ANALISA JABATAN

BAB IV ANALISA JABATAN

4.1 Pengertian Analisa Jabatan

Sebelum pengadaan pegawai/karyawan dilakukan, maka fungsi pokok yang perlu dilakukan adalah analisa jabatan. Hal ini dimaksudkan agar penempatan pegawai dan jumlah formasi yang diperlukan benar-benar sejalan dengan kebutuhan organisasi dan bisa membawa ke arah percepatan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Dalam penempatan pegawai/karyawan persyaratan- persyaratan yang perlu diadakan atau dipersyaratkan perlu dituangkan ke dalam analisa jabatan agar pegawai/karyawan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan sekaligus dalam penempatannya pun sesuai dengan persyaratan jabatan yang diperlukan.

Analisis pekerjaan atau jabatan merupakan terjemahan secara harfiah dari bahasa Inggris yaitu job analysis . Analisis adalah aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya.

Untuk mencapai itu diperlukan sejumlah informasi tentang tuntutan jabatan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan ( job diskriptio n) dan spesifikasi jabatan ( job spesification ).

Yang dimaksud dengan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar tuntutan manusiawi dari suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan produk lain dari analisis jabatan.

Gary Dessler dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan bahwa yang dimaksud dengan analisis Gary Dessler dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan bahwa yang dimaksud dengan analisis

Hadari Nawawi dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia untuk bisnis yang kompetitif (1997:100), mengartikan analisis jabatan sbb:

1. Analisa jabatan adalah proses menghimpun informasi mengenai jabatan yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis.

2. Analisa jabatan adalah proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.

3. Analisa jabatan adalah kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas-tugasnya, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab yang bersifat umum.

Moekijat dalam bukunya Manajemen Kepegawaian (1987:45) mendefinisikan analisa jabatan sebagai berikut :”Analisa jabatan adalah suatu prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau dikumpulkan dan dicatat secara sistematis”

Widjaja dalam bukunya Administrasi Kepegawaian ; Suatu Pengantar (1990:31), mengartikan Analisa Jabatan sebagai berikut:”Analisa jabatan (job analysis ) merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan yang diperlukan untuk dapat menilai jabatan ini guna peningkatan mutu.

Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia (1996:111) mengartikan analisa jabatan sebagai berikut:

1. Proses, metode, dan teknik untuk mengurai serta mengolah data jabatan, penyajian informasi jabatan dan pemberian layanan atas penggunaannya bagi program- program dan yang memerlukan.

2. Suatu proses untuk memperoleh informasi yang tepat mengenai hakikat dari suatu jabatan dan kondisi- kondisinya.

3. Suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang jabatan melalui proses penelitian atau pengkajian yang dilakukan secara analisis terhadap jabatan yang diperlukan dalam suatu unit organisasi.

Menurut Komarudin dalam bukunya Ensiklopedia Manajemen (1994:443), analisa jabatan adalah aktivitas atau proses untuk meneliti, memisah-misahkan jabatan dengan suatu metode tertentu, menghubung-hubungkan dalam suatu keseluruhan, mengidentifikasi setiap komponen pekerjaan untuk menetapkan pekerjaan dan tugas-tugas guna mencapai tujuan tertentu.

Oleh karena itu, analisa jabatan ini akan menyelidiki segala kenyataan pekerjaan dan segala hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan itu dengan memperhatikan kesanggupan setiap komponen tersebut.

Data yang menjadi bahan masalah dalam analisa jabatan itu antara lain jumlah dan jenis kemampuan atau keterampilan setiap pekerjaan yang diperlukan, perlengkapan yang dipergunakan, metode-metode, materi yang diolah dan tingkat konsentrasi yang diperlukan. Dengan cara ini maka ruang lingkup pekerjaan dan tugas menjadi lebih jelas, identitas pekerjaan akan menjadi pasti dan tetap, dan memudahkan hubungan antara nama pekerjaan dengan isi pekerjaan yang sebenarnya.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa analisa jabatan yang telah dianalisa secara sistematis merupakan informasi bagi perusahaan. Dari informasi tersebut akan diperoleh deskripsi yang lengkap mengenai jenis pekerjaan, antara lain kewajiban dan tanggung jawab bagi pegawai dan peralatan yang diperlukan dan juga dapat menentukan karakteristik yang harus dimiliki oleh seseorang dalam suatu unit organisasi.

Kegunaan informasi dari hasil analisa jabatan adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan atau pengadaan tenaga kerja

b. Rekrutment dan seleksi tenaga kerja

c. Orientasi dan pelatihan

d. Pengembangan karier khususnya promosi dan pemindahan

e. Pengaturan komposisi

f. Konseling

4.2 Prinsip-prinsip Analisa Jabatan

Dalam menganalisa jabatan, terdapat beberapa prinsip yang perlu dipertimbangkan. Menurut Moekijat dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kepegawaian (1987:50), prinsip-prinsip analisa jabatan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Analisa jabatan harus memberikan semua fakta penting yang ada hubungannya dengan jabatan-jabatan.

b. Analisa jabatan harus dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.

c. Analisa jabatan harus sering ditinjau kembali, apabila perlu segera diperbaiki.

d. Analisa jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan yang paling penting di antara usur-unsur jabatan dalam setiap jabatan.

e. Analisa jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya.

Di dalam informasi jabatan akan tergambar dengan jelas semua fakta yang ada kaitannya dengan jabatan dalam suatu organisasi; unsur-unsur jabatan yang terkandung; isi dan syarat-syarat yang harus dipergunakan untuk bermacam- macam tujuan. Fakta yang penting tergantung dari tujuannya, dan hasilnya dipergunakan untuk :

a. Mengorganisir dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja

b. Menerima, memilih, dan menempatkan pegawai

c. Mengadakan program pelatihan

d. Administrasi upah dan gaji

e. Pemindahan dan kenaikan pangkat

f. Tanggungjawab, kewajiban, dan tugas-tugas

g. Memperbaiki kondisi kerja

h. Penentuan standar-standar produksi

i. Perencanaan organisasi.

4.3 Metode Analisa Jabatan

Metode yang digunakan dalam analisa jabatan adalah metode deskpriptif, artinya didasarkan kepada fakta, data, dan informasi apa adanya, yakni sebagai berikut:

a. Metode melaksanakan sendiri pekerjaan Metode ini adalah pendekatan yang dilakukan oleh penganalisis dengan cara melaksanakan sendiri pekerjaan yang akan diidentifikasikannya secara nyata atau sebagaimana dilakukan oleh petugas yang bekerja di bidang itu.

b. Metode Observasi Metode ini pendekatan yang digunakan untuk mendapatkan informasi tentang pekerjaan untuk b. Metode Observasi Metode ini pendekatan yang digunakan untuk mendapatkan informasi tentang pekerjaan untuk

c. Metode Interview Interview adalah pendekatan untuk mendapatkan informasi tentang pekerjaan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada pekerja dan dijawab secara lisan pula.

d. Metode Kejadian-kejadian dalam bekerja Kejadian-kejadian dalam bekerja adalah pendekatan yang digunakan untuk mengungkapkan informasi mengenai suatu pekerjaan dengan mengoreksi laporan singkat yang dibuat oleh pekerja.

e. Metode Angket Angket adalah pendekatan dengan menyuruh pekerja menyatakan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan mengisi atau memilih yang tepat dari daftar tugas (alternatif jawaban) yang seharusnya dilaksanakan selama periode tertentu.

4.4 Kegunaan Analisa Jabatan

Untuk mengetahui kegunaan analisa jabatan terlebih dahulu perlu diketahui sasaran analisa jabatan. Sasaran analisa jabatan mencakup spesifikasi personalia, kebutuhan akan pengembangan dan pelatihan serta penilaian jabatan. Agar sasaran tersebut dapat dicapai, prosedur analisa jabatan sebaiknya ditempuh sebagaimana mestinya.

Prosedur yang sering dilakukan menurut Komarudin dalam Ensiklopedia Manajemen (1944:445), adalah sebagai berikut:

Tahapan pertama, perencanaan yang pada umumnya dilakukan oleh panitia khusus atau pakar ekstern.

Tahapan kedua, adalah penjelasan kepada para pegawai tentang tujuan analisa jabatan dan metode analisa jabatan yang akan dipergunakan.

Tahapan ketiga, adalah pelaksanaan analisa jabatan yang sebaiknya memperhatikan kenyataan bahwa analisa jabatan itu menuntut para analis agar mengenal fakta, memahami tugas, mengenal kekuatan dan kelemahan setiap metode analisa jabatan.

Tahapan keempat, adalah laporan hasil dari analisa jabatan yang sebaiknya memahami tujuan analisa jabatan yang dilakukannya.

Hasil yang diperoleh dari analisa jabatan dapat dipergunakan untuk:

a. Perumusan jabatan berupa susunan jabatan pada setiap unit organisasi. Secara normatif perumusan jabatan yang baik yaitu apabila memenuhi syarat formal sebagai berikut:

1) Jumlah tugas wajar, yaitu jumlah tugas yang ditentukan oleh tingkat jabatan

2) Terdapat kaitan proses yang jelas, artinya tugas yang satu dengan yang lainnya merupakan suatu proses yang saling berkaitan

3) Mempunyai syarat jabatan yang sejajar, artinya tugas yang satu dengan yang lainnya mempunyai syarat jabatan yang sama

4) Menyerap waktu kerja yang penuh, artinya menurut ketentuan penyerapan waktu kerja yang penuh perhari sebanyak 7 jam, tetapi pada jabatan tertentu lebih dari

8 jam.

b. Tujuan jabatan meliputi:

1) Kode jabatan

2) Letak jabatan dalam unit kerja

3) Lintasan uraian tugas

4) Rincian tugas

5) Bahan kerja yang diolah

6) Perangkat atau peralatan kerja yang digunakan

7) Hasil kerja

8) Tanggung jawab dan wewenang

9) Syarat jabatan