Macam-macam Pola Komunikasi Organisasi

dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya. 4. Pola Rantai Pola rantai sama dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat di sini. Orang yang berada diposisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain. 5. Pola Semua Saluran atau Bintang Pola semua saluran atau bintang hampir sama dengan pola lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum. 14 14 Abdullah Masmuh, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek, h. 57- 58 Meskipun organisasi formal sangat mengandalkan proses berurutan umum untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran informasi berkembang dari kontak antar persona yang teratur dan cara-cara rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Katz dan Kahn Wayne Pace, 2006 menunjukkan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi diantara para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa. Burgess mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bah wa “pesan mengalir menjadi sangat teratur sehingga dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”. Ia juga mengatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus. 15 Analisis eksperimental pola-pola komunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai “siapa berbicara kepada siapa” mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Dalam komunikasi organisasi berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah - komunikasi ke bawah, informasi yang bergerak dari suatu 15 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan Bandung: Rosdakarya, 2006, h. 174 jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi - komunikasi ke atas, informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya – komunikasi horizontal, informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka mereka menempati bagian fungsional yang berbeda – komunikasi lintas saluran. 16 Maka komunikasi yang efektif dan terbuka akan memudahkan penjabaran kebijakan, sekaligus juga memberikan fasilitas kelancaran kerja. Komunikasi juga menjadi sarana primer untuk mengubah tingkah laku, dengan jalan mempengaruhi dan menyakinkan para pengikut. Maka ada dua bentuk komunikasi dalam kepemimpinan organisasi, yaitu komunikasi satu arah one way communication dan komunikasi dua arah two way communication. Masing-masing bentuk komunikasi memiliki kelebihan dan kelemahannya. 17 Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan horizontal, yaitu: 1. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah atau sebaliknya, adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan 16 Ibid., h. 174-184 17 Kartini Kartono, Pemimpin dan Kepemimpinan Jakarta: Raja GrafindoPersada, 2008, h. 138-139 dan dari bawahan kepada pemimpin secara timbal balik. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. 2. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu sedang bekerja, melainkan pada waktu istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. 18 Menurut arah aliran informasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi lima bagian, yaitu : 19 a. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan. Tujuan komunikasi keatas adalah untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas para pegawai pada tingkat rendah. Bentuk-bentuk informasi yang dapat disampaikan oleh para bawahan kepada atasan atau pimpinan adalah laporan, keluhan, pendapat dan saran. 18 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek Bandung: Rosdakarya, 2007, h. 122-124 19 Wursanto, Etika Komunikasi Kantor Yogyakarta: Kanisius, 1987, h. 44-56 Organisasi yang efektif memerlukan komunikasi ke atas sama banyak dengan komunikasi ke bawah yang diperlukan. Komunikasi ke atas yang efektif sangat sukar dicapai, terutama dalam organisasi yang besar. 20 b. Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah terus mengalir kepada para pegawai bawahan atau pekerja. Setiap pimpinan dalam bidang dan tingkat apapun harus mampu mengadakan komunikasi, memberikan informasi, ide-ide kepada para bawahan, baik secara langsung maupun tidak. Komunikasi ke bawah dimaksudkan agar para bawahan mengetahui yang harus dikerjakan, bagaimana pelaksanaannya dan bagaimana metode kerjanya serta apa tujuannya. Bentuk komunikasi ke bawah yang paling umum ialah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijaksanaan, prosedur, buku pedoman dan publikasi perusahaan. Dalam kebanyakan organisasi, komunikasi ke bawah sering tidak lengkap dan tidak akurat. 21 c. Komunikasi Horisontal 20 James L. Gibson, dkk, Organisasi : Perilaku, Struktur, Proses Jakarta: Erlangga, 1993, h. 110 21 James L. Gibson, dkk, Organisasi : Perilaku, Struktur, Proses, h. 110 Komunikasi horisontal disebut juga komunikasi ke samping atau mendatar, yang berarti bahwa komunikasi antar pegawai yang mempunyai kedudukan setingkat atau sama. Komunikasi ini pada umumnya bersifat pemberian informasi, keterangan-keterangan antarpemimpin satuan unit organisasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pemimpin. Mekanisme untuk menjamin adanya komunikasi horisontal biasanya tidak ada dalam desain sebuah organisasi, maka pelaksanaanya terserah kepada para manajer. Komunikasi antar rekan sejawat sering diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan juga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat. 22 d. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda, pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain. Komunikasi ini merupakan saluran yang paling jarang dipakai dalam organisasi, saluran ini penting dalam situasi dimana para 22 James L. Gibson, dkk, Organisasi : Perilaku, Struktur, Proses, h. 111 anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui saluran lainnya. 23 e. Komunikasi satu arah dan dua arah Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yakni pihak komunikator. Dalam pihak komunikan tidak diberi kesempatan memberikan reaksi terhadap pesan-pesan yang diterima dari komunikator. Dalam hal ini dapat memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter. Komunikasi dua arah adalah komunikasi yang bersifat timbal balik baik dari pihak komunikator maupun dari pihak komunikan. Dalam hal ini komunikan diberi kesempatan untuk memberikan reaksi atau tanggapan terhadap berita yang diterima dari komunikator. Komunikasi individual lebih terbuka dan efektif dengan orang-orang di lingkungannya, serta yang mempunyai kedudukannya lebih tinggi. Pertukaran informasi secara horisontal antara organisasi yang sama kurang menimbulkan distorsi karena adanya persamaan ciri-ciri antar pertemanan yang memiliki kerangka pengalaman yang sama. Isi pesan yang dibawa oleh arus horisontal lebih berhubungan dengan tugas informasi koordinasi. Sedangkan arus informasi ke bawah dan ke atas menyediakan 23 James L. Gibson, dkk, Organisasi : Perilaku, Struktur, Proses, h. 111 umpan balik bagi hasil pelaksanaan organisasi. Hal ini berarti bahwa arus komunikasi vertikal membawa pesan yang memiliki potensi lebih bersifat mengancam, sedangkan arus informasi horisontal lebih bersifat informal. 24

B. Media dan Iklim Komunikasi Organisasi

1. Media Komunikasi Organisasi

Media adalah alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antar manusia, maka media yang dominan dalam berkomunikasi adalah panca indera manusia seperti mata dan telinga. Untuk hubungan perorangan, maka media yang tepat digunakan adalah kurir utusan, surat dan telepon. Sedangkan untuk berhubungan dengan khalayak yang jumlahnya lebih dari 15 orang, maka media yang digunakan adalah rapat, seminar dan konverensi. 25 Salah satu media komunikasi yang digunakan dalam menyampaikan informasi adalah media massa. Media massa selalu menjadi pilihan dalam melakukan komunikasi atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan, atau sesama pegawai. Komunikasi yang dapat digunakan adalah komunikasi melalui lisan atau tertulis. Komunikasi melalui lisan dapat menggunakan media, seperti telepon, e-mail, grup 24 Tommy Suprapto, Pengantar Ilmu Komunikasi Yogyakarta: CAPS, 2011, h. 108-109 25 Hafied Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2000, h. 131-132 organisasi dalam media online, dan lain-lainnya. Sedangkan komunikasi melalui tertulis dapat menggunakan memo, surat, dan lain- lainnya. Dalam kegiatan komunikasi organisasi fungsi media massa yang tampak adalah : 26 a. Sumber informasi organisasi Media massa di dalam melakukan fungsi sebagai sumber informasi selalu menyajikan, menayangkan peristiwa-peristiwa yang terjadi berbagai belahan bumi. b. Sebagai fungsi partisipasi Fungsi partisipasi adalah unsur atau tayangan pesan-pesan komunikasi baik media elektronik maupun media cetak harus mampu menggugah masyarakat. c. Fungsi sosialisasi dan pendidikan Sosialisasi dan pendidikan untuk meningkatkan kualitas masyarakat dalam menerima dan mempertahankan sistem nilai yang ada. d. Fungsi mengembangkan budaya organisasi Mengembangkan budaya organisasi, yaitu membentuk pola perilaku individu dalam organisasi. Tindakan komunikasi dapat dilakukan dalam berbagai cara, yakni : 26 Dini Novianti, “Pola Komunikasi Organisasi Di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah II Kampung Utan Tangerang,” Skripsi S1 Fakultas Ilmu komunikasi dan Dakwah, Universitas Islam Negeri Jakarta, 2009, h. 23