105 diperlukan untuk membantu pengguna dalam mencari topik atau pokok bahasan yang
diinginkan.
2. Pelayanan referensi penunjang
a. Mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan dan atau jasa informasi lain dalam bidang penggunaan informasi. Seperti kita ketahui bahwa tidak ada satupun
perpustakaan yang sanggup mengumpulkan seluruh terbitan di dunia ini dan tidak pernah membutuhkan bantuan perpustakaan la in. Oleh karena itu mengadakan hubungan
dan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam penggunaan sumber-sumber informasi adalah sangat penting. Hal ini disebabkan karena umumnya bahan referensi umum
berharga sangat mahal. Bahan referensi umum yang tidak begitu sering dipakai dan harganya sangat mahal sebaiknya tidak dibeli apabila salah satu perpustakaan yang
berdekatan dengan perpustakaan kita sudah mengkoleksinya. Pinjam antar perpustakaan, pelayanan silang layan adalah salah satu contoh bentuk-bentuk
kerjasama antar perpustakaan.
b. Menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alatalat penemuan kembali seperti katalog dan bibliografi, serta penggunaan koleksi referensi. Pada umumnya
pengguna baru perpustakaan tidak banyak tahu tentang perpustakaan apalagi didalam menggunakan alat-alat temu kembali seperti katalog, bibliografi, indeks dan abstrak
serta penggunaan bahan referensi umum yang lain. Dengan penyelenggaraan pendidikan kepada pengguna tentang penggunaan bahan referensi umum serta perpustakaan secara
umum diharapkan pustakawan dapat memberikan pengetahuan kepada pengguna tentang cara-cara penelusuran informasi secara cepat dan tepat. Pendidikan seperti ini
biasanya diselenggarakan terhadap gr up pemakai user group atas dasar permintaan. Di perpustakaan perguruan tinggi pendidikan seperti ini dapat dilakukan antara lain:
1 mengintegrasikan materi pendidikan seperti ini ke dalam kurikulum universitasfakultas baik dengan menggabungkannya dengan mata ajaran lain seperti
teknik penulisan ilmiah dan sebagainya maupun berdiri sendiri sebagai satu mata ajaran tersendiri; 2 Dilaksanakan terhadap mahasiswa baru dengan memasukkan
program pendidikan ini kepada acara MPMB Masa Perkenalan Mahasiswa Baru misalnya dengan menambah acara kunjungan ke perpustakaan pada program MPMB; 3
Pendidikan terhadap kelompok tertentu atas dasar permintaan misalnya dilakukan terhadap kelompok dosen muda pada acara penataran dosen muda, kelompok anggota
senat mahasiswa fakultas tertentu, kelompok organisasi profesi mahasiswa, kelompok peserta latihan pra-jabatan dosen muda, dan sebagainya.
c. Menyelenggarakan pameran koleksi perpustakaan terutama untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima. Secara teratur perpustakaan perlu mengadakan
pameran terutama terhadap buku-buku yang baru diterima. Biasanya buku-buku baru dipajang pada rak atau lemari pamer yang ditempatkan di dekat pintu masuk agar mudah
dilihat oleh pengunjung yang baru datang. Pada kesempatan tertentu misalnya peringatan proklamasi kemerdekaan atau dies natalis universitas dimana diadakan
pameran maka perpus takaan hendaknya juga bisa ikut berpartisipasi untuk memamerkan koleksinya.
d. Mengorga nisasi bahan-bahan kliping surat kabar. Beritaberita dan artikel surat kabar sering merupakan artikel yang sangat berbobot untuk dijadikan sumber referensi.
106 Namun jarang sekali perpustakaan yang mengkoleksi surat kabar lama kecuali dalam
bentuk mik rofilm. Kalaupun ada yang mengkoleksi surat kabar maka sarana temu baliknya sering tidak tersedia. Sarana temu balik untuk berita dan artikel surat kabar di
Indonesia diterbitkan oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah - LIPI. Namun karena bentuk surat kabar tersebut yang terlalu besar maka penelusuran surut terhadap
berita dan artikel surat kabar biasanya tidak menyenangkan. Oleh karena itu kadang- kadang pustakawan melakukan klipping terhadap berita dan artikel surat kabar tersebut.
Tugas klipping dan mengorganisasi klipping tersebut biasanya dilakukan disela-sela waktu luang pustakawan.
e. Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan. Betapapun lengkapnya koleksi suatu perpustakaan, kalau tidak ditata dan diorganisasi dengan baik
maka akan sulit bagi pengguna bahkan pustakawan sendiri untuk mencarinya. Penataan koleksi shelving menurut klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan sangat
penting agar koleksi tersebut dapat segera digunakan apabila diperlukan. Aktifitas ini harus harus secara teratur dilakukan misalnya pada setiap pagi sebelum pelayanan
dibuka dan siang sebelum pelayanan ditutup. Bahkan disela-sela waktu pelayananpun apabila diperlukan petugas hendaknya dapat sambil melakukan penataan koleksi.
Untuk menjaga agar susunan koleksi di rak selalu dalam keadaan rapi dalam arti tetap mengikuti aturanurutan klasifikasi maka sebaiknya pengguna dilarang untuk
menyimpan sendiri ke rak.
f. Mencatat dan mengumpulkan data statistik kegiatan pelayanan referensi. Untuk keperluan laporan maka bidang atau bagian pelayanan referensi hendaknya dapat
mengumpulkan data statistik pelayanan. Selain untuk laporan data statistik pelayanan ini juga sangat bermanfaat untuk evaluasi sampai seberapa sejauh keberhasilan
pelayanan referensi, mengidentifikasi kekurangan sehingga bidang bagian ini dapat merencanakan untuk peningkatan pelayanannya. Pengumpulan data hasil penelusuran
sangat bermanfaat untuk dijadikan sumber pertama dalam melayani permintaan penelusuran berikutnya, terutama bagi pertanyaan dengan topik yang sama. Akses
kepada data hasil penelusuran ini akan mempersingkat waktu pelayanan. Tentu saja hasil penelusuran ini harus ditulis dan disusun dengan baik menurut kelompok tertentu,
misalnya berdasarkan topik atau kelompok bidang ilmu. Menuliskan hasil penelusuran di dalam media berbentuk kartu akan sangat memudahkan didalam penyimpanan dan
penyusunan data tersebut.
PERTANYAAN REFERENSI A. JENIS PERTANYAAN REFERENSI
Secara umum pertanyaan referensi dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu : 1. Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, artinya jelas apa yang diinginkan, misalnya
permintaan dokumen, buku, artikel dan sebagainya, dengan disertai data bibliografi, misalnya pengarang, atau judul, atau kedua-duanya. Jadi petugas hanya tinggal
mencarinya dalam laci katalog, indeks atau sarana lainnya.
2. Pertanyaan yang tidak mempunyai spesifikasi yang jelas. Untuk menjawab jenis pertanyaan ini biasanya diperlukan wawancara terlebih dahulu agar informasi yang
107 diberikan oleh petugas referensi tersebut sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh
penanya. Contoh pertanyaan ini misalnya, tolong carikan tulisan mengenai hidroponik. Dalam hal ini petugas perlu mengetahui apakah penanya tersebut membutuhkan
informasi yang berasal dari majalah, buku teks, atau petujuk praktis saja. Juga perlu diketahui pula untuk tujuan apa penanya tersebut mencari informasi. Apakah untuk
penelitian, ataukah untuk tujuan yang lain. Pembagian jenis pertanyaan tersebut mungkin terlalu luas dan pengertiannyapun tidak gampang. Bisa saja pengguna datang dengan jenis
pertanyaan yang pertama tetapi karena beberapa kekeliruan atau hanya karena dia menginginkan informasi yang lebih jauh dari apa yang ia ungkapkan sehingga seorang pusta-
kawan mengelompokkan jenis pertanyaannya ke dalam jenis pertanyaan kedua yang jawabannya memerlukan wawancara dan sebagainya. Contoh dari kasus ini misalnya ada
seorang pengguna datang dengan pertanyaan tentang buku teks dengan penga rang tertentu. Kasus seperti di atas bisa terjadi terhadap pertanyaan ini apabila:
a. Data pengarang yang diajukan oleh penanya salah.
b. Pengguna tersebut sebenarnya menginginkan buku lain dengan pengarang yang sama tapi dia salah mengutarakannya.
c. Menemukan buku yang diminta tetapi si pengguna menyadari bahwa buku yang diminta sebenarnya tidak sesuai dengan keinginannya.
Lebih jauh Katz 1983 mengelompokkan pertanyaan tersebut menjadi empat yaitu: Pertanyaan yang bersifat umum; Pertanyaan referensi biasa; Pertanyaan yang bersifat pemilihan
buku; dan Pertanyaan yang bersifat penelitian. Pengelompokkan pertanyaan ini semata- mata didasarkan pada tingkat kesulitan pertanyaan dan waktu yang dibutuhkan guna mencari
jawabannya.
1. Pertanyaan yang Bersifat Umum
Kategori