Laporan Komite Audit Annual Report 2013 PTMatahari Department Store Tbk

Komite Manajemen Risiko Komite Pengelolaan Risiko dibentuk oleh Dewan untuk mendukung mereka dalam mengembangkan, mengimplementasikan dan mengatur kebijakan pengelolaan risiko di seluruh Perseroan.

a. Strukture dan Keanggotaan

Komite Pengelolaan Risiko terdiri dari 5 anggota, yang pada 2013 adalah sebagai berikut: Ketua : Michael Remsen Anggota : Richard Gibson Anggota : Andre Rumantir Anggota : Maju Tarigan Anggota : Sunny Setiawan

b. Tugas dan Tanggung Jawab

Tanggung jawab utama dari Komite Pengelolaan Resiko termasuk: a. mengembangkan dan mengelola program sekuritas, asuransi, pemulihan bencana dan pencegahan kerugian; b. memastikan kepatuhan pada prosedur operasi standar di seluruh Perusahaan; dan c. menyidik laporan yang diterima melalui mekanisme whistleblower. Risk Management Committee The Risk Management Committee was established by the Board to assist them in developing, implementing and managing Company-wide risk management policies.

a. Structure and Membership The Risk Management Committee consists of 5 members, who in

2013 were as follows: Chairman : Michael Remsen Member : Richard Gibson Member : Andre Rumantir Member : Maju Tarigan Member : Sunny Setiawan

b. Duties and Responsibilities The primary responsibilities of the Risk Management Committee

include: a. developing and managing security, insurance, disaster recovery and loss prevention programmes; b. ensuring Company-wide compliance with standard operating procedures and controls; and c. investigating reports received through the whistleblower mechanism. Michael Remsen Christian Kurnia Sunny Setiawan Diah Minarni Tanty Muliawan Dharsana Sulistijo Tjhai A Eng Richard Edgar Michael Remsen Richard Gibson Andre Rumantir Maju Tarigan Sunny Setiawan Nama Name Nama Name Jumlah Kehadiran Total Attendance Jumlah Kehadiran Total Attendance Kehadiran Attendance Kehadiran Attendance 45 45 45 45 45 45 45 45 25 25 25 25 25 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

b. Duties and Responsibilities The Marketing Committee is responsible for publicising the

Company’s products through promotions and campaigns and for developing the Company’s image, exclusive brands and other trademarks. b. Tugas dan Tanggung Jawab Komite Pemasaran bertanggung jawab untuk memplublikasikan produk Perseroan melalui promosi dan kampanye, dan untuk mengembangkan citra, merek eksklusif dan hak cipta Perseroan lainnya. AUDIT EKSTERNAL Auditor eksternal Perseroan dipilih di RUPS berdasarkan rekomendasi Komite Audit. Sesuai dengan keputusan yang diambil di RUPS pada 14 Juni 2013, Perusahaan menunjuk Kantor Akuntan Publik Tanudiredja, Wibisana Rekan, suatu kantor anggota PwC Global Network, sebagai auditor independen untuk mengaudit laporan keuangan untuk tahun yang berakhir 31 Desember 2013. Eddy Rintis, S.E., CPA, adalah mitra penandatangan untuk PwC. Kantor ini telah mengaudit laporan keuangan Perseroan selama 4 tahun fiskal belakangan, sedangkan akuntan yang ditunjuk telah mengaudit laporan keuangan Perseroan untuk 1 tahun fiskal. Jasa yang disediakan oleh PwC sepenuhnya untuk mengaudit laporan keuangan Perusahaan untuk tahun berakhir 31 Desember 2013, yang mana PwC dibayar sebesar USD 150.000. LEMBAGA PENUNJANG PASAR MODAL Matahari menggunakan jasa lembaga pendukung perusahaan profesional untuk mendukung bisnisnya, termasuk auditor independen, penilai dan aktuaris, dengan total biaya sebesar Rp 8,1 miliar di 2013. EXTERNAL AUDIT The Company’s external auditor is nominated at the Annual General Meeting of Shareholders on the basis of the Audit Committee’s recommendation. In accordance with the decision taken at the Annual General Meeting of Shareholders on June 14, 2013, the Company appointed the public accounting firm of Tanudiredja, Wibisana Rekan, a member firm of the PwC global network, as independent auditor to audit Matahari’s financial statements for the year ending December 31, 2013. Eddy Rintis, S.E., CPA, was the signing partner for PwC. The appointed firm has audited the Company’s financial statements for the last 4 fiscal years, while the appointed accountant has audited the Company’s financial statements for 1 fiscal years.. The services provided by PwC were solely to audit the Company’s financial statements for the year ending December 31, 2013, for which PWC was paid a fee of USD 150,000. CAPITAL MARKET SUPPORTING INSTITUTIONS Matahari used the services of professional corporate support institutions to support its business, including the independent auditor, appraiser and actuary, with fees amounting to a total of Rp 8.1 billion in 2013. strUktUr tata keLoLa Corporate Governance Overview SEKRETARIS PERUSAHAAN Perseroan memiliki Sekretaris Perusahaan yang berfungsi sebagai penghubung antara Perseroan dengan pihak yang berwenang di pasar modal, investor dan publik, dan memastikan bahwa Perseroan patuh pada prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Sekretaris Perusahaan saat ini dijabat oleh Miranti Hadisusilo, yang telah menjabat di posisi ini selama hampir 4 tahun. Penunjukkannya sebagai Sekretaris Perusahaan didasarkan pada Keputusan Dewan Direksi PT. Matahari Department Store Tbk 103MDS X2010 tentang Pengangkatan Sekretaris Perusahaan, pada 15 Oktober 2010. Biografi singkat dari Sekretaris Perusahaan dapat ditemukan di halaman 248. Tugas dan Tanggung Jawab Tugas Sekretaris Perusahaan termasuk: a. Mengikuti perkembangan pasar modal, terutama perubahan pada hukum dan ketentuan; b. Memberikan saran bagi Direksi tentang kepatuhan pada ketentuan Undang-Undang No. 81995 tentang Pasar Modal, dan peraturan pelaksanaannya; c. Bertindak sebagai perantara antara Perusahaan, OJK dan masyarakat untuk mengungkapkan informasi yang relevan dengan status Perseroan sebagai perusahaan publik seperti informasi mengenai kegiatan operasional dan kinerja Perseroan; d. Memfasilitasi pencatatan dan penyimpanan hasil rapat pemegang saham dan rapat dewan; dan e. Mengirimkan laporan yang dibutuhkan suatu perusahaan publik, seperti laportan per kuartal, laporan manajemen, pengelolaan laporan dan laporan tahunan ke pihak yang berwenang. Program and Implementasi Di 2013, Sekretaris Perusahaan melakukan tugas di bawah ini: 1. Menghubungkan antara Matahari dan pihak berwenang di pasar modal, investor dan masyarakat, bertanggung jawab untuk persiapan dan pembagian materi informasi; 2. Menjaga hubungan baik dengan pemangku kepentingan eksternal dan memastikan pengungkapan informasi tepat waktu tentang kinerja, operasional, isu Matahari lainnya; 3. Memfasilitasi pencatatan dan penyimpanan hasil rapat Dewan Komisaris, dan Direksi dan Manajemen. 4. Mengkoordinasi untuk RUPS; 5. Memasukkan 102 laporan mandatori ke pihak berwenang yang relevan, termasuk Laporan Kuartal, Laporan Manajemen, dan Laporan Tahunan; 6. Pencarian dana yang terkoordinasi untuk program Tanggung Jawab Sosial. CORPORATE SECRETARY The Company has a Corporate Secretary who serves as the Company’s liaison with capital market authorities, investors and the public, and ensures the Company’s compliance with the principles of good corporate governance. The current Corporate Secretary is Miranti Hadisusilo, who has served in this position for almost 4 years. Her appointment as Corporate Secretary was based on Decision of the Board of Directors of PT. Matahari Department Store Tbk. 103MDS X2010 regarding the Appointment of the Corporate Secretary, dated October 15, 2010. A brief biography of the Corporate Secretary can be found on page 248. Duties and Responsibilities The duties of the Corporate Secretary include: a. Staying abreast of capital market developments, in particular changes to statutory laws and regulations; b. Advising the Board of Directors on compliance with the provisions of Law No. 81995 concerning the Capital Market, and its implementing regulations; c. Acting as the intermediary between the Company, OJK and the public to disclose information relevant to the Company’s status as a public company such as information on the Company’s performance and operating activities; d. Facilitating the taking and keeping of minutes from all meetings of the shareholders and the boards; and e. Submitting to the relevant authorities all the reports required of a public company, such as quarterly reports, management reports and annual reports. Programs and Implementation In 2013, the Corporate Secretary carried out the following duties, among others: 1. Liaised between Matahari and the capital market authorities, investors and the general public, taking responsibility for the preparation and dissemination of material information; 2. Maintained good relationships with external stakeholders and ensured the timely disclosure of information on Matahari’s performance, operations and other issues; 3. Facilitated the taking and keeping of minutes of BOC, BOD and BOM meetings; 4. Coordinated the General Meeting of Shareholders; 5. Submitted 102 mandatory reports to the relevant authorities, including Quarterly Reports, Management Reports, and an Annual Report; 6. Coordinated the disbursement of funds for the Corporate Social Responsibility program. sistem penGawasan dan penGendaLian internaL Internal Monitoring and Control Systems BUDAYA PERSEROAN Untuk memberikan pengalaman belanja yang menyenangkan bagi konsumen, Perseroan perlu memastikan bahwa orang yang dimiliki oleh Perseroan telah dibina. Oleh karena itu Perseroan berkomitmen untuk menciptakan suasana kerja yang adil, baik dan memotivasi bagi karyawan kami. Kode Etik menjelaskan standar etik yang dipatuhi oleh setiap anggota organisasi. Pada saat yang sama, Perseroan memotivasi dan menghargai karyawan dengan memberikan kesempatan untuk pengembangan dan promosi profesional. Kebutuhan dan aspirasi karyawan lainnya dipenuhi dengan dukungan sistem Tiga Pilar. Tiga Pilar tersebut adalah IKM, Forum Bipartit, dan Koperasi Karyawan di setiap gerai. Dengan dukungan dan kerjasama dari ketiga badan ini, Perseroan dapat menyediakan layanan masyarakat yang premium, memenuhi kebutuhan konsumen, dan menjaga kontrol operasional yang kuat, sehingga tetap merasa percaya diri dan percaya pada konsumen, pemegang saham dan pemangku kepentingan. ETIKA KORPORASI Perseroan telah menerapkan kerangka kontrol internal yang komprehensif agar dapat melindungi kepentingan seluruh pemangku kepentingan. Sementara Direksi bertanggung jawab penuh untuk memastikan efektivitas sistem kontrol internal kami, seluruh anggota internal control departemen dan tim, dan pastinya karyawan, mengacu ke Kode Etik Perseroan dalam memformulasikan kebijakan dan mengadopsi perilaku yang sesuai. PEDOMAN PERILAKU DAN ETIKA BISNIS Komitmen kami untuk menjunjung prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, salah satunya transparan, akutanbel, bertanggung jawab, independen, adil dan persamaan hak, seperti yang diekspresikan di Kode Etik kami. Kode Etik ini menjelaskan nilai inti Perseroan dan berfungsi sebagai panduan bagi Tim Manajemen, Dewan Direksi, dan Dewan Komisaris serta seluruh karyawan yang menjalankan tugasnya hari demi hari, termasuk standar perilaku untuk berinteraksi dengan karyawan, pemegang saham, pemasok, dan pejabat setempat. Kode etik memacu staf untuk: CORPORATE CULTURE To deliver a rewarding shopping experience for customers, the Company need to ensure that the company’s own people are taken care of. The Company is therefore committed to creating a just, caring and motivating work environment for the employees. The Code of Conduct sets out the ethical standards that every member of the organization pledges to adhere to. At the same time the Company motivate and reward the employees by offering opportunities for professional development and promotion. Other employees needs and aspirations are catered for by the company’s Three Pillar system of support. The Three Pillars are the Matahari Employees’ Association Ikatan Karyawan Matahari, or IKM, the Bi-Partite Forums, and the Employee Cooperatives in each store. With the support and cooperation of these three bodies, The Company is able to provide premium customer service, meet customer needs and retain strong operational control, and thereby maintain the confidence and trust of the company’s customers, shareholders and stakeholders. CORPORATE ETHICS The Company has put in place a comprehensive framework of internal control measures in order to protect the interests of all stakeholders. While the Board of Directors bears ultimate responsibility for ensuring the effectiveness of our internal control systems, all members of our internal control departments and teams, and indeed all employees, refer to the Company’s Code of Conduct in formulating policy and adopting appropriate behaviour. CODE OF CONDUCT AND BUSINESS ETHICS THE “CODE OF CONDUCT” Our commitment to upholding the principles of good corporate governance, namely transparency, accountability, responsibility, independence, fairness and equality, is articulated in our Code of Conduct. The Code outlines the Company’s core values and serves as a guide for the Board of Management, Board of Directors, Board of Commissioners and all our employees in carrying out their day-to-day duties, including the accepted standard of conduct for their interactions with other employees, shareholders, suppliers, and regulatory officials. The Code of Conduct encourages staff to: a. Meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan kepatuhan dengan hukum dan ketentuan yang berlaku; b. Mengimplementasikan tugas dengan derajat profesionalisme dan integritas yang tinggi; c. Menghindari pemberian atau penerimaan hadiah perusahaan, dan suapan; d. Menghindari kegiatan yang dapat mengakibatkan konflik kepentingan; e. Melindungi informasi kepemilikan Perseroan, selama dan setelah masa kerja mereka dengan Perseroan. Pedoman ini disosialisasikan secara teratur di seluruh Perseroan, dan seluruh karyawan harus menandatangani buku panduan Kode Etik setidaknya setiap dua tahun. Selain itu, Kode Etik ini ditinjau dan diperbarui untuk memastikan agar isinya selaras dengan tujuannya, yaitu: 1. Mengintegrasi nilai Perseroan ke praktek bisnis yang etis bagi karyawan, sejalan dengan visi dan misi Perseroan. 2. Mendeskripsikan dengan jelas nilai Perseroan dan perilaku yang patut diikuti oleh seluruh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari. 3. Memberikan panduan mendasar bagi seluruh tingkatan di Perseroan mengenai interaksi antara karyawan dan atasannya, pemegang saham, pemasok, Pemerintah dan pemangku kepentingan lainnya. a. Improve accountability, transparency, and compliance with existing laws and regulations; b. Implement tasks with the highest degree of professionalism and integrity; c. Avoid giving or accepting inappropriate corporate gifts, bribery and kickbacks; d. Avoid activities which may give rise to a conflict of interest with their work; and e. Protecting the Company’s proprietary information, both during and after their term of employment with the Company. This Code and its provisions are promoted regularly throughout the Company, and all existing and new employees must sign the Code of Conduct at least every two years. In addition, the Code of Conduct is periodically reviewed and updated to ensure that it is aligned with the Code’s intended objectives, which are to: 1. Integrate Company’s values into employees’ ethical business practices in line with the Company’s vision and mission. 2. Clearly describe the Company’s values and the acceptable conduct that is to be followed by all employees in carrying out their day-to-day duties and responsibilities. 3. Provide basic guidelines for all levels in the Company with regard to interaction between employers and employees, shareholders, suppliers, Government, and other stakeholders. manajemen risiko Risk Management Perseroan telah mengadopsi pendekatan komprehensif dan efektif untuk mengelola risiko agar dapat melindungi pencapaian obyektif strategis, meningkatkan profitabilitas kami dan memastikan keberlangsungan bisnis. Tanggung jawab untuk mengidentifikasi, analisa, dan mengelola resiko dibagi antara Dewan Direksi dan Tim Manajemen, Komite Manajemen Risiko dan posisi manajemen lainnya. Namun, Perseroan mencari cara untuk mempromosikan budaya resiko di seluruh Perseroan, dan, di mana cocok, mitra and pemegang kepentingan dan mitra bisnis juga memainkan peran penting dalam memastikan bahwa risiko telah diantisipasi dan ditangani. Pendekatan Perseroan terhadap pengelolaan risiko diformulasikan dalam Enterprise Risk Management Framework, yang menetapkan obyektif, strategi pengelolaan resiko, organisasi dan tata kelola, metodologi dan monitoring, dan proses laporan. Komponen utama dari kerangka ini adalah: 1 identifikasi risiko, termasuk kepedulian, pengukuran, monitoring dan kontrol; 2 infrastruktur pengelolaan risiko, termasuk struktur organisasi, sistem tata kelola, koleksi data, metode analisa, kebijakan dan prosedur dan reporting; dan 3 budaya perusahaan, termasuk pelatihan, kinerja, pengembangan nilai dan penghargaan. Kerangka ini memungkinkan Perseroan untuk menghadapi risiko secara proaktif di sejumlah area strategis. Walaupun tanggung jawab pengelolaan resiko akhirnya ada pada Direksi, Perseroan telah membentuk Komite Manajemen Risiko untuk memperkuat monitoring dan kontrol dari proses pengelolaan risiko. Tugas dan tanggung jawab mereka, yang pada dasarnya terdiri dari pengembangan, implementasi dan pengelolaan strategi untuk memperkecil risiko bisnis, yang ditetapkan dalam Piagam Risk Management Committee. Audit Internal, Komite Audit dan auditor eksternal Perseroan bekerja sama dengan Komite Manajemen Risiko untuk mengidentifikasikan, menilai, dan mengurangi risiko. Grup ini menilai parameter risiko di berbagai area, fokus pada sistem yang kritis, area yang berpengaruh pada biaya danatau keuntungan, area penipuan dan penyalahgunaan wewenang, dan operasional, keuangan dan sistem IT di seluruh Perseroan. The Company has adopted a comprehensive and effective approach to managing risk in order to protect the achievement of our strategic objectives, grow our profitability and assure the sustainability of the business. Responsibility for identifying, analyzing and managing risks is shared between the Board of Directors, Board of Management, the Risk Management Committee and other relevant management positions. However, the company seek to promote a risk culture throughout the Company, and, where appropriate, stakeholders and business partners also play a role in ensuring that risks are effectively anticipated and addressed. The company’s approach to risk management is formulated in Enterprise Risk Management Framework, which sets out the objectives, the risk management strategy, organisation and governance, the methodology and the monitoring and reporting processes. The key components of the framework are: 1 risk identification, including awareness, measurement, monitoring and control; 2 risk management infrastructure, including organisational structure, governance systems, data collection, analysis methods, policies and procedures and reporting; and 3 corporate culture, including training, performance measurement, value development and rewards. This framework allows the Company to address risks proactively in a number of strategic areas. Although responsibility for risk management lies ultimately with the Board of Directors, the Company has established a Risk Management Committee to strengthen the monitoring and control of our risk management processes. Their duties and responsibilities, which essentially consist of developing, implementing and managing strategies to minimise business risk, are defined by the Risk Management Committee Charter. The Internal Audit, the Audit Committee and the company’s external auditors work alongside the Risk Management Committee to identify, assess and mitigate risks. These groups assess risk parameters in various areas, focusing on critical systems, areas affecting costing andor profitability, areas of fraud or abuse of authority, and Company-wide operational, financial and IT systems.