PENGADAAN ( RECRUITMENT )

BAB III PENGADAAN ( RECRUITMENT )

3.1 Pengertian Pengadaan

Pengadaan merupakan proses kedua setelah perencanaan kebutuhan pegawai atau karyawan. Agar proses pengadaan pegawai tidak menimbulkan permasalahan setelah karyawan tersebut diterima menjadi pegawai, maka sebelum diadakan penarikan calon pegawai, organisasi harus menentukan terlebih dahulu analisis pekerjaan ( job analysis ), spesifikasi pekerjaan ( job specification ), uraian pekerjaan ( job description ), persyaratan pekerjaan ( job reqruitment ) dan evaluasi pekerjaan ( job evaluation ).

Dengan dilakukannya hal-hal tersebut di atas, diharapkan pegawai atau karyawan yang diterima betul-betul sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta sesuai pula dengan tujuan organisasi sebagaimana tertuang dalam visi dan misi perusahaan atau organisasi. Dengan demikian pengadaan pegawai adalah suatu proses penarikan, meliputi seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang dilakukan secara efektif dan efisien akan membantu tercapainya tujuan perusahaan.

Dalam hal ini Komarudin dalam bukunya Ensiklopedia Manajemen (1994:751) menegaskan bahwa recruitment adalah mendapatkan pelamar-pelamar bagi suatu pekerjaan. Kegiatan rekrutment ini meliputi pengusahaan dan pencarian serta pengerahan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan/organisasi. Proses rekrut dapat melalui penerimaan, pelamar, seleksi, dan pengangkatan.

Sedangkan Sastrohadiwiryo dalam bukunya Manajemen Tenaga Kerja Indonesia, mengartikan perekrutan sebagai suatu proses mencari tenaga kerja dan mendorong serta Sedangkan Sastrohadiwiryo dalam bukunya Manajemen Tenaga Kerja Indonesia, mengartikan perekrutan sebagai suatu proses mencari tenaga kerja dan mendorong serta

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Uraian pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa-masa yang akan datang.

a. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan apa, ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan lain-lain orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Jadi, spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar dan acuan untuk melaksanakan seleksi.

b. Evaluasi Pekerjaan Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringannya, mudah atau sukarnya, besar atau kecilnya resiko pekerjaan atau memberikan nama, ranking, serta gaji/upah suatu jabatan.

c. Penyederhanaan Pekerjaan Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik serta paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

d. Pengayaan Pekerjaan Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan d. Pengayaan Pekerjaan Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan

e. Persyaratan Pekerjaan Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan

jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki. Komarudin dalam bukunya Ensiklopedia Manajemen (1994:751) mengemukakan bahwa pengertian recruitment (rekrut) adalah mendapatkan pelamar-pelamar untuk suatu pekerjaan. Kegiatan rekrutmen ini meliputi pengusahaan dan pencarian, serta pengerahan tenaga kerja. Proses rekrut dapat melalui penerimaan pelamar, seleksi, atau pengangkatan.

3.2 Proses Pengadaan Pegawai

Dalam pengadaan pegawai atau karyawan, baik di perusahaan maupun di lingkungan pemerintahan, akan menempuh beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ( forecasting ) Menurut Komarudin, peramalan tenaga kerja adalah suatu

jenis kegiatan perencanaan yang dipergunakan untuk memperkirakan waktu dan kemungkinan-kemungkinan peristiwa yang akan datang. Beberapa teknik peramalan yang ada akan termasuk kepada salah satu dari tiga kelompok besar teknik peramalan, yaitu:

1) Metode naif, peramalan ini disebut metode naif apabila tidak didukung oleh dasar-dasar teoritis yang ketat

2) Metode barometic adalah metode peramalan yang memperkirakan bahwa pola sejarah di masa lalu cenderung akan terulang kembali di masa yang akan 2) Metode barometic adalah metode peramalan yang memperkirakan bahwa pola sejarah di masa lalu cenderung akan terulang kembali di masa yang akan

3) Metode analisis, yaitu suatu metode yang memerlukan analisa terperinci mengenai kekuatan-kekuatan penyebab yang sedang terjadi saat ini terhadap variabel yang akan diramalkan.

Penggunaan metode tersebut dapat dipilih sesuai dengan situasi dan kondisi lingkungan perusahaan atau organisasi.

b. Penarikan ( recruitment ) Penarikan dapat dikatakan juga sebagai penarikan

pegawai, yaitu proses mencari calon pegawai atau karyawan dan merangsang mereka untuk melamar pekerjaan dalam perusahaan yang bersangkutan.

c. Seleksi ( selection ) Seleksi adalah pemilihan di antara calon-calon pekerja

untuk suatu kesempatan kerja. Seleksi menggambarkan proses penilaian kemungkinan berhasil atau gagalnya seorang pelamar.

d. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Penempatan adalah proses kegiatan yang dilaksanakan manajer SDM dalam suatu perusahaan untuk menentukan lokasi dan posisi seorang pegawai atau karyawan dalam melakukan pekerjaan. Orientasi adalah suatu proses bagi seorang pekerja baru atau pekerja yang baru dipindahkan untuk memahami lingkungan kerjanya dan mengembangkan pemahamannya mengenai hubungan dengan pekerja lain serta fungsi jabatan yang akan dipangkunya dalam keseluruhan jaringan kerja organisasi.

Induks i adalah memperkenalkan dan memberikan orientasi kepada pekerja baru mengenai organisasi tempat ia bekerja agar dapat dengan cepat beradaptasi dengan lingkungan kerjanya.

3.3 Peramalan Kebutuhan Kerja

peramalan kebutuhan tenaga kerja adalah proses memformulasikan rencana-rencana untuk mengisi lowongan masa depan berdasarkan pada suatu analisis dari posisi yang diharapkan terbuka dan ini dapat diisi oleh calon dari dalam dan atau dari luar. Dalam pengisian dari dalam maupun dari luar perlu memperhitungkan untung ruginya bagi perusahaan atau organisasi, karena dari kedua model ini masing-masing memiliki kekurangan dan kelebihannya.

Pengisian lowongan dari luar keuntungannya adalah memotivasi pegawai yang ada di dalam, tetapi di pihak lain pemenuhan lowongan dari luar akan memerlukan biaya yang sangat besar karena bagaimana pun pegawai yang direkrut dari luar hanya mengandalkan ilmu yang didapat sesuai dengan latar pendidikannya, dalam arti belum memiliki pengalaman kerja. Sedangkan pengisian lowongan yang ditarik dari dalam akan merobah pola-pola yang sudah biasa digunakan dan tidak akan memberikan motivasi lebih luas kepada rekan kerjanya. Keuntungannya adalah perencanaan karier seorang pegawai akan dapat dirasakan secara signifikan.

Kemungkinan perekrutan dengan menggunakan dua model ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh B. Siswanto yang mengemukakan bahwa terdapat dua cara dalam perekrutan, yaitu perekrutan dari dalam dan perekrutan dari luar.

a. Perekrutan dari dalam Perekrutan dari dalam perlu mendapat pertimbangan

rasional, karena banyak berpengaruh kepada kebijakan penentuan sumber tenaga kerja. Sumber tenaga kerja yang perlu mendapat perhatian adalah pemanfaatan tenaga kerja yang ada, walaupun masing-masing cara tidak akan terlepas dari keuntungan dan kerugiannya.

1) Keuntungan

a) Kenaikan jabatan yang lebih tinggi dari jabatan sebelumnya akan mendorong tenaga kerja untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas kerjanya.

b) Pemindahan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan yang lain dalam suatu tingkatan dapat menghindarkan kebosanan dan kejenuhan terhadap pekerjaan lama yang sifatnya itu-itu saja.

c) Promosi dan mutasi menimbulkan semangat dan kegairahan kerja yang lebih tinggi bagi tenaga kerja.

d) Alokasi dana dalam promosi dan mutasi dapat lebih rendah daripada usaha pencarian tenaga kerja baru.

e) Alokasi waktu relatif singkat sehingga kekosongan jabatan dapat segera diduduki oleh tenaga kerja dalam perusahaan

f) Karakteristik pribadi dan kecakapan tenaga kerja dalam perusahaan yang akan menduduki suatu jabatan telah diketahui dengan nyata.

2) Kerugian

a) Serangkaian promosi dan mutasi mungkin mengakibatkan keadaan tidak stabil a) Serangkaian promosi dan mutasi mungkin mengakibatkan keadaan tidak stabil

pada umumnya mengakibatkan kekosongan jabatan yang harus diisi dari luar perusahaan

dan

mutasi

c) Penentuan seorang calon untuk promosi di antara tenaga kerja yang sederajat dapat menimbulkan rasa iri/tidak puas di antara tenaga kerja

d) Promosi dari dalam perusahaan membatasi opini dan input yang datang dari luar perusahaan

e) Pengisian kekosongan pekerjaan dari dalam perusahaan

cenderung mengabadikan/mengekalkan tenaga kerja untuk menduduki suatu jabatan yang lebih tinggi atau setingkat. Masukan-masukan perlu dijadikan bahan pertimbangan.

b. Perekrutan dari dalam Perekrutan pegawai atau karyawan dari luar perusahaan

memerlukan perencanaan yang matang, khususnya menyangkut imbalan sebagai konsekuensi pekerjaan. Keseimbangan antara kuantitas keluaran produksi yang direncanakan dengan imbalan yang akan diberikan kepada tenaga kerja perlu diperhitungkan secara rinci.

Pada umumnya penentuan pegawai yang bersumber dari tenaga kerja di luar perusahaan dapat dilakukan melalui beberapa cara, antara lain:

1) Melalui departemen/dinas tenaga kerja

2) Melalui lembaga pendidikan

3) Melalui iklan di media masa

4) Melalui badan maupun organisasi lain (KNPI, Karang Taruna, dll).

Kebutuhan organisasi untuk pegawai atau karyawan, biasanya dilakukan untuk jangka pendek atau jangka panjang.

Peramalan untuk jangka pendek biasanya hanya untuk periode satu tahun, sedangkan untuk jangka panjang biasanya lima tahun atau lebih. Baik untuk ramalan jangka pendek maupun jangka panjang peramalan kebutuhan tenaga kerja didasarkan kepada rencana kerja organisasi itu sendiri.

Simamora mengemukakan beberapa teknik peramalan sebagai berikut:

a. Teknik Peramalan Jangka Pendek

1) Anggaran Anggaran perusahaan memberikan wewenang financial

penambahan jumlah pegawai/karyawan. Berdasarkan data anggaran serta ditambah dengan ekstrapolasi perubahan persediaan pegawai/karyawan, maka dapat dilakukan estimasi terhadap kebutuhan pegawai/karyawan dalam jangka pendek.

untuk

2) Analisis beban kerja Metode paling akurat untuk peramalan jangka pendek adalah menggunakan informasi mengenai beban pekerjaan ( work load ) yang sesungguhnya berdasarkan analisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Teknik analisis beban kerja ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia.

Langkah-langkah yang perlu ditempuh adalah sebagai berikut:

a) Identifikasi banyaknya output organisasi yang ingin dicapai, selanjutnya diterjemahkan ke dalam jam kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat output tersebut.

b) Jika diperkirakan tingkat output berubah, maka perubahan dalam pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.

b. Teknik Peramalan Jangka Panjang

1) Permintaan unit dan permintaan organisasional Teknik permintaan unit ( unit demand ) merupakan

pendekatan bawah-atas ( bottom up ). Penyelia memperkirakan jumlah pegawai/karyawan yang mereka butuhkan dalam periode waktu tertentu dan melaporkannya kepada atasannya.

Teknik peramalan organisasional ( organizational demand ) merupakan pendekatan atas-bawah ( top down approach ). Dalam teknik ini manajemen puncak membuat keputusan-keputusan mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam berbagai kategori pekerjaan di seluruh organisasi berdasarkan estimasi mereka atas tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi rencana strategis.

2) Pendapat para pakar Dalam beberapa situasi, seperti pengenalan teknologi

baru atau adanya perubahan peraturan pemerintah yang baru menyangkut staf, seorang manajer mungkin kekurangan pengetahuan untuk memperkirakan dengan baik orang-orang yang dibutuhkan atau pun yang tersedia untuk melakukan suatu pekerjaan. Dalam keadaan demikian, pakar yang berangkutan dapat memberikan pertimbangan terbaik menyangkut permintaan sumber daya manusia untuk membantu mencapai tujuan organisasi.

3) Model probabillistic/stokastik Probabillistic adalah model peramalan kebutuhan

sumber daya manusia jangka panjang yang menggunakan probabilitas di masa depan untuk memperkirakan tingkat kepegawaian di masa mendatang. Model ini bergantung pada kondisi ekonomi dan keputusan alternatif.

c. Analisis Trend Analisis trend memprediksi permintaan SDM berkenaan

dengan hubungan antara pegawai/karyawan dengan variabel-variabel organisasional seperti tingkat penjualan, keluaran produksi atau pendapatan.

Proyeksi trend menyediakan dua metode yang sederhana, yaitu:

a) Ekstrapolasi Ekstrapolasi adalah model analisis trend berdasarkan tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyek di masa depan.

b) Regresi Model ini dianggap paling akurat di mana tingkat sumber daya manusia yang dibutuhkan relatif sensitif terhadap faktor-faktor lain, seperti produksi, penjualan, dan biaya per unit. Umumnya produk dan jasa yang dihasilkan dari teknologi tergantung pada modal dan tenaga kerja yang dikaryakan. Dengan kata lain kebutuhan personalia untuk staf pendukung merupakan fungsi dari kelompok tenaga ahli ( key skill group ).

d. Analisis Markov Analisis Markov adalah teknis matematis yang membantu

untuk menganalisis perpindahan dan memperlihatkan untuk menganalisis perpindahan dan memperlihatkan

Secara konseptual dalam analisis ini digunakan tiga jenis data, yakni:

1) Jumlah karyawan pada setiap posisi pada awal periode

2) Matriks probabilitas transisional yang mencerminkan perpindahan karyawan yang diharapkan akan terjadi atau diiginkan untuk dianalisis

3) Berapa jumlah periode ke depan yang ingin diproyeksikan berdasarkan suplai karyawan yang ada pada saat ini.

e. Model Agregat Model peramalan ini merupakan gabungan antara variabel

dan informasi internal dengan eksteral. Meskipun model ini kelihatannya kompleks tetapi hasilnya langsung kelihatan.

Model ini meramalkan tingkat keseluruhan kepegawaian untuk sebuah organisasi pada beberapa titik di masa depan.

Gary Dessler dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengemukakan beberapa teknik untuk menciptakan tuntutan SDM, seperti :

a. Analisis Trend Analisis Trend berarti menelaah tingkat employment

perusahaan selama lima tahun terakhir atau kurang lebih untuk meramalkan kebutuhan masa depan. Sebagai contoh mungkin menghitung jumlah pegawai/karyawan dalam perusahaan pada setiap lima tahun terakhir atau barangkali jumlah di dalam setiap sub kelompok (para penjual, perusahaan selama lima tahun terakhir atau kurang lebih untuk meramalkan kebutuhan masa depan. Sebagai contoh mungkin menghitung jumlah pegawai/karyawan dalam perusahaan pada setiap lima tahun terakhir atau barangkali jumlah di dalam setiap sub kelompok (para penjual,

b. Analisis Ratio Analisis Ratio berarti membuat perkiraan berdasarkan

ratio antara : (1) Beberapa faktor kausal seperti volume penjualan, dan (2) Jumlah pegawai/karyawan yang dibutuhkan.

Sebagai contoh, Anda menemukan bahwa seorang juru jual secara tradisional menghasilkan $ 500.000 dalam penjulan dan dalam setiap dua tahun terakhir memerlukan sepuluh para penjual untuk menghasilkan $ 5 juta dalam penjualan. Ratio hasil penjualan para penjual tetap sama.

3.3 Faktor-faktor dalam Peramalan Kebutuhan Pegawai

Para manajer hendaknya mempertimbangkan beberapa faktor dalam meramalkan kebutuhan pegawai/karyawan. Dari sudut pandang praktis, tuntutan untuk produk atau jasa adalah yang tertinggi. Dengan demikian dalam sebuah perusahaan manufaktur penjualan adalah yang pertama untuk diperhitungkan. Kemudian volume dari produksi yang dituntut untuk memenuhi tuntutan penjualan ini ditentukan. Akhirnya staf yang dibutuhkan untuk mempertahankan volume keluaran ini diperkirakan. Selain untuk produksi atau tuntutan penjualan, juga harus mempertimbangkan faktor- faktor yang dikemukakan oleh Garry Dessler, yaitu :

a. Perputaran yang diperhitungkan, sebagai akibat dari pengunduran diri atau pemutusan hubungan kerja.

b. Mutu dan sifat dari karyawan, dalam hubungan dengan apa yang dilihat sebagai kebutuhan yang berubah dari organisasi.

c. Keputusan untuk meningkatkan mutu produk/jasa atau masuk ke pasar baru

d. Perubahan teknologi dan administrasi yang mengakibatkan produktivitas yang semakin bertambah

e. Sumber daya keuangan yang tersedia Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa

pengadaan pegawai/karyawan merupakan proses dari pencarian, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi.

Menurut Simamora, seleksi adalah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih pegawai dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini. Kriteria seleksi biasanya dapat diringkas dalam beberapa kategori, yakni : pendidikan, pengalaman, karakteristik fisik, dan karakteristrik kepribadian.

Sebelum organisasi dapat menentukan karakteristik yang akan dicobakan dalam seleksi, organisasi haruslah memiliki kriteria sukses yang telah ditentukan. Contoh kriteria sukses adalah untuk mencapai tingkat kinerja X dalam hubungannya dengan keluarga, tingkat kualitas Y dan tingkat ketidakhadiran Z, serta perputaran pegawai/karyawan. Jenis instrumen atau teknik seleksi yang dapat digunakan untuk menilai kriteria seleksi dapat berupa tes matematika, tes kepribadian, tes bakat, tes kemampuan, dan wawancara.

Dalam memilih sebuah teknik seleksi perlu mempertimbangkan hal-hal sebagi berikut:

a. Validitas, yaitu tingkat di mana variabel peramal ( predictor ) berkorelasi dengan sebuah kriteria ( criterion ).

Variabel peramal adalah semua jenis informasi yang dikumpulkan sebagai bagian dari proses seleksi seperti data lamaran kerja, data wawancara, nilai tes, dan data pemeriksaan fisik.

b. Variabel kriteria, yaitu ukuran kinerja pekerjaan, seperti tingkat

produktivitas, ketidakhadiran, perputaran pegawai/karyawan, evaluasi pengawas, atau informasi lainnya yang mengindikasikan tingkat kesuksesan pada pekerjaan.

c. Reliabilitas, yaitu sebuah teknik pengukuran karakteristik pribadi pelamar memberikan hasil-hasil yang stabil dan konsisten.

d. Biaya

e. Kemudahan pelaksanaan, hal in berhubungan dengan jumlah waktu yang tercakup dalam pelaksanaan dan juga keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah teknik.