sindrom merupakan suatu gejala yang muncul sebagai indikator adanya keabnormalan psikis yang menimbulkan kesulitan belajar. Sindrom ini
misalnya ketidakmampuan belajar membaca, menulis, dan sindrom ketidakmampuan berhitung.
2.3 Tinjauan Tentang Kearsipan
3.2.1 Pengertian Kearsipan
Arsip record yang dalam istilah bahasa indonesia biasa disebut dengan warkat, dapat diartikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
mengingat kembali peristiwa yang lalu. Arsip secara sederhana seperti surat-surat, kwitansi, ijazah, faktur, kartu nama, struk harga, foto-foto,
dan gambar serta lain sebagainya. Arsip dapat diartikan sebagai suatu bahan agency yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan,
penyimpanan, dan
pemeliharaan surat-suratwarkat-warkat
yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar negeri, baik yang
menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung
jawabkan Barthos, 2009:2. Menurut Deserno dan Kynaston 2005 arsip didefinisikan sebagai dokumen dalam semua media yang
mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen Sukoco, 2007:82. Adapun Charman 1998 mendefinisikan
arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali Gie, 2000:118.
Kearsipan merupakan serangkaian pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan penciptaan, pengurusan, penyimpanan, penemuan,
penyusutan, dan pemusnahan arsip Yatimah, 2009: 184. Kearsipan merupakan satu jenis pekerjaan ketatausahaan yang berhubungan dengan
pengembangan sistem informasi. Peran kearsipan sangatlah penting dalam sebuah organisasi demi kelancaran kegiatan organisasi dan demi
kemajuan organisasi itu sendiri. Kearsipan dapat berperan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yanga sangat
diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya Barthos, 2009:2. Adanya kearsipan akan
lebih mempermudah dalam mengelola dan menyajikan semua jenis kebutuhan informasi yang dibutuhkan mulai dari masa lalu hingga
informasi yang
terbaru. Anggota
organisasi sendiri
ataupun orangorganisasi luar bisa memberikan informasi untuk disimpan dan
dikelola oleh petugasbadan kearsipan dan juga bisa memperoleh informasi melalui badanpetugas pengelola kearsipan, asalkan informasi
bukan yang bersifat rahasia.
Semua kegiatan tersebut berkaitan dengan arsip, selain itu arsip juga dapat memberikan data atau informasi yang diperlukan pimpinan
sebagai bahan dalam melaksanakan fungsi kepemimpinanya, yaitu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan sebagai acuan dalam
pengambilan keputusan serta pengawasan. Pentingnya penanganan kearsipan ini semakin terasa ketika kebutuhan akan penydiaan informasi
yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan organisasi atau perusahaan semakin meningkat.
Pengelolaan kearsipan yang tepat pada sebuah organisasi akan mempermudah dalam melangsungkan aktitas pelayanan informasi yang
berlangsung dalam suatu organisasi. Kegiatan kearsipan memiliki beberapa tujuan, diantaranya sebagai berikut.
a. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan data. b. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, dan
tepat waktu, serta efisien. c. Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.
Sedangkan pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, tentang tujuan dari kearsipan adalah untuk menjamin bahan keselamatan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Mengingat sangat pentingnya tugas penanganan kearsipan dalam suatu organisasi,
peranan seorang sekertaris sebagai pelaksana tugas kearsipan sangatlah
penting. Seorang sekertaris yang bertugas sebagai pengelola tata warkat, harus memiliki kemampuan sifat dasar dalam melaksanakan tugas filling
dengan efektif dan efisien. Kemampuan yang wajib dimiliki oleh seorang sekertaris antara lain ketelitian, kerapian, dan pengetahuan dalam sistem
penataan arsip agar dapat memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi secara tepat waktu, lengkap,
cepat, dan akurat kepada yang membutuhkan. Seorang petugas tata kelola kearsipan yang tidak memiliki
kemampuan melaksanakan tugas filling, maka kegiatan pengelolaan kearsipan ini tidak akan efektif. Kurang efektifnya kegiatan pengelolaan
kearsipan ini antara lain Yatimah, 2009:186: a. Sulitnya mencari arsip kembali saat diperlukan.
b. Hilangnya arsip yang penting. c. Banjir arsip, yaitu arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna, tetapi
masih disimpan. d. Ruang kantor tersita untuk penyimpanan arsip.
Sistem pengelolaan arsip yang baik, akan memperhatikan bagaimana arsip itu akan disimpan dan dengan menggunakan metode apa
yang tepat untuk menyimpan arsip. Menurut Moekijat 1997:118 dalam buku Yatimah mengatakan, kata sistem dalam hubunganya dengan sistem
kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi penggolongan. Ada lima metode pokok dalam kearsipan
yang menjadi dasar penataan arsip, yaitu abjad alphabetical filling
system, nomor numerical filling system, wilayah geografical filling system,
perihal subject
filling system,
dan urutan
waktu choronological filling system.
2.4 Kerangka Berfikir
