32
2.1.6. Langkah-langkah dalam Menganalisis Jabatan
Setelah mengetahui manfaat informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan, maka dapat dipahami bahwa analisis pekerjaan sangat berperan penting dalam
manajemen SDM, sehingga diperlukan langkah-langkah yang sistematis dalam menjalankannya. Menurut Hasibuan 2008:29 proses dalam menganalisis
pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan 2.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang 3.
Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis 4.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan 5.
Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan 6.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan 7.
Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan
2.2. Efektivitas Kerja
2.2.1. Pengertian Efektivitas Kerja
Etzioni Tangkilisan,2005 mengatakan bahwa, “Efektifitas kerja adalah
tingkat sejauh mana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial dengan segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi tujuan -tujuannya tanpa
pemborosan dan menghindari ketegangan yang tidak perlu diantara anggota- anggotanya.”
Universitas Sumatera Utara
33
Menurut Pabundu 2006:16 mengatakan bahwa, “Efektivitas kerja adalah fungsi dari peraturan-peraturan dan praktik-praktik yang digunakan perusahaan
dengan konsisten. Siagian 2007:24 mendefinisikan efektifitas kerja sebagai sebagai berikut:
“Pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa
kegiatan yang dijalankan .”
Yang paling penting pada efektivitas kerja didukung oleh sumber daya manusia yang berkompetensi yang memiliki knowledge, skill dan attitude.
Peningkatan kualitas sumber daya manusia tentunya sangat diperlukan guna mewujudkan hasil yang diharapkan oleh setiap perusahaan. Setiap karyawan
sudah sepatutnya diarahkan untuk lebih meningkatkan efektivitas kerja mereka melalui berbagai tahapan usaha secara maksinal. Sehingga pemanfaatan SDM
akan lebih berpotensi dan akan lebih mendukung keberhasilan perusahaan. Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas kerja adalah tingkat sejauh
mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan
sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan
tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.
Lima prinsip untuk bekerja secara efektif Sukoco, 2006 : 157, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
34
1. Perencanaan Kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan
pekerjaannya. Bagaimana, kapan ,dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan juga dijelaskan dalam perencanaan tersebut.
2. Penjadwalan Kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajer
dapat mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasi dalam sebuah jadwal kerja
3. Pelaksanaan Kerja. Sistem operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan
metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan. Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat .
4. Pengukuran Kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik
berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif manajemen administrasi akan dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun
karyawan. 5.
Menggaji Pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi, melatih, memotivasi, mengompensasi, mempromosikan
pekerja agar motivasi mereka tetap tinggi.
2.2.2. Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Kerja
Setiap organisasi menginginkan suatu pekerjaan dilakukan dengan efektif dan efisien. Namun demikian kebanyakan organisasi tidak mengetahui faktor apa
yang mendukung untuk dapat meningkatkan efektifitas kerja pada pegawai.
Universitas Sumatera Utara
35
Menurut Steers 2005:20, faktor - faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja, antara lain sebagai berikut :
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur organisasi dan teknologi dalam organisasi. Struktur organisasi maksudnya adalah hubungan relatif
tetap sifatnya seperti dijumpai dalam organisasi sehubungan dengan sumber daya manusia. Struktur meliputi bagaimana caraorganisasi
menyusun orang-orang atau mengelompokkan orang-orang didalam menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan teknologi yang dimaksud adalah
mekanisme suatu perusahaan untuk mengubah bahan bakumenjadi barang jadi.
2. Karakteristik Lingkungan
Karakteristik organisasi berpengaruh terhadap efektivitas disamping lingkungan luar dan dalam telah dinyatakan berpengaruh terhadap
efektivitas. Lingkungan luar yang dimaksud adalah luar perusahaan misalnya hubungan dengan masyarakat sekitar, sedang lingkungan dalam
lingkup perusahaan misalnya karyawan atau pegawai di perusahaan tersebut.
3. Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para karyawan perusahaan merupakan faktor pengaruh yang paling penting atas efektivitas karena prilaku merekalah yang dalam
jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan sumber data yang langsung berhubungan
Universitas Sumatera Utara
36
dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada dalam organisasi. Oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan
organisasi. 5.
Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen Dengan makin rumitnya proses teknologi serta makin rumit dan kejamnya
lingkungan, maka peran manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses demi keberhasilan organisasi semakin sulit. Kebijaksanaan dan
praktek manajemen dapat mempengaruhi atau merintangi pencapaian tujuan, ini tergantung bagaimana kebjiaksanaan dan praktek manajemen
dalam tanggung jawab terhadap para karyawan atau organisasi.
2.2.3. Indikator Efektivitas Kerja
Menurut Steers, 2005:20, menyebutkan tolak ukur efektivitas kerja sebagai berikut:
1. Kemampuan menyesuaikan diri keluwesan
Kemampuan menyesuaikan diri sangatlah penting, karena hal ini merupakan tujuan organisasi, dimana dengan mampu menyesuaikan diri
karyawan akan dapat bekerjasama dengan orang lain sehingga pemenuhan kebutuhan dan tujuan organisasi tercapai. Kemampuan menyesuaikan diri
adalah suatu usaha yang dilakukan oleh individu untuk mengatasi segala hambatan dan permasalahan dalam melaksanakan pekerjaannya baik yang
timbul karena tuntutan dari dalam dirinya fisik maupun lingkungan sosial yaitu dari atasan maupun rekan kerja. Penyesuaian diri adalah cara
Universitas Sumatera Utara
37
individu atau khusus organisasi dalam bereaksi terhadap tuntutan-tuntutan dari dalam atau situasi-situasi dari luar Yustinus Semiun, 2006:37. Dari
pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penyesuaian diri dalam lingkungan kerja adalah suatu cara individu dalam bereaksi terhadap
tuntutan atau situasi dari dalam maupun dari luar agar lebih sesuai dengan dirinya dan lingkungan kerja. Penyesuaian diri adalah relatif karena tidak
ada orang yang dapat menyesuaikan diri secara sempurna. Penyesuaian diri itu harus dinilai berdasarkan kapasitas individu untuk mengubah dan
menanggulangi tuntutan yang dihadapi dan kapasitas ini berbeda-beda menurut kepribadian dan tingkat perkembangan. Singkatnya, meskipun
memiliki kekurangan-kekurangan kepribadian, orang yang dapat menyesuaikan diri dengan baik dapat bereaksi secara efektif terhadap
situasi-situasi yang berbeda, dapat memecahkan konflikkonflik, frustasi- frustasi dan masalah-masalah tanpa menggunakan tingkah laku
simtomatik. 2.
Prestasi kerja Prestasi kerja yaitu suatu penyelesaian tugas pekerjaan yang sudah
dibebankan sesuai dengan target yang telah ditentukan bahkan ada yang melebihi target yang telah ditentukan sebelumnya. Secara sederhana
umumnya orang percaya bahwa prestasi kerja individu merupakan fungsi gabungan dari tiga faktor penting yaitu :
1. Kemampuan dan minat seorang pekerja
2. Kejelasan dan penerimaan atas penjelasan
Universitas Sumatera Utara
38
3. Peranan seorang pekerja dan tingkat motivasi kerja
Untuk mencapai prestasi kerja seperti yang diinginkan maka diperlukan kerja keras sesuai dengan fungsi peranan di dalam organisasi
yang dimasukinya. Prestasi kerja dapat dirasakan bila seseorang telah berhasil melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Prestasi kerja yang telah dicapai akan mempengaruhi orang lain untuk dapat melakukan hal yang sama dengan
demikian maka hasil kerja di dalam organisasi mungkin lebih baik. Dapat disimpulkan bahwa prestasi kerja juga merupakan faktor penting
dalam rangka mencapai tujuan organisasi, karena tanpa adanya prestasi kerja keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi akan sulit.
3. Kepuasan kerja
Kepuasan kerja adalah faktor yang berhubungan langsung dengan Sumber Daya Manusia SDM sebagai karyawan dalam pencapaian tujuan
organisasi. Kepuasan kerja adalah tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaan organisasi. Tingkat rasa puas
individu, bahwa mereka dapat imbalan yang setimpal, dari bermacam- macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.
Aspek-aspek yang meliputi kepuasan adalah sebagai berikut: 1.
Kerja yang Secara Mental Menantang. Kebanyakan karyawan menyukai pekerjaan-pekerjaan yang
memberi mereka kesempatan untuk menggunakan keterampilan
Universitas Sumatera Utara
39
dan kemampuan mereka dan menawarkan tugas, kebebasan dan umpan balik mengenai betapa baik mereka mengerjakan.
2. Ganjaran yang Pantas.
Para karyawan menginginkan sistem upah dan kebijakan promosi yang mereka persepsikan sebagai adil, dan segaris
dengan pengharapan mereka. Pemberian upah yang baik didasarkan pada tuntutan pekerjaan, tingkat keterampilan
individu, dan standar pengupahan komunitas, kemungkinan besar akan dihasilkan kepuasan.
3. Kondisi Kerja yang Mendukung.
Karyawan peduli akan lingkungan kerja baik untuk kenyamanan pribadi maupun untuk memudahkan mengerjakan
tugas. Temperatur suhu, cahaya, kebisingan, dan faktor lingkungan lain seharusnya tidak esktrem terlalu banyak atau
sedikit. 4.
Rekan Kerja yang Mendukung Bagi kebanyakan karyawan, kerja juga mengisi kebutuhan akan
sosial. Oleh karena itu bila mempunyai rekan sekerja yang ramah dan menyenangkan dapat menciptakan kepuasan kerja
yang meningkat. Tetapi perilaku atasan juga merupakan determinan utama dari kepuasan.
5. Kesesuaian Kepribadian dengan Pekerjaan
Pada hakikatnya orang yang tipe kepribadiannya kongruen sama dan sebangun dengan pekerjaan yang mereka pilih
Universitas Sumatera Utara
40
seharusnya mendapatkan bahwa mereka mempunyai bakat dan kemampuan yang tepat untuk memenuhi tuntutan dari
pekerjaan mereka.
Pegawai yang merasa puas dalam bekerja, yaitu mempunyai ciri- ciri sebagai berikut:
1. Selalu datang tepat waktu.
2. Senang dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Tidak mengeluh terhadap tugas dan pekerjaan.
4. Selalu semangat dalam bekerja.
5. Betah berada di tempat kerja.
6. Mempunyai hubungan harmonis dengan pegawai lain dan
atasannya. 7.
Selalu belajar untuk lebih baik sehubungan dengan pekerjaan yang dikerjakannya.
2.3. Hubungan Analisis Jabatan dan Efektivitas Kerja
Kategori