Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
• Presentation documents, yaitu waktu dimana dokumen sudah harus diterima
oleh negotiating bank. 4.
Karyawan bagian ekspor akan melakukan input data yang ada di LC ke dalam Eximbills. Output dari proses ini adalah nomor registrasi, surat pemberitahuan
kepada cabang dan advis debet. Advis debet ini berfungsi sebagai pemberitahuan biaya-biaya administrasi yang dikenakan kepada nasabah.
5. Proses selanjutnya adalah rechecking oleh Export Officer atas syarat-syarat LC
dan kebenaran input pada Eximbills. 6.
Kemudian jika tidak ada kesalahan, maka Section Head akan melakukan proses release di Eximbills. Section Head kemudian menandatangani surat advis LC.
7. Melakukan distribusi LC, dimana nasabah akan mendapatkan copy LC, surat
pemberitahuan dan advis debet. Asli LC disimpan oleh BPC, kecuali jika beneficiary bukan merupakan nasabah Bank Mandiri, maka akan dikirimkan
dokumen aslinya kepada bank beneficiary tersebut melalui kurir dan biayanya dibebankan melalui kliring.
7. Tata Kearsipan Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh suatu badan usaha, baik badan usaha
pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kegiatan kearsipan menyangkut pekerjaan yang baerhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen kantor
lainnya. Sebelum sebuah institusi memulai proses pengelolaan arsip, harus terlebih
dahulu dipahami perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Archives dalam Sukoco 2006:82, dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan
bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization ISO
on Records Management-ISO 15489 mendefinisikan records dokumen sebagai
informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau
transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks,
data, peta digital, spreadsheet, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip
didefinisikan oleh Deserno dalam Sukoco 2006:82 sebagai dokumen dalam semua media yang mepunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Odgers dalam Sukoco2006:82 mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam
bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefimisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran,
pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan lagi. Menurut Basuki dalam Sukoco 2006:84, dokumen yang harus memenuhi
syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang
lazim digunakan meliputi : 1.
Dokumen administratif meliputi dokumentasi prosedur, formulir , dan korespondensi. Contohnya, buku log yang menyangkut tugas pemeliharaan dan
pembukuan perjalanan. 2.
Dokumen akuntansi meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya : tagihan , invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagiahan
saham.
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
3. Dokumen proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan
produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu. 4.
Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.
Jika ditinjau dari sudut perundang-undangan, arsip dapat dibagi menjadi 2 dua, yaitu :
1. Arsip otentik, yang di atasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai
tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. 2.
Arsip tidak otentik, yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan sah dengan tinta. Berdasarkan kegunaannya, Menurut Deserno dalam Sukoco 2006:84
dokumen dapat digolongkan sebagai berikut : 1.
Dokumen aktif yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali
dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas karyawan yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan
korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal. 2.
Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan
perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah
pensiun, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.
Sistem Penyimpanan Arsip
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang dimiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana
dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, dirak penyimpanan atau ditempat lain.
Menurut Basuki dalam Sukoco2006:85, untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan :
1. Sistem manual hastawi
