang pekerjaan. Penilaian dilakukan dengan metoderating scale dimana kesepuluh aspek tersebut dinilai dengan poin yang menunjukkan seberapa baik aspek tersebut dipenuhi oleh calon karyawan yang diwawancarai. Misalnya, untuk penilaian komunikasi bahasa Inggris yang sangat baik diberi poin 4, jika baik diberi poin 3, jika cukup diberi poin 2, dan jika kurang diberikan poin hanya 1. Namun, menurut Siagian (2008), metode rating scale ini mempunyai kelemahan yang terletak pada kenyataan bahwa aspek-aspek yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang. Karena penilaian wawancara dilakukan untuk subjek staf dan manajer, maka dilakukan pembobotan untuk masing-masing aspek yang dinilai disesuaikan dengan tugas pekerjaannya. Untuk setiap aspek yang dinilai disediakan bobot tertentu sesuai dengan jabatan yang diinginkan (manajer atau staf). Total nilai dapat dihitung dengan rumus :

Total Nilai :∑ (Poin Hasil Penilaian x Bobot)

Setiap calon karyawan yang telah selesai diwawancara akan mempunyai total nilai masing-masing dan akan lebih mudah dibandingkan satu sama lain.

3.3.2. Penilaian Kinerja

penilaian kinerja manajer hanya diperuntukkan untuk menilai manajer. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung, yaitu manajer departemen untuk penilaian kinerja staf

danGeneral Manageruntuk penilaian kinerja manajer.Pada penilaian kinerja staf terdapat

empat kompetensi utama yang dinilai dimana masing-masing kompetensi mempunyai indikator-indikator penilaian masing-masing. Kompetensi-kompetensi yang dinilai antara lain kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Kompetensi yang dinilaikan kepada manajer sama dengan kompetensi yang dinilaikan kepada staf. Perbedaannya terletak pada indikator yang dinilai yang dapat dilihat pada Lampiran 2. Indikator-indikator yang ada dinilai dengan menggunakan metode rating scale

menggunakan skala peringkat dari 1 sampai 5.

Dalam penilaian tersebut, untuk subjek staf dan manajer dipisahkan. Penjelasan skala peringkat dijelaskan di awal penilaian beserta rumus perhitungannya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, agar penilaian yang dilakukan lebih valid dan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, maka pada setiap indikator dilakukan pembobotan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan. Misalnya, bobot penilaian masing-masing indikator untuk manajer akan berbeda untuk staf. Hal ini dibuat untuk mengurangi ketidakterkaitan antara indikator yang dinilai dengan pekerjaan yang dilakukan staf bersangkutan. Rumus umum dalam penilaian kuantitatif kinerja karyawan adalah sebagai berikut :

Nilai masing-masing indikator = bobot indikator x nilai pencapaian (1-5) Nilai Kinerja =∑ (nilai indikator)

3.4. Metode Pengumpulan Data

Data-data mengenai gambaran umum perusahaan adalah meliputi sejarah dan perkembangan perusahaan, misi dan tujuan perusahaan, lokasi, lingkup operasi, struktur organisasi, dan tugas-tugasnya, serta manajemen sumber daya manusia perusahaan. Data-data tersebut diperoleh dari literatur yang dimiliki perusahaan.

Data-data mengenai tahapan alur informasi sumber daya manusia perusahaan meliputi proses perekrutan dan seleksi, proses pelatihan dan pengembangan, proses penilaian kinerja, proses kompensasi, dan sebagainya. Data tersebut diperoleh melalui proses wawancara dengan pihak-pihak terkait di perusahaan dan pengamatan langsung di lapang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Wawancara juga dilakukan untuk menjelaskan dan mengklarifikasi serta menerangkan masalah-masalah teknis yang ada di kantor yang berguna untuk mendapatkan informasi tambahan. Kegiatan wawancara ini dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan topik yang dipilih seperti staf kantor, manajer HRD dangeneral manajer.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Identifikasi Permasalahan Manajemen SDM PT. TRUST

4.1.1. Keadaan Aktual Manajemen SDM Perusahaan

PT. Transamudra Usaha Sejahtera (PT. TRUST) adalah perusahaan jasa penyewaan kapal tanker untuk transportasi produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum. PT. TRUST mengoperasikan empat vessel

yang digunakan untuk jangkauan transportasi di seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Sama seperti perusahaan lain, PT. TRUST juga mempunyai SDM yang bekerja di dalamnya untuk mendukung semua proses operasional dan administratif di perusahaan. Terdapat dua jenis tenaga kerja yang bekerja di PT. TRUST, yaitu SDM darat dan SDM laut. SDM darat adalah tenaga kerja yang bekerja di kantor pusat PT. TRUST yang terletak di Kawasan Belagio Residence Mega Kuningan Jakarta, sedangkan SDM laut adalah tenaga kerja yang bekerja di kapal dan pelabuhan untuk proses operasional kapal. Manajemen SDM yang menjadi fokus pada penelitian ini adalah manajemen SDM darat karena pengelolaan SDM laut tidak lagi dilakukan langsung oleh PT. TRUST melainkan oleh agen khusus pengelola tenaga kerja laut (ship management). Jumlah karyawan PT. TRUST yang bekerja di kantor pusat sekitar 40 orang sehingga proses manajemen SDM di perusahaan tidak terlalu kompleks. Proses manajemen SDM secara umum yang dikerjakan di PT. TRUST dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7 menggambarkan keseluruhan kegiatan manajemen SDM yang dijalankan di PT. TRUST, sedangkan bagian di dalam kotak merupakan fokus bahasan dalam penelitian ini. Proses manajemen SDM yang menjadi fokus kerja pada penelitian ini terdiri dari manajemen data personalia, manajemen seleksi, manajemen penilaian kinerja, dan manajemen datapayroll.

Gambar 7. Diagram kegiatan manajemen SDM di PT. TRUST

Manajemen SDM PT. TRUST Manajemen Data Personalia

Manajemen Seleksi

Manajemen Penilaian Kinerja

Manajemen Data Payroll Data Personal

Medical Check Up

Training/Sertifikasi

Kinerja staff

Kinerja Manajer

Tes Psikologi

Wawancara

Gaji

Tunjangan

Bonus Manajemen Perencanaan SDM

Manajemen Rekrutmen Manajemen Absensi

Open Recruitment

Sakit Izin

Cuti

4.1.1.1. Seleksi Karyawan Baru

Seleksi karyawan baru merupakan proses yang dilakukan setelah proses rekrutmen yaitu, pembukaan lowongan pekerjaan untuk memperoleh pelamar sebanyak-banyaknya. Proses seleksi merupakan proses pencarian calon karyawan baru yang terbaik dari sekian banyak pelamar yang mendaftarkan diri sebagai calon karyawan baru. Proses seleksi yang dilakukan di PT. TRUST meliputi seleksi berkas, tes psikologi dan tes wawancara.

a. Seleksi berkas

Seleksi berkas dilakukan dengan penyaringan calon karyawan baru berdasarkan kompetensi dasar yang dicantumkan dalam surat lamaran. Pertimbangan utama dalam seleksi berkas umumnya adalah latar belakang pendidikan formal dan informal, serta pengalaman kerja yang telah dijalani sebelumnya. Berkas lamaran merupakan hal yang sangat menentukan penerimaan calon karyawan. Hal ini karena berkas lamaran merupakan alat yang mencerminkan diri calon karyawan dan latar belakangnya sehingga menjadi bahan pertimbangan awal untuk perekrutan karyawan baru.

b. Tes psikologi

Tes psikologi bertujuan untuk melihat kepribadian dan sifat karakter calon karyawan baru apakah sesuai dengan karakter yang diinginkan perusahaan atau tidak. Tes psikologi perlu dilakukan pada seleksi karyawan baru karena perusahaan menuntut semua karyawan untuk mempunyai kepribadian yang baik sehingga nantinya tidak merugikan perusahaan. Tes psikologi di PT. TRUST dilakukan secara mandiri tanpa menggunakan pakar untuk menginterpretasikan hasilnya. Hal ini karena bagian HR PT. TRUST menggunakan tes kepribadian dari Lauster (1990) yang di dalamnya telah terdapat juga metode interpretasi hasil tes kepribadian. Karena jumlah karyawan yang diseleksi umumnya sedikit, PT. TRUST tidak memerlukan tenaga

offsourceuntuk melakukan tes psikologi, melainkan hanya dipandu oleh staf bagian

HR. Berdasarkan metode tes kepribadian dari Lauster (1990), tes psikologi di PT. TRUST ini dilakukan dengan mencakup tiga aspek, yaitu tingkat kepercayaan diri, ketahanan dalam menghadapi tekanan, dan tingkat keambisiusan diri. Berdasarkan tes psikologi yang dilakukan di PT. TRUST, kriteria kepribadian yang baik dilihat dari tingkat kepercayaan diri, tingkat ketahanan menghadapi tekanan, dan tingkat kemabisiusan diri yang kuat. Kepribadian karyawan yang buruk seperti suka menunda pekerjaan, kurang percaya diri dalam bekerja, dan sebagainya dapat mengganggu kinerja teman yang bekerja dengannya dan juga dapat mengganggu kinerja perusahaan secara umum. Perhitungan tes psikologi di PT. TRUST masih dilakukan dengan cara manual. Setelah calon karyawan selesai mengerjakan tes psikologi di lembar jawaban, maka staf bagian HR harus menghitung hasil penilaian calon karayawan satu per satu lembar jawaban sehingga proses pengkoreksian seperti ini akan memakan banyak waktu.

63

Lampiran 11. Diagram Status Subsistem

Payroll

Sistem Informasi SDM

[Masuk subsistem]

[pilih menu]

[Pilih report]

[Exit subsistem]

[pilih input]

[pilihan input]

[pilih tunjangan]

[pilih bonus]

[pilih gaji]

[Submit data]

[Submit data]

[Submit data]

[Simpan]

[Exit subsistem]

Pilihan menu

do / Open

Input data

do / Open

Report

do / View

Tunjangan

entry / Data tunjangan

Bonus

entry / Data Bonus

Gaji

entry / data gaji

Simpan data

do / Simpan

6

4

L

a

m

p

ir

a

n

1

2

. Dia

g

r

a

m

K

e

la

s

S

is

te

m

I

n

fo

r

m

a

si

S

DM

0. . 0. . 0. . 0. . 0. . 1. . 0. .

1. . _{1. .}

1. . 0. . 0. . 0. . 0. . 0. . 0. . 0. . 1. . 1. . 1. . 1. . 1. . 1. . 1. . 1. . 1. . 0. . 1. . 1. . 0. . 1. . 1. . 1. . 1. . 0. . 0. . 1. . 1. . 0. . 0. . 0. . 0. .

Ka ryawa n

-ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng +

+ +

inp u t da t a () ed i t da t a () ha p u s da t a ()

: voi d : voi d : voi d

User

-ID Userna m e Pa sswo rd

: i nt : St ri ng : St ri ng + log i n () : voi d

Pe rform ap p rai sal -ID Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

: i nt : St ri ng : St ri ng : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + hi tun g skor (): i nt

St af f PA -ID Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

: i nt : St ri ng : St ri ng : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + hi tun g da t a (): i nt Ma n a j er PA

-ID Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

: i nt : St ri ng : St ri ng : i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + hi tun g da t a (): i nt Pa yrol l

-ID ga j i bo n u s tun j an g a n

: i nt : i nt : i nt : i nt + si mp a n da t a (): voi

Tu n j an g a n

-ID tan g g a l jen i stun j an g a n be sartun j an g a n

: i nt : Da t e : i nt : i nt + si mp a n da t a (): voi d Bo n u s

-ID tan g g a l jen i s bo n u s be sar bo n u s

: i nt : Da t e : i nt : i nt + si mp a n da t a (): voi

Ga j i

-ID tan g g a l be sar ga j i

: i nt : Da t e : i nt + si mp a n da t a (): voi

Se l eksi

-ID Na m a Skor

: i nt : St ri ng : i nt + si mp a n da t a (): voi

Int ervi ew -ID Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor

: i nt : i nt : i nt : i nt : i nt + hi tun g skor (): i n

Psi kot est -ID Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor 1 Skor 2 Skor 3

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng : i nt : i nt : i nt + hi tun g skor (): i nt

Ca l on Ka ryawa n -ID Na m a Al am a t Em a i l No T e l p

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng : Nu m b e r + inp u t da t a (): voi Jab a t an

-ID Jab a t an De skri psi

: i nt : St ri ng : St ri ng + si mp a n da t a (): voi

De p a rtem e n

-ID De p a rtem e n De skri psi

: i nt : St ri ng : St ri ng + si mp a n da t a (): voi

pe rson a l i a -ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n Al am a t Em a i l No T e l p Pe n d i di kan

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : Nu m b e : St ri ng + si mp a n da t a (): voi d da t a pri ba d i

-ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n Po si si Pe n d i di kan Al am a t Em a i l No T e l p

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : Nu m b e + si mp a n da t a (): voi d

Tr ai ni ng

-ID jen i s trai ni ng de skri psi tan g g a l

: i nt : St ri ng : St ri ng : Da t e + si mp a n da t a (): voi d

Me d Ch e ck -ID tan g g a l He m a t ol og i uri n li ver tho rax PA kesi mp u l an saran

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng : St ri ng + si mp a n da t a (): voi staf HR -ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng +

+ + + +

inp u t da t a () ed i t da t a () ha p u s da t a () cet ak rep o rt () cari da t a ()

: voi d : voi d : voi d : voi d : voi d

ma n a g e r HR

-ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng +

+ + + +

inp u t da t a () ed i t da t a () ha p u s da t a () cet ak rep o rt () cari da t a ()

: voi d : voi d : voi d : voi d : voi d Ma n a g e rDe p t

-ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

: i nt : St ri ng : St ri ng : St ri ng +

+ + + +

inp u t da t a () ed i t da t a () ha p u s da t a () cet ak rep o rt () cari da t a ()

: voi d : voi d : voi d : voi d : voi d

GM

-ID Na m a

: i nt : St ri ng +

+ + + +

inp u t da t a () ed i t da t a () ha p u s da t a () cet ak rep o rt () cari da t a ()

: voi : voi : voi : voi : voi

6

5

L

a

m

p

ir

a

n

1

3

.

C

o

n

se

p

tu

a

l

Da

ta

M

o

d

el

S

is

te

m

I

n

fo

r

m

a

si

S

DM

scori ng P Scori ng P tahap

tahap

Ge neral i zat i on_

ma naj er H

Ge neral i zat i on_

dat a karyawa

dat a kandi d

Ge neral i zat i on_

ki nerj a ma naj

ki nerj a sta

ki nerj a staf f H jabat adepartem e

skor i nt ervi e

jawa ban te(D)

dat a personal

dat a pri ba (D)

dat a trai ni n

dat a me d che rul e ga

rul e bonu

rul e tunj anga

payro

User ID

Usernam e Pa sswo rd

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25

Pe rform apprai sal ID

Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Int eger

Int eger Int eger Int eger Int eger

St af f PA ID

Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Int eger

Int eger Int eger Int eger Int eger Ma naj er PA

ID Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Int eger

Int eger Int eger Int eger Int eger Tu nj angan

ID tanggal jeni stunj angan besartunj angan

Int eger Da t e & T i me Int eger Int eger Bo nus

ID tanggal jeni s bonus besar bonus

Int eger Da t e & T i me Int eger Int eger

Ga j i ID tanggal besar gaj i

Int eger Da t e & T i me Int eger

Se l eksi ID

Na m a Skor

Int eger

Va ri abl e characters (25 Int eger

Int ervi ew ID Na m a Po si si Pe ndi di kan Skor Int ege Int ege Int ege Int ege Int ege

Psi kot est ID

Na m a Po si si Pe ndi di kan Skor 1 Skor 2 Skor 3

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Int eger

Int eger Int eger

Ca l on Ka ryawa n ID

Na m a Al am a t Em a i l No T e l p

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Nu m b er Jabat an

ID Jabat an De skri psi

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25

De partem e n ID

De partem e n De skri psi

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254

personal i a ID

Na m a Jabat an De partem e n Al am a t Em a i l No T e l p Pe ndi di kan

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Nu m b er

Va ri abl e characters (254 dat a pri badi

ID Na m a Jabat an De partem e n Po si si Pe ndi di kan Al am a t Em a i l No T e l p

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Nu m b er

Trai ni ng ID

jeni s trai ni ng deskri psi tanggal

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Da t e & T i me

Me d Ch eck ID

tanggal He m a t ol ogi uri n li ver thorax PA kesi mp ul an saran

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 staf HR

ID Na m a Jabat an De partem e n

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25

ma nager HR ID

Na m a Jabat an De partem e n

Int eger

Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Va ri abl e characters (25 Ma nagerDe pt

ID Na m a Jabat an De partem e n

Int eger

Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254 Va ri abl e characters (254

GM ID Na m a

Int eger

Va ri abl e characters (25 payrol l

ID tanggal jeni s bonus besar gaj i jeni stunj angan besartunj angan besar bonus Int ege Int ege Int ege Int ege Int ege Int ege Int ege

Ka ryawa n ID

Na m a Int eger

6

6

L

a

m

p

ir

a

n

1

4

. P

h

ys

ic

a

l

Da

ta

M

o

d

el

S

is

te

m

I

n

fo

r

m

a

si

S

D

M

User ID Userna m e Pa sswo rd

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4

Pe rform ap p rai sal ID

Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r

St af f PA ID

Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r Ma n a j er PA

ID Na m a Pe n i l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r Tu n j an g a n

ID tan g g a l jen i stun j an g a n be sartun j an g a n

int eg e r ti me stam p int eg e r int eg e r Bo n u s

ID tan g g a l jen i s bo n u s be sar bo n u s

int eg e r ti me stam p int eg e r int eg e r

Ga j i ID tan g g a l be sar ga j i

int eg e r ti me stam p int eg e r

Se l eksi ID Na m a Skor

int eg e r varcha r(25 4 int eg e r Int ervi ew

ID Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor

int eg e int eg e int eg e int eg e int eg e

Psi kot est ID

Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor 1 Skor 2 Skor 3

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 int eg e r int eg e r int eg e r

Ca l on Ka ryawa n ID

Na m a Al am a t Em a i l No T e l p

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 nu m e ri c Jab a t an

ID Jab a t an De skri psi

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4

De p a rtem e n ID

De p a rtem e n De skri psi

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4

pe rson a l i a ID

Na m a Jab a t an De p a rtem e n Al am a t Em a i l No T e l p Pe n d i di kan

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 nu m e ri c varcha r(25 4 da t a pri ba d i

ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n Po si si Pe n d i di kan Al am a t Em a i l No T e l p

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 nu m e ri c

Tr ai ni ng ID

jen i s trai ni ng de skri psi tan g g a l

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 ti me stam p

Me d Ch e ck ID

tan g g a l He m a t ol og i uri n li ver tho rax PA kesi mp u l an saran

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 staf HR

ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4

ma n a g e r HR ID

Na m a Jab a t an De p a rtem e n

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 Ma n a g e rDe p t

ID Na m a Jab a t an De p a rtem e n

int eg e r varcha r(25 4 varcha r(25 4 varcha r(25 4 GM

ID Na m a

int eg e r varcha r(25 4 pa yrol l

ID tan g g a l jen i s bo n u s be sar ga j i jen i stun j an g a n be sartun j an g a n be sar bo n u s

int eg e int eg e int eg e int eg e int eg e int eg e int eg e

Ka ryawa n ID Na m a

int eg e r varcha r(25 4

DYAH PANGESTUTI. F34080086.

Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Berbasis UML (

Unified Modeling Language)

Studi Kasus PT. Transamudra Usaha Sejahtera

Jakarta

. Di bawah bimbingan Taufik Djatna dan Hartrisari Hardjomidjojo. 2012

RINGKASAN

PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) merupakan sebuah perusahaan jasa transportasi

kapal tanker yang melayani tranportasi laut untuk produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan

olein, serta produk-produk petroleum dengan cakupan pelayaran seluruh Indonesia dan sebagian Asia.

Permasalahan dalam manajemen SDM di PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) sangatlah

mendasar, yaitu pengelolaan data kepegawaian yang masih berbasis

file

sehingga masih menyebabkan

proses manajemen SDM diperusahaan berjalan lambat dan tidak efisien. Selain itu, pengelolaan data

kepegawaian yang dilakukan secara manual dan terpisah memerlukan koreksi dan

maintenance

yang

sulit serta memakan waktu lama. SISDM sebagai suatu bentuk kolaborasi antara disiplin manajemen

SDM dengan teknologi informasi merupakan salah satu solusi untuk lebih mengefisienkan kinerja

manajemen SDM di PT. TRUST. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan

memodelkan sistem yang akan dibangun menggunakan UML, dan mendesain prototipe SISDM yang

sesuai dengan permasalahan yang ada.

Proses pengembangan SISDM ini dilakukan dengan berbasis

Unified Modeling Language

(UML) dimana terdiri dari tiga proses utama, yaitu proses identifikasi masalah, proses analisis sistem

informasi berorientasi objek, dan proses perancangan sistem informasi SDM. Proses identifikasi

sistem dilakukan dengan metode

usecase modeling,

yaitu pembuatan diagram kasus yang di dalamnya

mencakup analisis kebutuhan pengguna dan susunan konfigurasi sistem informasi yang akan

dibangun. Analisis sistem informasi berorientasi objek dilakukan dengan pembuatan tiga diagram

UML, yaitu diagram aktivitas, diagram kelas dan diagram status. Diagram aktivitas digunakan untuk

menganalisis aliran proses yang terjadi pada sistem informasi yang akan dibangun sesuai dengan

kebutuhan pengguna, diagram kelas digunakan untuk merepresentasikan bentuk fisik sistem informasi

dan aliran data antarkelas yang ada dalam sistem, dan diagram status digunakan untuk analisis

skenario-skenario yang akan dijalankan pada sistem informasi yang dibangun sebagai solusi perbaikan

sistem yang sebelumnya.

Analisis sistem informasi kemudian dilanjutkan dengan merancang dan mendesain sistem

informasi yang akan dibangun dimana tahapan ini terdiri dari dua aktivitas penting, yaitu perancangan

antarmuka pengguna dan perancangan basis data. Perancangan basis data dilakukan dengan

pembuatan

Conseptual Data Model

dan

Physical Data Model

yang kemudian digenerasi ke dalam

PHP My Admin

dari

Appserv 2.6.0

(AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat representasi fisik

sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi.

Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman Java dengan menggunakan

IDE Netbeans 6.7.0

(Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka.

Dalam perancangan laporan (

report

) digunakan perangkat lunak pendukung berupa

iReport 4.1.0

.

(JasperForge.org, 2011).

Sistem informasi sumber daya manusia yang dikembangkan diberi nama HR_On V.1.0 yang di

dalamnya terdapat empat subsistem, yaitu subsistem rekrutmen, subsistem personalia, subsistem

penilaian kinerja, dan subsistem

payroll

. Subsistem rekrutmen dibedakan menjadi dua modul, yaitu

modul tes psikologi dan modul penilaian wawancara. Subsistem personalia dibagi menjadi modul

penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja staf dan penilaian kinerja manajer.

Sedangkan subsistem

payroll

dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan

dan bonus yang diterima karyawan.

HR_On V.1.0. mempunyai kelebihan pada waktu koreksi dalam proses perhitungan tes

psikologi, penilaian wawancara, dan penilaian kinerja. Proses perhitungan manual mampu memakan

waktu 5-10 menit untuk setiap jawaban yang dikoreksi, sedangkan apabila menggunakan HR_On

proses perhitungan tidak memakan waktu lama karena hanya perlu melakukan klik pada satu

button

yang tersedia pada

interface

, hasil perhitungan dan analisis tes psikologi, penilaian kinerja, dan

penilaian wawancara dapat langsung diketahui. Dengan penggunaan HR_On V.1.0.

juga

memudahkan dalam pencarian data dan pembuatan laporan karena penyimpanan data dilakukan