commit to user 8
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap
pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan
penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.
1. Tinjauan Tentang Manajemen
a. Definisi Manajemen
Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang
berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1 Manajemen sebagai seni
art, 2 Manajemen sebagi proses process, dan 3 Manajemen sebagai ilmu science.
Manullang 2002: 17 mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu, hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan
ilmu perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan,
pengarahan, dan
pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu”.
Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan 2005: 2 mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal
ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
8
commit to user 9
Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport 1990: 4 dalam bukunya yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitas- aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi
sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal pencapaian sasaran secara efektif serta efi
sien”. Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut
diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan
pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.
b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi
Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir,
menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik. Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk
melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan
wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya
adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah
kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan. Menurut Malayu S.P. Hasibuan 2007: 4 pentingnya dilakukan
manajemen yaitu: 1
Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.
2 Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan
dengan baik.
commit to user 10
3 Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki. 4
Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan. 5
Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut.
6 Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.
7 Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.
8 Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
9 Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok
orang. Menurut Hani Handoko 1992: 6 ada tiga alasan utama diperlukannya
manajemen, yaitu: ”1 untuk mencapai tujuan, 2 untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3 untuk
m encapai efisiensi dan efektivitas”.
Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen
sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai
tujuan.
c. Sarana Manajemen
Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung
proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Manullang 2002: 5 sarana atau alat manajemen untuk
mencapai tujuan adalah: 1
Manusia men 2
Uang money 3
Bahan-bahan material 4
Metode method 5
Mesin machine 6
Pasar market Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen 2005: 4
alat untuk mencapai tujuan meliputi:
commit to user 11
1 Man power
2 Method
3 Machine
4 Material
5 Money
Sedangkan Menurut Winardi 1990: 5 sarana atau alat untuk mencapai tujuan dikenal dengan istilah
”the six M’s” yaitu : 1
Men manusia 2
Materials bahan-bahan 3
Machines mesin-mesin 4
Methods metode-metode 5
Money uang 6
Markets pasar Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana
tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men
manusia, money uang, material bahan, method metode, machine mesin, dan market pasar.
d. Fungsi Manajemen
Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen. Mengenai perumusan fungsi manajemen,
dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam.
Dalam buku Principle of Management, George R Terry 1991: 83 mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah :
“ These four fundamental function of management
– planning, organizing, actuating and controlling – constitute
the process of management”. Terry, 1991 : 83 yang berarti ini adalah empat fungsi pokok manajemen
– perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan
– merupakan proses dari manajemen. Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan ringkasan-
ringkasan mengenai pernyataan dari fungsi-fungsi pokok manajemen mulai
commit to user 12
dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya
suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk
membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga, menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan tugasnya dengan
antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan rencana.
Sedangkan menurut Luther Gullich dalam Winardi 1990: 4 fungsi manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB
yaitu : 1
Planning 2
Organizing 3
Staffing 4
Directing 5
Coordinating 6
Reporting 7
Budgeting Lain halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Manullang 2002: 20
dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk
mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen, Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther
Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA, William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The
Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang 2002: 20 ada 10 yaitu: 1
Forecasting 2
Palnning termasuk Budgeting 3
Organizing 4
Staffing atau Assembling Resources 5
Directing atau Commanding 6
Leading 7
Coordinatig 8
Motivating 9
Controlling dan 10
Reporting
commit to user 13
Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan
bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian
Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang
berupa fungsi pengorganisasian. a. Pengertian pengorganisasian
Manullang 2002: 59 dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian :
”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas,
fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu”. Pengorganisasian
menurut T.
Hani Handoko
2001: 167
”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di
antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien”.
Sedangkan James AF Stoner 1995: 183 mengemukakan bahwa: ”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian
pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien”.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan
serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para
commit to user 14
pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam
rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan
pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan inilah yang disebut manajemen.
Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan
dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen.
Salah satu
diantaranya adalah
fungsi pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja
untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan lebih baik.
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi
yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta
memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.
c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik,
pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam
melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab dengan melaksanakan fungsi manjemen yaitu fungsi
commit to user 15
pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini
maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik serta tujuan yang diinginkan tercapai.
Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi 2007: 21 adalah sebagai berikut:
1 Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-
tugas yang terspesialisasi. 2
Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya.
3 Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat
dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok- kelompok.
4 Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan
keputusan dan pengawasan. 5
Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam
kegiatan. 6
Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran secara logis dan efisien.
7 Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran
perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan. Adapun menurut S.P. Siagian 2005: 60 pengorganisasian dapat
memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu: 1
Siapa melakukan apa. 2
Siapa bertanggung jawab kepada siapa. 3
Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa. 4
Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa.
5 Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan
kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu, hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam
pengawasan.
commit to user 16
d. Proses pengorganisasian Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek yaitu: 1 Departemenisasi 2 Pembagian kerja T. Hani Handoko.
Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko 2001:168 ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu :
1 Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai
tujuan organisasi 2
Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang
3 Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi
pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis. Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi 2007:24
adalah sebagai berikut: 1
Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran. 2
Menetapkan tugas-tugas pokok 3
Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian 4
Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas- tugas bagian tersebut
5 Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang
diimplementasi. Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian
menurut Malayu S.P Hasibuan 2005: 33 adalah: 1
Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai: apa profit motive atau service motive.
2 Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui,
merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan
yang dilakukan.
3 Pengelompokkan
kegiatan-kegiatan, artinya
manajer harus
mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan
erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.
4 Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya
wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen. 5
Rentangan kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
commit to user 17
6 Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan
jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas terhindarkan.
7 Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa
yang akan dipakai. 8
Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang akan dipergunakan.
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi:
1 Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.
2 Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan.
3 Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu.
4 Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas.
5 Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap
individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.
e. Struktur Organisasi Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu
organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah
organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian
dituangkan dalam suatu bagan organisasi. The Liang Gie 2000: 43 mengemukakan ” Struktur organisasi adalah
kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan
peranan masing- masing dalam kebulatan bersama”.
Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan 2005: 34 adalah: ”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali
dan sis tem pimpinan organisasi”.
commit to user 18
Sedangkan T. Hani Handoko 2001: 169 mengemukakan bahwa: ”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi- posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang,
tanggung jawab yang berbeda- beda dalam suatu organisasi”.
Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan hubungan-
hubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.
f. Manfaat struktur organisasi Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat
dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan hubungan- hubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari
orang- orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. ”Produktivitas
tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk melaksana
kan pekerjaan yang harus dilakukan” Winardi, 1990: 379. Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang
memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan
terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya. Dan hanya dengan pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu,
diperlukan pemikiran dan pekerjaan. Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah :
1 Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi.
2 Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada.
3 Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat.
4 Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk
pimpinan sampai bawahan. 5
Untuk mengetahui bentuk organisasi.
commit to user 19
Malayu S.P. Hasibuan 2005: 34 mengemukakan bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi:
1 Tipe organisasi yang dipergunakan.
2 Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai
dasar pendepartemenan. 3
Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.
4 Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang
dimiliki seseorang. 5
Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen.
6 Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis
perintah dan tanggung jawab. 7
Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top manager, middle manager dan lower manager.
8 Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas
serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut. 9
Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki manajemen secara keseluruhan.
10 Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa
pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif . Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan
kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam suatu organisasi.
g. Asas Organisasi Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu
berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.
Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu : 1
Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat 2
Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara lancar Sutarto, 2000: 43
Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan dengan baik dan satuan organisasi yang bersangkutan sehat dan efisien, karena
commit to user 20
pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi
tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya,
masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu, perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan asas-
asas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya. Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto
2000: 61 adalah sebagai berikut : 1
Perumusan tujuan 2
Departemenisasi 3
Pembagian kerja 4
Koordinasi 5
Pelimpahan wewenang 6
Rentangan kontrol 7
Jenjang organisasi 8
Kesatuan perintah 9
Fleksibelitas 10
Berkelangsungan 11
Keseimbangan Menurut S.P. Siagian 2005: 69 asas organisasi meliputi 15 aspek yang
meliputi: 1
Kejelasan tujuan yang ingin dicapai 2
Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi 3
Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi 4
Kesatuan arah 5
Kesatuan perintah 6
Fungsionalisasi 7
Deliniasi berbagai tugas 8
Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab 9
Pembagian tugas 10
Kesederhanaan struktur 11
Pola dasar organisasi yang relatif permanen 12
Adanya pola pendelegasian wewenang 13
Rentang pengawasan 14
Jaminan pekerjaan 15
Keseimbangan antara jasa dana imbalan Sedangkan menurut Ign. Wagimin 2005: 53 asas organisasi meliputi 7
aspek, yaitu:
commit to user 21
1 Perumusan tujuan yang jelas
2 Pembagian tugas pekerjaan
3 Delegasi kekuasaan
4 Rentangan kekuasaan
5 Tingkatan tata jenjang
6 Kesatuan perintah dan tanggung jawab
7 Koordinasi
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi:
1 Perumusan tujuan yang jelas
2 Departemenisasi
3 Pembagian kerja
4 Koordinasi
5 Kesatuan perintah
Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut
adalah sebagai berikut : 1
Perumusan tujuan dengan jelas Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk
dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan
yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”Sutarto, 2000: 55 Menurut S.P. Siagian 2005: 70 perumusan tujuan penting, hal ini
sesua i dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya
membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan
berkat pengetahuan
manajerial, pengalaman
dan kemampunanya
menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat. Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan
tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah mana organisasi akan dibawa”.
Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto 2000: 61 adalah sebagai berikut :
commit to user 22
a Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan
penghamburan uang belaka. b
Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu. c
Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
d Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai
dan dicamkan sedalam-dalamnya. Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan
dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan
arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap
anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi.
2 Departemenisasi
“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.
” Sutarto, 2000: 66 Menurut
Ig. Wursanto 2002: 242 ”Departemenisasi adalah proses penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”.
Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang
menjalankan fungsi-fungsi
tertentu inilah
yang disebut
proses departemenisasi.
3 Pembagian kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja
dapat diartikan dalam dua macam: Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian
kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas
commit to user 23
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. Sutarto, 2000: 104
Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam Sutarto 2000: 105 adalah sebagai berikut:
a Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan
dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi. b
Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.
c Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
d Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga
seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.
Menurut Ig. Wursanto 2002: 230 Pembagian tugas sangat penting karena beberap alasan, yaitu:
a Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas,
sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks.
b Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan
yang berbeda pada waktu yang sama. c
Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat yang sama.
d Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan
kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh orang lain.
Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan
menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.
4 Koordinasi
Menurut James D Mooney dalam Sutarto 2000: 141 mengemukakan bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur
untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama.
Menurut Ig. Wagimin 2005: 58 ” Koordinasi merupakan aktivitas manajemen yang berupa menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan
commit to user 24
menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga kesemuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”.
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin
dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua unit satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan
tujuan organisasi. 5
Kesatuan perintah ”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi
hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu” Sutarto, 2000: 191.
Menurut Ig. Wursanto 2002: 223 ”Kesatuan perintah adalah bahwa setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan
langsung”. Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran
perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab,
begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia memperoleh
laporan. Pelaksanaan
asas ini
dapat menghindarkan
kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima
tugas lebih dari satu atasan. Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan
yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui indikator perlunya pengorganisasian dalam suatu organisasi sebagai berikut :
commit to user 25
a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya
yang paling efektif. b.
Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya. c.
Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan bawahan secara vertikal dan horizontal.
d. Kerjasama antar unit kerja
e. Struktur dan bagan organisasi.
3. Tinjauan Tentang Tata Usaha
a. Pengertian Tata Usaha
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha
tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan
usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan
kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan
penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan
dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat
penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan
tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsur- unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata
usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali. Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa 2003: 7 menyatakan
bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu: 1
Organisasi 2
Managemen 3
Komunikasi
commit to user 26
4 Ketatausahaan
5 Perbekalan
6 Keuangan
7 Kepegawaian
8 Perwakilan
Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai
sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam
pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha
melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya
tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.
Tata usaha menurut pendapat Saiman 2002: 14 menyatakan bahwa: ”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan
keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan itu
dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan”.
Tata usaha menurut The Liang Gie 2000: 16 adalah: ” Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini Hadari 1996: 147 adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun,
mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai bahan atau data informasi untuk mewujudkan tugas-
tugas pokok organisasi”.
commit to user 27
Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.
b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi
Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu menunjang bagi
kelancaran kegiatan pokok perkantoran organisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Woworuntu dalam Saiman 2002: 15 yaitu administrasi merupakan
proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses
tersebut. Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat
keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena
kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat
perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas pekerjaan lainnya termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga
akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat
perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien.
commit to user 28
Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena
fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie 2000: 20 adalah
sebagai berikut: 1
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi tujuan dari sesuatu organisasi.
2 Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3
Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha
Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata
usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data
atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktu- waktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam
arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara
efektif. Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie 2000: 21 adalah
sebagai berikut : 1
Merupakan pekerjaan pelayanan 2
Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor.
3 Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan
sampai pegawai-pegawai terbawah. Kegiatan tata usaha menurut Saiman 2002: 15 dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
commit to user 29
1 Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan
relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2 Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat menyurat,
pencatatan dan penerimaan telepon serta faksimile ataupun internet. 3
Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik dan lain-lain.
4 Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau
dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor organisasi.
Adapun kegiatan tata usaha menurut J.C Doyner dalam bukunya Hadari Nawawi dan Martini Hadari 1996: 148 dapat dibedakan sebagai berikut:
1 Menerima informasi seperti surat-surat, daftar-daftar, standar harga, kutipan-kutipan dan sebagainya.
2 Mencatat data informasi seperti persediaan peralatan, data kepegawaian,
hasil kerja dan lain-lain. 3
Menghimpun, menyusun dan mengklasifikasikan dataketerangan informasi seperti penomoran surat, arsip surat dan sebagainya.
4 Melayanimemberikan datainformasi, seperti mengkonsep surat,
mendistribusikan surat dan lain-lain. 5
Menjamin agar tugas –tugas pokok dapat dilaksanakan. Sedangkan The Liang Gie 2000: 16 mengemukakan kegiatan tata usaha
meliputi sebagi berikut: 1
Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan
dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2
Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan denganberbagai peralatan tulis ketyerangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3
Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih
berguna. 4
Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5 Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain. 6
Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Dari pendapat-pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa kegiatan tata usaha berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat,
commit to user 30
mengelola, mengadakan, mengirim, menyimpan bahan keterangan informasi yang diperlukan bagi organisasi serta menjamin agar kegiatan-kegiatan pokok
organisasi dapat dilaksanakan secara efektif. Masing-masing kegiatan tata usaha ini apabila dijalankan pada suatu
kantor akan sangat berguna dalam mencapai tujuan organisasi secar efisien. Dengan aktivitas tata usaha pimpinan dapat memperoleh keterangan
informasi yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan dan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
d. Pengorganisasian dalam Tata Usaha
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Kantor tempat kegiatan tata
usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagi tempat kerja tambahan saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Karena tata usaha juga ikut berperan dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan
organisasi secara efisien. Oleh karena itu, pengorganisasian didalam tata usaha sangat diperlukan dan harus mendapatkan perhatian agar tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai. Pengorganisasian dalam tata usaha adalah aktivitas yang dilaksanakan
oleh manajer atau pimpinan organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar
satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam tata usaha guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
e. Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha
Dalam menjalankan aktivitas tata usaha dalam suatu organisasi perkantoran pasti tidak terlepas dari kendala-kendala yang menghambat
jalannya pelaksanaan pengorganisasian tat usaha tersebut. Hambatan- hambatan tersebut akan mengakibatkan pengorganisasian tata usaha menjadi
tidak lancar. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
commit to user 31
1 Beban kerja yang tidak merata
Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Selain itu, pembagian kerja yang tidak merata juga akan
berakibat buruk bagi pegawai yaitu pejabat yang dianggap rajin pada suatu ketika tidak mampu lagi bila ditambahi beban kerja, sedangkan pejabat yang
semula dianggap pemalas akan menjadi bertambah malas. Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang
sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol
untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas.
Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat
dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu
banyak menganggur. Sutarto, 2000: 122
2 Kurangnya koordinasi
Koordinasi adalah suatu kondisi dimana terkandang aspek-aspek tidak terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja,
sebagai akibat
dari pada
pekerjaan menghubung-hubungkan,
menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dengan
adanya gejala-gejala berikut: a
Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap
termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan
tenaga, waktu dan material.
b Petugas-petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan
sesuatu tanggung jawab kepada pihak lain karena masing-masing merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkup
commit to user 32
tugasnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan adanya kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan.
c Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar karena
suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serta ragu dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan, ternyata serba salah saling
berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. Sutarto, 2000: 130
Dalam melakukan
pengorganisasian sangat
diperlukan asas
koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan
sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan asas
departemenisasi dan pembagian tugas tanpa melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat
akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif.
f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha
Suatu pengorganisasian tata usaha akan berjalan dengan lancar apabila hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengorganisasian tata usaha
tersebut dapat teratasi dengan baik. Adapun cara untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1 Pembagian kerja yang merata
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karen itu, pembagian kerja
diartikan dalam dua macam: Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian
kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. Sutarto, 2000: 104
commit to user 33
Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah
tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya dalam suatu organsasi terdapat 3
orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8
macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang
20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat
berjalan secara efektif dan efisien. 2
Adanya koordinasi Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar
belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga
memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan. Untuk itu koordinasi harus ditumbuhkan sebagai sesuatu
kebutuhan pada setiap personal atau unit satuan kerja dan bukan selalu harus dipaksakan.
Apabila dalam suatu organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil, yaitu:
a. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain
antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi.
b. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat
bahwa satuan organisasinya atau pejabatnya merupakan yang paling penting.
c. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya
pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabatnya. d.
Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas. e.
Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan
commit to user 34
organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat.
f. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu
menunggu yang memakan waktu lama. g.
Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan
organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu tugas. h.
Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antar pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat
dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya atas kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya.
i. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat.
j. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar
pejabat. k.
Adanya kesatuan langkah antar pejabat. l.
Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat. Sutarto, 2000: 146
B. Hasil Penelitian yang Relevan
