ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA

commit to user

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA

PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL

BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO

SURAKARTA

SKRIPSI

Oleh : LULIANA ELIN

K7407020

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2011

commit to user

ii

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA

PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL

BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO

SURAKARTA

Oleh : LULIANA ELIN

K7407020

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi

BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2011

commit to user

iii

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I, Pembimbing II,

Drs.Sutaryadi, M. Pd Tutik Susilowati S.Sos, M. Si NIP. 19540526 198103 1 004 NIP. 19751021 200501 2 001

commit to user

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari : Tanggal :

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ………….

2. Sekretaris : Susantiningrum S.Pd, S.E, MAB 2. ... 3. Anggota 1 : Drs.Sutaryadi, M. Pd 3. …………

4. Anggota 2 : Tutik Susilowati S.Sos, M. Si 4. ………….

Disahkan oleh

Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd NIP 19600727 198702 1 001

commit to user

v ABSTRAK

Luliana Elin. ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Maret 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) bagaimana pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) faktor-faktor apakah yang mendukung dan menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (3) bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Penelitian ini menggunakan pendekatan atau bentuk penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Strategi yang digunakan strategi tunggal terpancang. Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen dan arsip. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive random sampling dan teknik snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Untuk keabsahan data, menggunakan trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metode. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) asas departemenisasi telah diterapkan, ditunjukkan

commit to user

vi

dengan adanya pembagian departemen pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003; (3) dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum sepenuhnya diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan dan masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan, baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, dan baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan; (4) asas koordinasi dalam pengorganisasian dilakukan dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan. Namun, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih adanya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD hanya menerima pegawai yang dipilih pusat; (5) pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Namun, masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

commit to user

vii ABSTRACT

Luliana Elin. ANALYSIS OF ORGANIZING THE ADMINISTRATION OFFICE AT BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA

(BBRSBD) PROF. DR. SOEHARSO IN SURAKARTA. Script. Surakarta:

Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, March 2011.

This research aims to know (1) how organizations that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta, (2) whether the factors that support and hinder the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta, (3) how the efforts to overcome the hinder factors the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta.

This study used approach or research forms of qualitative research with descriptive method. Strategies used a single strategy fixed. Data sources are informants, places and events as well as documents and archives. The sampling technique used was purposive random sampling technique and snowball sampling techniques. Data collection techniques used was interviews, observation and reviewing documents. The data validity, using triangulation of data or source and triangulation method. While the data analysis technique used is an interactive analysis.

Based on research results, it can be concluded that: (1) Administration Office at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta already applying the principle of formulating a clear objective in implementation organizing of office. This is indicated by the objectives and guiding believed all employees who have been formulated with reference to the vision of Administration Office is supporting the smooth running of technical services at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, (2) departemenization principle has been applied, indicated by the division of the

commit to user

viii

department in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta accordance to the Ministry of Social Affairs No: 55 /HUK/ 2003 dated July 23, 2003, (3) the principle of job description in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta is still not fully implemented the principle of the right man in the right place at the division of duties because there are employees with a background that does not comply with the given field of work and there are also employees who have not mastered the computer in performing its duties. In the Administration Office is also still there are employees who are lazy in doing their duties, such as delaying the work, doing the tasks when approaching deadlines, and submit a task when billed by the leadership, (4) the principle of coordination within the organization is done by aligning the human resources available with the tasks done in order to simplify and accelerate the goal achievement. However, in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso there is still a lack of coordination with the center as indicated by the persistence of staffing of the center that does not comply with the required BBRSBD because employee screening conducted by the center while BBRSBD only receive the employee who selected by center, (5) implementation of the principle of unity of command Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta has a command line and clear responsibilities in accordance with the organizational structure. However, there are employees who received the assignment from two superiors in the same time so that employees have to be smart to choose which tasks are done in advance to avoid chaos in the completion of those tasks.

commit to user

ix MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat

(Q.S. Mujadillah : 11)

Many things may come to those who wait, but the only things that is left by those who work hard.

Banyak hal mungkin datang kepada mereka yang menunggu, tetapi hanya hal-hal yang disisakan oleh mereka yang bekerja keras.

(Abraham Lincoln)

Tidak ada apa pun yang pernah datang kepada orang yang layak memiliki kecuali sebagai hasil dari kerja keras.

(Booker T. Washington)

Inti dari kepemimpinan adalah Anda harus memiliki visi dan mengarahkan

organisasi ke arah yang tepat , Anda tidak bisa meniup terompet sembarangan. (Theodore M. Hesburg)

commit to user

x

PERSEMBAHAN

Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak dan Ibuku tercinta

yang tak pernah putus memanjatkan do’a kebaikan untukku

Fika (Phikachu)

Adikku tersayang yang sekaligus menjadi teman dan sahabatku kapanpun dan dimanapun

My Sista “FELNIEZDYTHA”

(febe, niken, ezty, mb dee, yunita)

kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan yang tak kan pernah terlupakan

PAP - FKIP

–

UNS Surakarta

commit to user

xi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb

Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga mampu menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul

“ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin penulisan skripsi ini.

2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Sutaryadi selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS sekaligus Pembimbing I yang telah memberikan izin penelitian ini dan memberikan pengarahan, bimbingan serta motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.

4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk menyusun skripsi ini.

commit to user

xii

5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing II yang telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.

6. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.

7. Bapak Djoko Santoso, Bapak Andre N. Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Bapak Hery Sawiji, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni Ninghardjanti, Ibu Wiedy Murtini dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.

8. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh karyawan Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang telah membantu kelancaran penelitian ini.

9. Kepala Bidang Program dan Advokasi Sosial BBRSBD atas segala bantuan dan arahan dalam mendukung kelancaran penelitian ini.

10.Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas perjuangan dan kerja keras yang tak pernah putus untuk kebahagiaanku.

11.Adikku tersayang “fika”, yang mendorongku menyelesaikan skripsi ini agar cepat selesai.

12.Sahabat-sahabatku “FELNIEZDYTHA” (febe yang gila musik, niken yang pintar, esty yang sensitif, mb dyah yang dewasa abis dan ita yang lucu tapi tukang ngaret) yang telah menjadi teman baikku dan banyak memberikan semangat untukku.

13.Anak-anak Kost “Rinenggo”, kost “Damai” dan kost “Gubug Esem” yang telah baik hati menampungku di kos menunggu jeda waktu kuliah selama ini. 14.Teman-teman PPL- ku (Anin, Novi, Wiwid, Tyas, Nurul, Aulia, Mas Adyn

dan Tyo) atas secuil waktu kebersamaan berjuang di Karanganyar tenteram. 15.Teman-teman kelas A-1 Pendidikan Ekonomi dan kelas A PAP’07 yang

karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu atas segala kenangan terindah berjuang dalam meniti masa depan, bersama kalian hari-hari kuliahku tidak membosankan kawan.

commit to user

xiii

16.Hari- com dan Narziz- com, atas bantuan yang diberikan dalam penyusunan skripsiku.

17.Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada umumnya. Amin.

Wassalamu’alaikum wr. wb

Surakarta, Maret 2011

commit to user

xiv DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

ABSTRAK ... v

MOTTO ... ix

PERSEMBAHAN ... x

KATA PENGANTAR ... xi

DAFTAR ISI ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian ... 7

BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ... 8

1. Tinjauan tentang manajemen ... 8

a. Definisi Manajemen ... 8

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi ... 9

c. Sarana Manajemen ... 10

d. Fungsi Manajemen ... 11

2. Tinjauan tentang pengorganisasian ... 13

a. Pengertian Pengorganisasian ... 13

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen ... 14

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi ... 14

d. Proses Pengorganisasian ... 16

e. Struktur Organisasi ... 17

f. Manfaat Struktur Organisasi ... 18

commit to user

xv

1) Perumusan Tujuan yang Jelas... 21

2) Departemenisasi... 22

3) Pembagian Kerja... 22

4) Koordinasi ... 23

5) Kesatuan Perintah ... 24

3. Tinjauan tentang tata usaha ... 25

a. Pengertian Tata Usaha ... 25

b. Peranan Tata usaha dalam Organisasi ... 27

c. Jenis - Jenis Kegiatan Tata Usaha ... 28

d. Pengorganisasian Dalam Tata Usaha ... 30

e. Hambatan - hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha ... 30

f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha ... 32

B. Hasil Penelitian yang Relevan ... 34

C. Kerangga Berpikir ... 35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 37

1. Tempat Penelitian ... 37

2. Waktu Penelitian ... 38

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ... 38

1. Bentuk Penelitian ... 38

2. Strategi Penelitian ... 39

C. Sumber Data ... 39

D. Teknik Sampling ... 41

E. Teknik Pengumpulan Data ... 42

F. Validitas Data ... 44

G. Analisis Data ... 46

H. Prosedur Penelitian ... 49

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian ... 51

1. Sejarah Berdiri ... 51

commit to user

xvi

3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi ... 54

4. Struktur Organisasi ... 55

5. Job Description ... 56

B. Deskripsi Permasalah Penelitian ... 58

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 58

a. Perumusan Tujuan yang Jelas... 58

b. Departemenisasi... 60

c. Pembagian Kerja... 63

d. Koordinasi ... 67

e. Kesatuan Perintah ... 70

2. Faktor-faktor yang Mendukung dan Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 72

a. Faktor-faktor yang Mendukung Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 72

b. Faktor-faktor yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 74

c. Cara Memecahkan Masalah yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 77

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori ... 80

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 80

a. Perumusan Tujuan yang jelas ... 81

b. Departemenisasi ... 82

c. Pembagian Kerja ... 83

d. Koordinasi ... 84

commit to user

xvii

2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 86

3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan Pengorganisasian ... 89

BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ... 92

B. Implikasi ... 93

C. Saran ... 94

DAFTAR PUSTAKA ... 96

commit to user

xviii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Kerangka Pemikiran ... 36

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling ... 42

Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/ Sumber ... 46

Gambar 4. Teknik Trianggulasi Metode ... 46

Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif ... 49

Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian ... 50

Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ... 55

commit to user

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Jadwal Penelitian ... 98

Lampiran 2. Visi, Misi, dan Tujuan Tata Usaha ... 99

Lampiran 3. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ... 100

Lampiran 4. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha... 101

Lampiran 5. SK Menteri Sosial ... 102

Lampiran 6. Job Diskripsi Sub Bagian Kepegawaian ... 109

Lampiran 7. Job Diskripsi Sub Bagian Keuangan ... 113

Lampiran 8. Job Diskripsi Sub Bagian Umum ... 117

Lampiran 9. Data Sub Bagian Kepegawaian ... 124

Lampiran 10. Data Sub Bagian Keuangan ... 125

Lampiran 11. Data Sub Bagian Umum ... 126

Lampiran 12. Pedoman Wawancara ... 127

Lampiran 13. Field Note ... 129

Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ... 149

Lampiran 15. Surat Permohonan Ijin Penelitian ... 151

Lampiran 16. Surat Permohonan Ijin Research ... 152

Lampiran 17. Surat Ijin Menyusun Skripsi ... 153

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money,

dan market.

Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Henri Fayol dalam Winardi (1990:3) mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada

hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi

sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna mencapai suatu tujuan bersama.

Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku.

Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi tercapai, maka sumber daya dalam organisasi harus direncanakan, diorganisasikan, diarahkan dan diawasi dengan baik.

commit to user

2

Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama.

Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi.

Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia.

Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun sehingga membentuk suatu kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur.

Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa point yang keseluruhan mengarah pada tercapainya tujuan. Penelitian ini lebih

commit to user

memfokuskan pada asas organisasi yang berupa perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah.

Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan.

Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.

Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer kantor dalam mencapai tujuan.

Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling berhubungan. Satu pekerjaan mempengaruhi pekerjaan yang lain. Ibarat pabrik,

commit to user

4

pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor (office work). Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.

Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian. Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya tujuan.

Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti melihat masih belum diterapkannya asas the right man in the right place pada pengorganisasian bagian tata usaha Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Surakarta. Hal ini

commit to user

terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut, peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu pelaksananya.

Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai

“Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Soasial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”

B. Rumusan Masalah

Kegiatan penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan kesulitan sehingga menggerakkan manusia untuk menyelesaikannya. Menurut

pendapat Winarno Surachmad (1998 : 34) ”masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan manusia untuk memecahkannya ”.

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

a. Bagaimanakah pelaksanaan pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

b. Faktor-faktor apa saja yang mendukung dan menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha

commit to user

6

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

c. Bagaimanakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah:

a. Untuk mendeskripsikan bagaimana pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

b. Untuk mengetahui faktor-faktor apakah yang mendukung dan menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

c. Untuk mendeskripsikan bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasai faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

commit to user

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi secara rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul dalam penelitian ini, sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis.

Manfaat merupakan sesuatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang penting karena memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang baik akan menghasilkan informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini antara lain:

1. Manfaat Teoretis

a. Sebagai pengembangan dan tindak lanjut dari pemahaman tentang pengorganisasian dalam rangka meningkatkan profesionalitas organisasi dalam melaksanakan tugasnya.

b. Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan secara luas dan mendalam tentang ilmu organisasi dan manajemen.

2. Manfaat Praktis

a. Sebagai dasar acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti permasalahan serupa secara lebih mendalam.

b. Bagi kantor sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan langkah-langkah kebijakan pengorganisasian lebih lanjut dimasa yang akan datang.

commit to user

8

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka

Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.

1. Tinjauan Tentang Manajemen

a. Definisi Manajemen

Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1) Manajemen sebagai seni (art), 2) Manajemen sebagi proses (process), dan 3) Manajemen sebagai ilmu (science).

Manullang (2002: 17) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu,

hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan terlebih dahulu”.

Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (2005: 2) mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

commit to user

Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport (1990: 4) dalam bukunya

yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitas-aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal pencapaian sasaran secara efektif serta efisien”.

Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi

Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir, menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik.

Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan.

Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 4) pentingnya dilakukan manajemen yaitu:

1) Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya. 2) Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan

commit to user

10

3) Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.

5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut.

6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.

7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur. 8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.

9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang.

Menurut Hani Handoko (1992: 6) ada tiga alasan utama diperlukannya

manajemen, yaitu: ”1) untuk mencapai tujuan, 2) untuk menjaga

keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3) untuk mencapai efisiensi dan efektivitas”.

Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai tujuan.

c. Sarana Manajemen

Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Manullang (2002: 5) sarana atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah:

1) Manusia (men) 2) Uang (money)

3) Bahan-bahan (material) 4) Metode (method) 5) Mesin(machine) 6) Pasar(market)

Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen (2005: 4) alat untuk mencapai tujuan meliputi:

commit to user

1) Man power

2) Method

3) Machine

4) Material

5) Money

Sedangkan Menurut Winardi (1990: 5) sarana atau alat untuk mencapai tujuan dikenal dengan istilah ”the six M’s” yaitu :

1) Men (manusia)

2) Materials (bahan-bahan) 3) Machines (mesin-mesin) 4) Methods (metode-metode) 5) Money (uang)

6) Markets (pasar)

Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men

(manusia), money (uang), material (bahan), method (metode), machine

(mesin), dan market (pasar).

d. Fungsi Manajemen

Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen. Mengenai perumusan fungsi manajemen, dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam.

Dalam buku Principle of Management, George R Terry (1991: 83) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah : “ These four fundamental

function of management – planning, organizing, actuating and controlling – constitute the process of management”. (Terry, 1991 : 83) yang berarti ini adalah empat fungsi pokok manajemen – perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan – merupakan proses dari manajemen.

Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan ringkasan-ringkasan mengenai pernyataan dari fungsi-fungsi pokok manajemen mulai

commit to user

12

dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga, menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan tugasnya dengan antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan rencana.

Sedangkan menurut Luther Gullich dalam Winardi (1990: 4) fungsi manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB yaitu :

1) Planning 2) Organizing 3) Staffing 4) Directing 5) Coordinating 6) Reporting 7) Budgeting

Lain halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Manullang (2002: 20) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen, Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther

Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA,

William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang (2002: 20) ada 10 yaitu:

1) Forecasting

2) Palnning termasuk Budgeting 3) Organizing

4) Staffing atau Assembling Resources 5) Directing atau Commanding

6) Leading 7) Coordinatig 8) Motivating 9) Controlling dan 10)Reporting

commit to user

Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian

Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang berupa fungsi pengorganisasian.

a. Pengertian pengorganisasian

Manullang (2002: 59) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian :

”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu”.

Pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001: 167)

”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal,

mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan

efisien”.

Sedangkan James AF Stoner (1995: 183) mengemukakan bahwa:

”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian

pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai

secara efisien”.

Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para

commit to user

14

pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan inilah yang disebut manajemen.

Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu diantaranya adalah fungsi pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan lebih baik.

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi

Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik, pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab dengan melaksanakan fungsi manjemen yaitu fungsi

commit to user

pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik serta tujuan yang diinginkan tercapai.

Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi (2007: 21) adalah sebagai berikut:

1) Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi.

2) Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya.

3) Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-kelompok.

4) Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan keputusan dan pengawasan.

5) Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam kegiatan.

6) Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran secara logis dan efisien.

7) Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan. Adapun menurut S.P. Siagian (2005: 60) pengorganisasian dapat memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu:

1) Siapa melakukan apa.

2) Siapa bertanggung jawab kepada siapa.

3) Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa.

4) Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa.

5) Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi.

Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu, hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam pengawasan.

commit to user

16

d. Proses pengorganisasian

Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek yaitu: 1) Departemenisasi 2) Pembagian kerja (T. Hani Handoko).

Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001:168) ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu :

1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang

3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi (2007:24) adalah sebagai berikut:

1) Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran. 2) Menetapkan tugas-tugas pokok

3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian

4) Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas-tugas bagian tersebut

5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang diimplementasi.

Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 33) adalah:

1) Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai: apa profit motive atau service motive.

2) Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

3) Pengelompokkan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.

4) Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.

5) Rentangan kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.

commit to user

6) Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas terhindarkan.

7) Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai.

8) Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang akan dipergunakan.

Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi:

1) Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai. 2) Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan. 3) Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu. 4) Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas.

5) Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.

e. Struktur Organisasi

Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian dituangkan dalam suatu bagan organisasi.

The Liang Gie (2000: 43) mengemukakan ” Struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan bersama”.

Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 34) adalah:

”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,

pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi”.

commit to user

18

Sedangkan T. Hani Handoko (2001: 169) mengemukakan bahwa:

”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi”.

Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan hubungan-hubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

f. Manfaat struktur organisasi

Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan hubungan-hubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. ”Produktivitas tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan” (Winardi, 1990: 379).

Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya. Dan hanya dengan pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu, diperlukan pemikiran dan pekerjaan.

Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah : 1) Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi.

2) Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada.

3) Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat. 4) Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk

pimpinan sampai bawahan.

commit to user

Malayu S.P. Hasibuan (2005: 34) mengemukakan bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi:

1) Tipe organisasi yang dipergunakan.

2) Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan.

3) Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.

4) Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang.

5) Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen.

6) Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab.

7) Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top manager, middle manager dan lower manager.

8) Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.

9) Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki manajemen secara keseluruhan.

10) Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif .

Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam suatu organisasi.

g. Asas Organisasi

Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.

Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu : 1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat

2) Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara lancar (Sutarto, 2000: 43)

Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan dengan baik dan satuan organisasi yang bersangkutan sehat dan efisien, karena

commit to user

20

pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya, masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu, perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan asas-asas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya.

Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto (2000: 61) adalah sebagai berikut :

1) Perumusan tujuan 2) Departemenisasi 3) Pembagian kerja 4) Koordinasi

5) Pelimpahan wewenang 6) Rentangan kontrol 7) Jenjang organisasi 8) Kesatuan perintah 9) Fleksibelitas 10) Berkelangsungan 11) Keseimbangan

Menurut S.P. Siagian (2005: 69) asas organisasi meliputi 15 aspek yang meliputi:

1) Kejelasan tujuan yang ingin dicapai

2) Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi 3) Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi 4) Kesatuan arah

5) Kesatuan perintah 6) Fungsionalisasi

7) Deliniasi berbagai tugas

8) Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab 9) Pembagian tugas

10) Kesederhanaan struktur

11) Pola dasar organisasi yang relatif permanen 12) Adanya pola pendelegasian wewenang 13) Rentang pengawasan

14) Jaminan pekerjaan

15) Keseimbangan antara jasa dana imbalan

Sedangkan menurut Ign. Wagimin (2005: 53) asas organisasi meliputi 7 aspek, yaitu:

commit to user

1) Perumusan tujuan yang jelas 2) Pembagian tugas pekerjaan 3) Delegasi kekuasaan

4) Rentangan kekuasaan 5) Tingkatan tata jenjang

6) Kesatuan perintah dan tanggung jawab 7) Koordinasi

Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi:

1) Perumusan tujuan yang jelas 2) Departemenisasi

3) Pembagian kerja 4) Koordinasi

5) Kesatuan perintah

Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

1) Perumusan tujuan dengan jelas

Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan

yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”(Sutarto, 2000: 55)

Menurut S.P. Siagian (2005: 70) perumusan tujuan penting, hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan berkat pengetahuan manajerial, pengalaman dan kemampunanya menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat. Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah

mana organisasi akan dibawa”.

Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto (2000: 61) adalah sebagai berikut :

commit to user

22

a) Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka.

b) Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.

c) Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.

d) Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya.

Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi.

2) Departemenisasi

“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)

Menurut Ig. Wursanto (2002: 242) ”Departemenisasi adalah proses

penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”.

Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses departemenisasi.

3) Pembagian kerja

Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja dapat diartikan dalam dua macam:

Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas

commit to user

yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104) Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam Sutarto (2000: 105) adalah sebagai berikut:

a) Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi.

b) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.

c) Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama. d) Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga

seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.

Menurut Ig. Wursanto (2002: 230) Pembagian tugas sangat penting karena beberap alasan, yaitu:

a) Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas, sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks.

b) Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan yang berbeda pada waktu yang sama.

c) Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat yang sama.

d) Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh orang lain.

Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.

4) Koordinasi

Menurut James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama.

Menurut Ig. Wagimin (2005: 58) ” Koordinasi merupakan aktivitas

commit to user

24

menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga kesemuanya

berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”.

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua unit/ satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan tujuan organisasi.

5) Kesatuan perintah

”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang

pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).

Menurut Ig. Wursanto (2002: 223) ”Kesatuan perintah adalah bahwa

setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan

langsung”.

Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab, begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia memperoleh laporan. Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima tugas lebih dari satu atasan.

Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui indikator perlunya pengorganisasian dalam suatu organisasi sebagai berikut :

commit to user

a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya yang paling efektif.

b. Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya.

c. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan bawahan secara vertikal dan horizontal.

d. Kerjasama antar unit kerja e. Struktur dan bagan organisasi.

3. Tinjauan Tentang Tata Usaha

a. Pengertian Tata Usaha

Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha.

Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsur-unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali.

Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu:

1) Organisasi 2) Managemen 3) Komunikasi

commit to user

26

4) Ketatausahaan 5) Perbekalan 6) Keuangan 7) Kepegawaian 8) Perwakilan

Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.

Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

Tata usaha menurut pendapat Saiman (2002: 14) menyatakan bahwa:

”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan

keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh

siapa saja yang membutuhkan”.

Tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 16) adalah: ” Tata usaha

adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini

Hadari (1996: 147) adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai bahan atau data/ informasi untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi”.

commit to user

Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.

b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi

Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu/ menunjang bagi kelancaran kegiatan pokok perkantoran/ organisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Woworuntu dalam Saiman (2002: 15) yaitu administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses tersebut.

Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.

Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas/ pekerjaan lainnya termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien.

commit to user

28

Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 20) adalah sebagai berikut:

1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi tujuan dari sesuatu organisasi.

2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha

Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/ informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktu-waktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif.

Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 21) adalah sebagai berikut :

1) Merupakan pekerjaan pelayanan

2) Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor.

3) Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan sampai pegawai-pegawai terbawah.

Kegiatan tata usaha menurut Saiman (2002: 15) dapat dikelompokkan sebagai berikut :

commit to user

hambatan ini adalah dengan melakukan pembagian beban kerja yang merata pada pegawai.

Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya, dalam suatu organsasi terdapat 3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2002: 232) bahwa

“Beban tugas atau work load dari masing-masing pejabat hendaknya sama atau seimbang. Jangan sampai ada pegawai yang mempunyai tugas sangat

banyak sedang pejabat yang lain terlalu sedikit.”

c. Adanya Koordinasi yang Baik

Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk mengatasi kurangnya koordinasi adalah dengan melakukan koordinasi yang baik. Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan kemampuan kerjanya. Selain itu, koordinasi dengan pusat juga harus dilakukan dengan mengajukan syarat penerimaan pegawai sesuai dengan yang dibutuhkan di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar

commit to user

belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan.

Seperti yang dikemukakan oleh James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama.

commit to user

BAB V

SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan

Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan yang sekaligus menjawab perumusan masalah dan tujuan yang telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun kesimpulan yang dapat peneliti rangkum sebagai berikut.

1. Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar.

2. Asas departemenisasi telah diterapkan pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian departemen atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan.

3. Dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum bisa sepenuhnya diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan seperti arsiparis dengan latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan

commit to user

Sosial dan SMA-IPA. Selain itu, masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.

4. Asas koordinasi yang dilakukan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan. Akan tetapi, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso hanya menerima pegawai yang dipilih pusat.

5. Pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.

B. Implikasi

Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil penelitian ini sebagai berikut.

1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk melaksanakan asas-asas organisasi yang terdiri dari perumusan rujuan yang jelas, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah

commit to user

secara maksimal. Hal ini bertujuan agar pengorganisasian di Bagian Tata Usaha dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil tema pengorganisasian kantor. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.

3. Dengan pelaksanaan pengorganisasian kantor yang sesuai dengan asas, maka memperlancar pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat tercapai.

C. Saran

Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah dikemukakan, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi seluruh personil yang berada di Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun saran-saran yang dapat peneliti sampaikan adalah sebagai berikut.

1. Kepada Para Pegawai Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

a. Semua pegawai sebaiknya meningkatkan penguasaan IPTEK terutama dalam hal pengoperasian komputer mengingat pekerjaan administrasi Bagian Tata Usaha sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer. b. Kesadaran dalam penyelesaian tugas secara maksimal harus ditanamkan

pada diri pada semua pegawai sehingga dapat dihindarkan terjadinya pegawai yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya pegawai yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa.

2. Kepada Pimpinan Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. a. Dalam menempatkan pegawai sebaiknya benar-benar memperhatikan

kemampuan, pengalaman, dan latar belakang pendidikan sehingga pegawai dapat melaksanakan pekerjaanya secara maksimal.

commit to user

b. Koordinasi dengan pusat perlu ditingkatkan dengan mengajukan syarat dalam penyeleksian pegawai yang disesuaikan dengan kriteria yang di butuhkan di Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sehingga produktifitas pegawai dapat dimaksimalkan.

c. Dalam pemberian tugas kepada staff sebaiknya dilakukan sesuai dengan arus pemberian tugas sehingga staff tidak mengalami kebingungan karena menerima perintah dari dua atasan.