35
Bagian Tata Usaha sebelum berlangsungnya ujian. Hal-hal yang disampaikan dalam rapat seperti : Kedisiplinan dalam mengawasi ujian, ketepatan waktu dan
persiapan data sebelum mengawas ujian. Terkadang ada juga diadakan rapat dadakan yang dilakukan pada saat itu juga yang tidak diketahui waktunya.
1.2 Komunikasi secara tertulis
Komunikasi secara tertulis adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan
menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dlmengerti oleh penerima. Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah
pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan di kemudian hari.
Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas prosedur
pengaturan. Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan
mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan
informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat
mencapai tujuannya dengan efektif. Komunikasi secara tertulis terdiri dari:
Universitas Sumatera Utara
36
a. Surat Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau
lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yangmempunyai
hubungan atau kepentingan dengan Departemen Manajemen. Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit
dikomunikasikan secara lisan, dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar,
laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas
pelaksanaan aktivitas kerja. Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang dipakai lewat pemakaian
surat seperti : surat masuk dari mahasiswa perihal pengadaan kegiatan dalam Departemen Manajemen seperti kegiatan Manajemen Fiesta dan kegiatan lainnya
yang dilakukan oleh mahasiswa, dan surat keluar Departemen Manajemen misalnya berupa surat bagi mahasiswa program studi manajemen yang tidak aktif
kuliah dan ditandatangani oleh Ketua Departemen.
b. Papan Pengumuman Papan pengumuman digunakan untuk melihat informasi yang menyajikan
data statistik, aktivitas kantor, daftar atau jadwal kegiatan pimpinan dan pengumuman.
Universitas Sumatera Utara
37
Pada Departemen Manajemen, penggunaan papan pengumuman digunakan untuk menyajikan serangkaian informasi kegiatan maupun aktivitas
perkuliahan. Mahasiswa Departemen Manajemen dapat melihat informasi- informasi tentang kegiatan perkuliahan dan akademik di papan pengumuman
sehingga memudahkan para pegawai Departemen Manajemen dalammemberikan kepastian informasi karena sebagian informasi sudah dicantumkan di papan
pengumuman. Papan pengumuman terletak di depan ruangan Departemen Manajemen agar lebih mudah terlihat oleh mahasiswa.
c. Internet Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara
tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Departemen Manajemen memiliki website yang dapat diakses melalui
internet di www.usu.ac.idmanajemen.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi
tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan
pengertian dari kedua belah pihak. Dengan adanya jaringan wifii yang telah
disediakan Fakultas Ekonomi, banyak informasi didapat dari dalamnya yang bisa memperlancar aktivitas kerja pegawai maupun kegiatan perkuliahan mahasiswa
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan
Universitas Sumatera Utara
38
komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga
apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan.Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh
penerima komunikasi,menghindari penggunaan bahasa yang sulit dimengerti, melainkan mengggunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti.
Meskipun dalam komunikas ikemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat
menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapa tmemperoleh manfaat dalam keuntungan-
keuntungan tertentu antara lain: a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin
b. Biaya-biaya dapat ditekan c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian hams diatur sebaik-baiknya dalam rangka
mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran
komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan balk dan berlangsung
secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan
Universitas Sumatera Utara
39
tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan
juga sebagai tata hubungan.
2. Komunikasi Nonverbal
