b. Operator akan menghitung laporan bulanan permasalahan help
desk secara manual yang selanjutnya diserahkan kepada Kepala
Bidang IT. Berikut diagram alur SOP PUSTEKKOM:
Gambar 4.5
Diagram Alur SOP PUSTEKKOM
4.2.2 Analisis Sistem
a. Analisa
Penulis mendefinisikan permasalahan pada proses bisnis sistem yang sedang berjalan, yakni:
Gambar 4.6
Proses Bisnis Sistem yang Berjalan
63
1. Pelapor melaporkan masalah koneksi jaringan LAN dan kerusakan
hardware ke help desk melalui 4 penghubung alternative telepon,
sms, e-mail, faximile, operator mencatat data sebagai input data ke Microsoft Excel
, 2.
Kompleksitas dalam proses penanganan masalah koneksi jaringan LAN dan kerusakan hardware masih kurang baik karena
membutuhkan waktu yang lama untuk menanganinya. Karena semua informasi, admin frontdesk yang mengelola. Baik
pencatatan data awal masalah LAN dan hardware yang masuk maupun hasil penyelesaian masalah LAN, admin yang mengelola.
Dimana Tim Support hanya menerima informasi untuk melakukan troubleshooting
. Dan juga, dalam berkoordinasi dengan Sub.Bidang Rumah Tangga untuk pengadaan barang terkait
masalah kerusakan hardware masih bergantung pada admin frontdesk yang seharusnya Tim Support melalukan koordinasi
langsung atas kebutuhan yang diperlukan. 3.
Sebagai prosesnya dilakukan pencatatan data, perhitungan masalah yang manual, yang menghasilkan output berupa laporan bulanan
kepada Kepala Bidang IT. Pencatatan dan perhitungan masalah yang manual sering menghasilkan ketidakakuratan hasil laporan.
Oleh karena itu, diusulkan untuk membuat sistem yang secara otomatisasi memberi kemudahan dalam memonitor permasalahan yang terjadi. Adapun
alternative pemecahan masalah untuk mengatasi masalah yang dihadapi help desk PUSTEKKOM KEMENDIKNAS, yaitu:
64
a. Mengembangkan sistem yang dapat diakses melalui internet dan memiliki
hak akses agar pihak tertentu dapat memperoleh informasi tentang permasalahan yang ditangani oleh help desk. Kelebihannya, yakni:
informasi di peroleh sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna. Kekurangannya, yakni: hanya orang tertentu saja yang dapat mengakses
sistem help desk ini. b.
Mengembangkan sistem secara real time untuk pencatatan masalah. Kelebihannya, yakni: dapat mengurangi kesalahan pencatatan masalah,
terdapat reminder pemberitahuan akan masalah LAN maupun hardware yang harus diselesaikan. Kekurangannya, yakni: perlu ketelitian dalam
melakukan pencatatan masalah. c.
Mengembangkan sistem dengan hasil laporan yang akurat untuk membantu Kepala Bidang IT. Kelebihannya, yakni: membantu Kepala
Bidang IT dalam evaluasi hasil laporan. Kekurangannya, yakni: harus memahami isi laporan yang tersedia.
d. Mengembangkan sistem yang mampu mengukur tingkat masalah yang
ditangani oleh help desk. Kelebihannya, yakni: memantau cakupan permasalahan yang ditangani oleh help desk. Kekurangannya, yakni:
masalah harus variatif.
4.2.3 Usulan Sistem Baru
