BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem Berjalan
Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahapan ini akan menyebabkan kesalahan ditahapan selanjutnya.
Hasil dari analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta merancang sistem baru
yang akan dibuat atau dikembangkan. Proses sistem berjalan pada CV. SOFTCOM dijelaskan sebagai berikut:
Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan permintaan order pembelian oleh bagian gudang yang akan disahkan oleh kepala bagian pembelian, selanjutnya
bagian pembelian akan menghubungi dan melakukan seleksi dan evaluasi terhadap pemasok dengan perbandingan harga dan kualitas barang. Kemudian pemasok yang
terpilih akan disahkan oleh pimpinan, baru dilakukan pembelian barang. Barang yang dikirim akan dimonitor oleh bagian pembelian dan akan
dilakukan penutupan order pembelian oleh bagian gudang jika ada kendala, seperti barang yang dibutuhkan masih ada sehingga tidak perlu dilakukan pembelian.
Adapun flowchart sistem berjalan dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Universitas Sumatera Utara
Gudang Bagian Pembelian
Mulai
Permintaan Order Pembelian
Sah
Hubungi Pemasok Seleksi Evaluasi
Tentukan pemasok
Order Pembelian
Pembelian Barang Monitor
Kedatangan Barang
Sisa Purchase Order
Cek Penutupan Order
Pembelian Selesai
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Berjalan
Universitas Sumatera Utara
4.2. Analisa Sistem Usulan
Adapun Rich Picture Sistem Usulan dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Suppliers Daftar Barang dan Harga
Pembelian Sistem Informasi
Data Barang Daftar Harga
Data Supplier Data Supplier
Gudang
Data Supplier, Barang dan Harga
Data Pengiriman Barang
Pay to
Permintaan Pembelian Jumlah Barang Kurang
Mnajer purchasing
Siapakah suplier terbaik?
Menentukan Suplier Terbaik dengan
Metode AHP
Data Pengiriman Barang Data Barang
Data Harga Data Supplier
Data Permintaan Barang Data Pengiriman
Data Permintaan Pembelian
Data Pengiriman Barang
Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Usulan Pada Gambar 4.2 di atas terlihat bahwa proses di dalam sistem usulan
melibatkan 4 entitas yaitu: Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Manajer Pembelian, dan Supplier. Tiap entitas memiliki peran masing-masing. Proses akan dimulai ketika
bagian pembelian akan memasukkan data barang dan data supplier ke dalam sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan. Sedangkan bagian gudang berperan dalam
memantau stok barang berdasarkan proses penjualan dan pembelian yang telah
Universitas Sumatera Utara
dilakukan oleh perusahaan. Bila stok barang sudah dirasakan kurang maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian yang ditujukan kepada Manajer
Pembelian. Proses permintaan pembelian dilakukan dengan mencantumkan data kategori, merek, dan spesifikasi produk. Kemudian berdasarkan permintaan dari
bagian pembelian ini maka manajer pembelian akan melakukan pemilihan terhadap supplier yang terbaik dan kemudian melakukan permintaan pembelian kepada
supplier. Permintaan pembelian tersebut akan disimpan dalam suatu database permintaan pembelian. Kemudian supplier akan mengantarkan barang yang diminta
tersebut. Adapun kelebihan dari sistem usulan dibanding sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut: 1. Adanya penyimpanan data yang lebih detail, misalnya menyangkut harga
pembelian, tanggal permintaan, tanggal penerimaan, jumlah barang yang diminta, dan jumlah barang yang diterima.
2. Sebelum dilakukan pemesanan maka terlebih dahulu dicek untuk produk yang dipesan, supplier mana yang merupakan supplier terbaik.
4.3 Deskripsi Data
Kategori