19 2.
Whether appropriate digitization procedures and standards for these materials exits; and
3. Whether copyright allows reasonable access for educational and research
purposes. Maksud dari uraian tersebut adalah pemilihan bahan untuk dialihmediakan ke
dalam bentuk digital bahan pustaka tergantung pada tiga kriteria, yaitu: 1.
Apakah bahan pustaka merupakan bahan pustaka yang rusak dan berharga;
2. Apakah prosedur digitalisasi bahan pustaka ini sesuai dengan standar yang
ada; dan 3.
Apakah hak cipta memberikan akses untuk tujuan pendidikan dan penelitian.
Selain faktor tersebut, faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan pelestarian digitalisasi adalah gedung dan tempat penyimpanan. Hal ini
tergantung pada dana yang tersedia untuk pelestarian serta fasilitas penyimpanan yang cocok.
2.2.2 Siklus Digitalisasi
Ada beberapa tahap dalam melakukan proses konversi digital. Menurut Beagrie and Greenstein dikutip Latief Latief 2014 istilah ini dikenal dengan siklus
digitalisasi. Berawal dari identifikasi kategori, menghimpunmengumpulkan koleksi,
digitalisasi, pengatalogan, pengelolaan dan terakhir pendistribusian.
1. Identifikasi Kategori Penetapan kategori dari pemilihan informasi harus dipertimbangkan
berdasarkan kebutuhan yang dapat mewakili kepentingan berbagai sektor. Setelah penetapan kategori tersebut dipilih maka harus melihat pada hak cipta. Jika dilindungi
20 oleh hak cipta maka kita harus mendapatkan izin dari pemilik hak cipta tersebut.
Menurut Gardjito 2002, 15 berdasarkan beberapa kategori ini ditetapkan kategori pokok yang dibedakan dari sumber informasi tingkat pertama, kedua dan ketiga.
Sebagai contoh terdapat beberapa area pokok yang dapat dipertimbangkan dalam menentukan kategori dari informasi yang dipilih antara lain:
a. Pendidikan dan penelitian
b. Bahasa dan informasi umum
c. Kesehatan publik dan fasilitas kesehatan
d. Sumber-sumber pemasukan pemerintah
e. Sumber-sumber pemasukan non-pemerintah
f. Sejarah dan sumber budaya
g. Kependudukan dan sensus penduduk
h. Perkotaan dan pengembangannya
i. Perdagangan dan perniagaan
j. Perundang-undangan dan masalah politik
2. MenghimpunMengumpulkan Koleksi Kemudian menghimpunmengumpulkan koleksi yaitu dengan menyiapkan
akses untuk dijadikan koleksi digital. Gardjito 2002, 15 mengatakan bahwa terdapat banyak organisasi maupun kelompok tertentu yang menghimpun kandungan
informasi lokal dan mengolahnya dalam bentuk informasi digital, mereka memiliki pandangan yang berbeda dalam memanfaatkannya, ada yang secara murni untuk
kepentingan pelestarian dan ada pula yang lebih mementingkannya untuk keperluan akses. Agar penghimpunan dapat dilakukan dapat dilakukan secara optimal,
seharusnya setiap pusat dokumentasi dan informasi Pusdokinfo mempunyai tanggung jawab yang sama dalam mengumpulkan kandungan informasi. Hal ini
21 berarti bahwa mereka juga mempunyai tanggung jawab pula dalam menyiapkan akses
koleksi digital yang mereka miliki melalui situs web. 3. Digitalisasi
Melakukan digitalisasiproses digital. Pengalihmediaan informasi dari berbagai jenis media dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam alat
perekam, poses yang paling sederhana adalah dengan memakai bantuan alat perekam scanner atau kamera digital untuk menghasilkan gambar elektronik bitmap
images. Kualitas gambar sangat tergantung dari jumlah titik yang terekam oleh scanner. Faktor lain dalam menentukan kualitas gambar dalam bentuk digital adalah
jenis alat perekam yang digunakan yang mampu merekam secara optimal seluruh detail gambar dari fisik aslinya Gardjito 2002, 17.
Adapun prosedur yang diperlukan pada saat pengalihmediaan meliputi: a.
Pengecekan kelengkapan sumber informasi apakah telah memenuhi syarat sebagai dokumen.
b. Pemilihan perangkat rekam dan perangkat lunak yang sesuai untuk proses
pengalihmediaan. Beberapa pertimbangan dalam memilih perangkat perekam ditentukan oleh:
1 Kategori dokumen yang akan direkam
2 Kelengkapan dokumen
3 Resolusi yang diperlukan
4 Jumlah dokumen yang akan direkam
5 Kualitas, keadaan fisik dokumen
6 Kemampuan perangkat lunak yang digunakan
c. Pembuatan kopi untuk pengganti apabila terjadi kerusakan pada media.
4. Pengatalogan Agar informasi tersebut berupa data yang telah direkam dan dapat ditelusuri
kembali maka diperlukanlah metadata. Metadata dapat diartikan sebagai data tentang
22 data yang mempunyai kemampuan dalam menemukan suatu sumber, menunjukkan
lokasi datadokumen serta memberikan ringkasan tentang apa yang perlu dimanfaatkan. Terdapat 3 hal yang diperlukan dalam pembuatan metadata untuk
sebuah informasi, yaitu penyandian encoding, pembuatan deskripsi untuk informasi dan preservasi serta penyediaan akses untuk deskripsi tersebut.
5. Pengelolaan Gardjito 2002, 17 mengatakan keterlibatan dan dukungan dari berbagai
pihak sangat dibutuhkan dalam pengelolaan informasi digital. Hal ini penting untuk dilaksanakan agar pengelolaan informasi tetap terus berjalan dan dipertahankan
kelangsungannya. Tahap pengelolaan informasi digital dapat dilakukan oleh pemrakarsa, pembuat peraturan, pembuatpencipta, pemilik hak cipta, penyandang
dana, pendukung, pembaca dan konsevator. a.
Pemrakarsa yaitu pengembangan koleksi; mengumpulkan materiinformasi mutakhir baik tercetakterekam yang perlu dialihmediakan dalam bentuk
digital. b.
Pembuat peraturan yaitu undang-undang deposit; kewajiban menyerahkan karya cetak dan karya rekam ke lembaga yang berwenang, untuk disimpan,
dilestarikan dan didayagunakan. c.
Pembuatpencipta yaitu pembuat digital record. Kurangnya pengawasan terhadap format yang digunakan mengakibatkan tidak dapat dimanfaatkan
informasi digital untuk kepentingan lain yang berbeda. d.
Pemilik hak cipta yaitu menegakkan keberadaan hak cipta. Pemilik berhak untuk menuntut atas hak cipta dari karyanya yang dialihmediakan.
e. Penyandang dana, mengupayakan ketersediaan dana untuk penyeleksian,
penghimpunan, pengalihmediaan, dan pengemasannya dan pendistribusiannya.
f. Pendukung, mengupayakan bentuk dan media baru dari berbagai sumber
informasi yang diproduksi dari berbagai macam media. g.
Pembaca, yang mendapatkan akses informasi. Pembaca akan menuntut materi dalam format yang mutakhir untuk ditayangkan termasuk juga bentuk digital
dalam kemasan lain.
23 h.
Konservator, menjaga kelestarian bentuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan informasinya untuk kepentingan penelitian.
6. Pendistribusian Tahap akhir dari proses digitalisasi ini adalah tahap pendistribusian. Sistem
pendistribusian informasi digital dapat dilakukan melalui situs web dari masing- masing perwakilan atau dari badanasosiasi yang menjadi pusat pengelolaan
kandungan informasi lokal. Informasi yang dilayankan dapat berupa teks dan gambar. Untuk karya yang berupa teks yang sudah dikategorikan wewenang publik public
domain maka secara penuhkeseluruhan fulltext dapat dilayanankan kepada masyarakat, demikian pula halnya untuk karya lukisan maupun gambar. Lain halnya
dengan apabila karya tersebut masih dilindungi hak cipta untuk mendistribusikannya secara luas dalam bentuk digital Gardjito 2002, 19.
2.2.3 Proses Digitalisasi
