commit to user
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah
pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung
yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money,
dan market. Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia,
sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien.
Henri Fayol dalam Winardi 1990:3 mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi
sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna
mencapai suatu tujuan bersama. Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam
kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis
ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan
secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku. Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus
menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi
tercapai, maka
sumber daya
dalam organisasi
harus direncanakan,
diorganisasikan, diarahkan dan diawasi dengan baik.
commit to user 2
Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun
kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif
dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama.
Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu
menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan
pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi
sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi.
Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja
individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu
akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber
daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia. Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan
struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu
maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun sehingga membentuk suatu kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur.
Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa
point yang keseluruhan mengarah pada tercapainya tujuan. Penelitian ini lebih
commit to user 3
memfokuskan pada asas organisasi yang berupa perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah. Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam
menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk
mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi
yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga
berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan. Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada
dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan
mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu
atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau
kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.
Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang
lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan
suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer kantor dalam mencapai tujuan.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling berhubungan. Satu pekerjaan mempengaruhi pekerjaan yang lain. Ibarat pabrik,
commit to user 4
pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan
terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga
perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah
terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha
kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor office work. Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota
Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan
ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.
Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan
terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan
dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian.
Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan
pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya
tujuan. Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti melihat masih belum
diterapkannya asas the right man in the right place pada pengorganisasian bagian tata usaha Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Surakarta. Hal ini
commit to user 5
terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian
besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang
”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai
yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut, peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang
kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu pelaksananya.
Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan
hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai “Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi
Soasial Bina Daksa BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. ”
B. Rumusan Masalah
Kategori