20
Dari data yang telah dilihat, dapat diketahui bahwa kualifikasi pendidikan minimal dengan pendidikan terakhir terlihat sudah sesuai. Kebanyakan karyawan
memang memiliki tingkat pendidikan terakhir SMA, tetapi karyawan yang paling banyak dibutuhkan untuk jabatan adalah pada tingkat jenjang jabatan
operatorsetara yang memang kualifikasi pendidikan minimalnya adalah tingkat pendidikan SMA. Selain tingkat pendidikan, ada kualifikasi-kualifikasi lain yang
menjadi pertimbangan untuk mengisi setiap jabatan seperti pengalaman bekerja, sertifikasi, pelatihaan wajib, kompetensi perilaku, dan kompetensi teknis. Menurut
data-data yang telah diuraikan dan wawancara pra-penelitian, sebagian besar penempatan karyawan sudah sesuai dengan jabatannya.
Berdasarkan uraian yang telah dibahas, maka penulis tertarik untuk menggambarkan dan mengetahui analisis jabatan berkaitan dengan efektivitas
kerja pada PT. PERTAMINA EP Field Rantau Kuala Simpang. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahasnya dalam sebuah skripsi dengan judul:
“Analisis Jabatan yang Tepat untuk Meningkatkan Efektivitas Kerja pada PT.
PERTAMINA EP Field Rantau Kuala Simpang .”
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dirumuskan masalah yaitu ,“Bagaimana analisis jabatan berkaitan dengan efektivitas kerja
pada PT. PERTAMINA EP Field Rantau Kuala Simpang?”
Universitas Sumatera Utara
21
1.3. Tujuan Penelitian
Dari perumusan masalah maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui analisis jabatan berkaitan dengan efektivitas kerja pada PT.
PERTAMINA EP Field Rantau Kuala Simpang.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi PT.PERTAMINA EP Field Rantau Kuala Simpang
a. Dalam menyusun kebjiakan terhadap analisis jabatan yaitu deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada masing-masing karyawan. b.
Dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam mencapai efektivitas kerja karyawan di perusahaan.
2. Bagi Penulis
Dapat mengetahui pelaksanaan analisis jabatan yang tepat dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan pada perusahaan.
3. Bagi Peniliti Selanjutnya
Sebagai bahan pembanding bagi peneliti selanjutnya terutama yang berminat untuk melakukan penelitian yang sama dimasa mendatang.
Universitas Sumatera Utara
22
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Analisa Jabatan
2.1.1. Pengertian Analisis Jabatan
Analisa jabatan merupakan dasar bagi sebagian besar aktivitas manajemen sumber daya manusia, karena informasi yang diperoleh dari analisis jabatan dapat
dipergunakan untuk penarikan, seleksi, pengupahan, pelatihan karyawan, dan sebagainya. Dalam konteks strategik, analisa jabatan diperlukan untuk
mendukung perusahaan dalam mengadakan perubahan-perubahan terhadap jabatan yang telah ada, baik melalui penciptaan jabatan baru atau pengurangan
terhadap jabatan yang telah ada. Menurut Mondy 2008, analisis jabatan adalah proses sistematis untuk
menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi.
Menurut Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, P.M Wright 2009, analisa jabatan adalah sebuah prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan
informasi-informasi mendetil dari suatu jabatan. Menurut Dessler 2014, analisis jabatan adalah prosedur yang dilakukan
untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan, bahwa analisa jabatan adalah suatu proses mengumpulkan, mengolah, menafsirkan serta menyusun secara
sistematis segala fakta mengenai suatu jabatan.
Universitas Sumatera Utara
23
Hasil analisis jabatan memberikan informasi yang menguraikan berbagai hal mengenai jabatan tersebut, yang dapat digunakan untuk mengembangkan
uraian jabatan job description dan spesifikasi jabatan job spesification. Uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, dan
kondisi kerja. Sedangkan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari suatu jabatan, meliputi pendidikan, keterampilan, kepribadian dan lain-lain yang sesuai dengan
jabatan tersebut. Menurut Dessler 2008, uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas,
tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan dan suatu produk dari analisis jabatan. Dan spesifikasi jabatan
adalah suatu daftar persyaratan tenaga kerja untuk suatu jabatan, yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai produk dari
analisis jabatan. Lebih lengkap, Dessler 2008:118 menjelaskan beberapa informasi yang
dapat diperoleh dari analisis pekerjaan: a.
Aktivitas pekerjaan. Aktivitas pekerjaan adalah informasi mengenai aktivitas pekerjaan yang sebenarnya meliputi apa yang dikerjakan,
bagaimana, mengapa, dan kapan pekerja melakukan setiap aktivitasnya. b.
Perilaku manusia. Perilaku manusia adalah informasi mengenai perilaku-perilaku manusia seperti merasakan, berkomunikasi,
memutuskan dan menulis, termasuk juga informasi mengenai tuntutan pekerjaan seperti mengangkat barang berat atau berjalan jauh.
Universitas Sumatera Utara
24
c. Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan. Mesin, perangkat,
peralatan, dan bantuan pekerjaan adalah informasi mengenai perangkat yang digunakan, bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang
dipakai atau diterapkan, dan pelayanan yang diberikan. d.
Standar prestasi adalah informasi mengenai standar prestasi pekerjaan, level atau mutu setiap pekerjaan yang akan digunakan untuk menilai
karyawan. e.
Konteks pekerjaan adalah informasi tentang hal-hal seperti kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, dan konteks organisasi dan sosial,
termasuk informasi tentang intensif. f.
Persyaratan manusia adalah informasi mengenai persyaratan manusia untuk pekerjaan itu, seperti pengetahuan atau ketrampilan yang
berhubungan dengan pekerjaan pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan atribut pribadi yang dibutuhkan bakat, karakteristik fisik,
kepribadian, dan minat.
2.1.2. Uraian Jabatan Job Description
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang
ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Universitas Sumatera Utara
25
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi:
1. Identifikasi Jabatan , yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian
dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan 2.
lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberik an suatu definisi singkat yang berguna sebagai
tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti
dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan
mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diteri ma. Bagian ini
menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan dibawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal
dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjel askan tentang kondisi fisik lingkungan kerja
dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
Universitas Sumatera Utara
26
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas
Sesuai dengan pengertiannya bahwa deskripsi jabatan adalah kumpulan informasi tertulis tentang suatu jabatan, maka menurut Ardana, Mujati dan Utama
2012:39, deskripsi jabatan tersebut memberikan beberapa manfaat, antara lain: 1.
Deskripsi jabatan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dan berbagai aktivitas
SDM; 3.
Memudah prosedur rekrutmen, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas SDM;
4. Membantu pegawai dalam merencanakan karir, mengurangi praktek
diskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian
kompensasi; 5.
Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam pelaksanaan;
6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan
reorganisasi sesuai perkembangan keadaan; 7.
Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan;
8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
27
2.1.3. SpesifikasiPersyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga disusun secara
terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan
adalah: 1.
Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2.
Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3.
Persyaratan fisik dan mental 4.
Persyaratan umur dan jenis kelamin.
Adapun dari spesifikasi mempunyai tujuan-tujan sebagai berikut: 1.
Menemukan pekerja yang prospektif Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk
pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada, juga akan membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar
pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.
2. Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam rekrutmen merupakan
gambaran calon pekerja.
Universitas Sumatera Utara
28
Sebuah spesifikasi jabatan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan
citra yang tepat . Sehingga ketika anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai.
3. Mengatur kompentensi organisasi
Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi
yang sesuai. 4.
Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi karyawan
Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja.
5. Sebagai orientasi untuk calon
Calon dapat menentukan apakah dirinya berkualifikasi sesuai dengan spesifikasi jabatan yang ada.
2.1.4. Tujuan dan Kegunaan Analisis Jabatan
Menurut Mondy 2008, tujuan dari pengumpulan informasi dalam analisis jabatan adalah sebagai berikut:
a. Penyediaan Staf. Seluruh aspek penyediaan staf staffing akan kacau jika
tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
29
b. Pelatihan dan Pengembangan. Informasi deskripsi pekerjaan seringkali
terbukti bermanfaat
dalam mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
c. Penilaian Kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa
baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifik lain yang telah ditentukan.
d. Kompensasi. Dalam bidang kompensasi, sangatlah bermanfaat untuk
mengetahui nilai relatif pekerjaan tertentu bagi organisasi sebelum ditetapkan nilai uang yang pantas untuk pekerjaan tersebut.
e. Keselamatan dan kesehatan. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan
juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan.
f. Hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Informasi analisis jabatan juga
penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan dipertimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi
pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. g.
Pertimbangan Legal. Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik terutama penting untuk menunjang legalitas dari praktik-praktik
kekaryawanan. Selanjutnya
kegunaan dari
informasi analisa
jabatan menurut
Sedarmayanti 2010:151 adalah sebagai berikut: a.
Penarikan, seleksi dan penempatan karyawan.
Universitas Sumatera Utara
30
b. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan
pengembangan. c.
Menilai kinerjapelaksanaan kinerja. d.
Memperbaiki cara bekerja karyawan. e.
Merencanakan organisasi agar memenuhi syaratmemperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi pekerjaan.
f. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer karyawan.
g. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan.
h. Bimbingan dan penyuluhan karyawan.
2.1.5. Metode-metode dalam Analisis Jabatan
Pemilihan atas metode tertentu harus didasarkan pada tujuan-tujuan penggunaan informasi evaluasi pekerjaan, kenaikan bayaran, pengembangan dan
sebagainya dan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Metode- metode analisis pekerjaan yang paling umum digunakan menurut Mondy
2008:98, sebagai berikut: 1.
Kuesioner Kuesioner biasanya digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis
jabatan bisa memberikan kuesioner terstruktur kepada para karyawan, yang mengidentifikasikan tugas-tugas yang mereka jalankan.
2. Observasi
Ketika menggunakan metode observasi, analis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan mencatat hasil
Universitas Sumatera Utara
31
observasinya. Metode ini digunakan terutama untuk mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan-pekerjaan yang menekankan keterampilan
manual, seperti operator mesin. 3.
Wawancara Analis
mewawancarai karyawan
dahulu untuk
membantunya mendeskripsikan tugas-tugas yang dikerjakan. Kemudian, analis
menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan
mengklarifikasi hal-hal tertentu. 4.
Catatan Karyawan Informasi analisis jabatan dikumpulkan dengan meminta para karyawan
mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log.
5. Kombinasi Metode
Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analis
mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Analis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik
yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsispesifikasi pekerjaan yang akurat.
Universitas Sumatera Utara
32
2.1.6. Langkah-langkah dalam Menganalisis Jabatan
Setelah mengetahui manfaat informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan, maka dapat dipahami bahwa analisis pekerjaan sangat berperan penting dalam
manajemen SDM, sehingga diperlukan langkah-langkah yang sistematis dalam menjalankannya. Menurut Hasibuan 2008:29 proses dalam menganalisis
pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan 2.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang 3.
Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis 4.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan 5.
Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan 6.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan 7.
Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan
2.2. Efektivitas Kerja
