Komunikasi yang jelas tergantung pada feedback yang berlangsung terus menerus pada semua tingkatan. Semakin cepat kesalahpahaman itu diketahui maka akan semakin
cepat pula kesalah pahaman itu dapat diselesaikan.
II.6. TUJUAN PUBLIC RELATIONS
Tujuan dari Public Relations adalah mengembangkan hubungan yang harmonis dengan pihak lain yakni umum, masyarakat untuk menciptakan, membina dan
memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dengan publik dil ain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik Widjaja;
1995:55. Public Relations juga bertujuan untuk mencapai pengertian umum, kepercayaan
umum, bantuan umum dan kerja sama umum. Dari sekian banyaknya hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan Public Relations
disebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalahsebagai berikut: 1.
Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan- kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan
kepada masyarakat dalam rangka mendapat pengakuan. 3.
Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman dan
salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan. 4.
Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi pimpinan perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari.
Universitas Sumatera Utara
5. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari.
6. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
II.7. PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM PERUSAHAAN
Peranan Public Relations dalam suatu organisasi adalah menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan karyawannya maupun antara sesama karyawan
dengan melakukan komunikasi timbal balik. Dalam melakukan komunikasi timbal balik, Public Relations secara garis besar berperan sebagai:
1. Communicator.
Kemampuann sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media ataupun tulisan, disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan
persuator. 2.
Back up management. Melaksanakan dukungan atau menunjang kegiatan lain seperti manajemen promosi
pemasaran, operasional, personalia dan lain sebagainya untuk mencapai tujuan pokok perusahaan.
3. Image maker.
Menciptakan suatu citra positif yang merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas Public Relations dalam memainkan peranannya
dalam perusahaan. Peranan Public Relations diharapkan “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top managemen dari suatu perusahaan Ruslan, 1997:20.
Sehubungan dengan itu, ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas: a.
Membina hubungan kedalam Public Internal.
Universitas Sumatera Utara
Yang dimaksud Public Internal adalah Public yang menjadi bagian dari unit perusahaan itu sendiri, serta mampu mengidentifikasikan hal-hal yang menimbulkan
gambaran negatif dari dalam masyarakat sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi.
b. Menbina hubungan keluar Public Eksternal.
Yang dimaksud dengan Publik Eksternal adalah publik umum masyarakat Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga
yang diwakilinya. Dalam organisasi, seorang Public Relations berfungsi sebagai ”pusat saraf” karena ia berada ditengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang ada
kaitannya dengan organisasi. Ia mengetahui lebih banyak mengenai organisasinya selain managernya. Ia mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh
yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Adapun tugas-tugas utama dari petugas Public Relations dapat diperinci antara
lain: a.
Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik atas organisasinya, baik itu yang berkenaan dengan kebijakan, produk, jasa, maupun dengan para personalnya.
b. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra,
kegiatan, maupun kepntingan organisasi, dan menyampaikan setiap informasi yang penting ini langsung kepada pihak manajemen untuk ditanggapi dan ditijaklanjuti.
c. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai masalah
komunikasi yang penting berikut berbagai teknik untuk mengatasinya. d.
Menyediakan berbagai informasi bagi khalayak, perihal kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu
Universitas Sumatera Utara
pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian khalayak Anggoro, 2000:110
Kerjasama antara pihak manajemen puncak pimpinan dengan manajemen Public Relations akan berjalan dengan baik jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Seorang manajer Public Relations yang baik harus mampu menciptakan jalur-jalur
komunikasi Internal dan Eksternal, serta mampu memperoleh kepercayaan dari semua orang. Sehingga ia bisa memperoleh informasi dari siapa saja dan setiap orang
juga mempercayai informasi yang disampaikannya. b.
Manajer Public Relations haruslah seorang praktisi profesional yang benar-benar kompoten agar sosoknya benar-benar diakui dan dimamfaatkan oleh kalangan
manajemen sebagai seorang ahli yang senantiasa dapat diandalkan serta dipercayai. c.
Manajer Public Relations harus mampu mendukung pihak manajemen agar mereka senantiasa siap menghadapi wawancara, memberi pidato atau sambutan resmi, serta
tampil baik didepan publik. Manager Public Relations yang akan membantu menyediakan berbagai macam informasi, bahan-bahan atau segala macam masukan
yang sekiranya amat diperlukan. d.
Pihak manajemen juga harus bersedia mempercayakan dan menyerahkan informasi- informasi terpenting berkenaan dengan organisasi secara langsung dan dini kepada
manajer Public Relations nya. Itu berarti pihak manajemen harus bersedia menerima dan berhubungan dengan manager Public Relations setiap saat Jefkins, 2001:201
Universitas Sumatera Utara
Dalam yang rangka menggalakkan fungsi Public Relations diperusahaan, Charles H. Prout dalam karyanya yang berjudul”Organization and function of the crporate Public
Relations Departement” menyatakan adanya empat jenis pelayanan dasar yang harus dipraktekkan yaitu:
1. Nasihat advise and counsel
Nasihat yang harus disampaikan kepada manajer Perusahaan tidak menyangkut kebijaksanaan dan keputusan perusahaan yang mendasar, melainkan hal-hal yang
berkaitan dengan operasionalisasi ketika menjumpai sesuatu masalah. 2.
Pelayanan komunikasi communication Service Yang dikomunikasikan ialah informasi mengenai perusahaan dan segala kegiatannya
kepada berbagai publik yang berkepentingan melalui kepentingan yang tepat. 3.
Pengkajian Humas Public Relations Research Merupakan komunikasi dari luar kedalam, yaitu penelaah terhadap opini publik yang
berpengaruh kepada perusahaan. 4.
Promosi Humas Public Relations Promotion Dalam perusahaan kegiatan promosi yang dilaksanakan Public Relations amat
menunjang upaya pencapaian tujuan, tentunya dalam peningkatan produksi, yang pada gilirannya berupa keuntungan finansia. Pada kegiatan inilah para praktisi Public
Relation diuji kemampuanya, terutama kreativitas dalam mengembangkan Goodwill Public kepada perusahaan. Pada aspek inilah akan dapat diketahui sejauh mana
derajat penguasaan kehumasan yang dimiliki para pengelolanya, sebab diperlukan teknik-teknik khusus dalam menghadapi berbagai jenis publik yang menjadi
sasarannya.
Universitas Sumatera Utara
II.8. FUNGSI PUBLIC RELATIONS DALAM PERUSAHAAN
