Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
c. Membuat surat perjalanan dinas.
d. Mengurus permintaan kendaraan dinas dari unit kerja lain.
e. Mengkomplikasi laporan yang dibuat unit kerja lain di BPC.
f. Menerima dan membuat rekapitulasi konduite karyawan di BPC.
g. Memelihara arsip yang ada di BPC.
• Tugas Kepala General Services :
a. Menerima berkas laporan dari petugas General Affairs.
b. Memberikan disposisi atau tanda tangan.
c. Meneruskan kepada Kepala Manager BPC sesuai kewenangannya.
d. Menyerahkan kepada petugas General Affairs untuk ditindaklanjuti.
• Tugas General Affairs :
a. Menerima dari General Services atau manager BPC berkas laporan.
b. Melaksanakan sesuai disposisi.
6. Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC Medan
Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC terdiri dari 2 dua bagian, yaitu:
a. Aliran dokumen-dokumen ekspor
Aliran dokumen ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1. Aliran dokumen-dokumen ekspor
1
2 3
6 7
NCL Nonclerk
SECTION HEAD
OFFICER EXPORT
BPC MANAGER
TSC NASABAH
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
5 4
Sumber : Unit kerja BPC Medan 2008
Keterangan : 1. Dokumen diterima dari nasabah melalui unit kerja Trade servicing Center TSC
2. NCL mencatatnya kedalam buku penerimaan dokumen registrasi. 3. Export Officer memastikan dokumen tersebut telah sesuai dengan ketentuan dan
kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses. 4. Clerk memproses dokumen tersebut.
5. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer untuk diperiksa dan diverifikasi,
6. Dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease diotorisasi secara sistem komputer sesuai wewenang Section Head
7. Apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.
b. Aliran advising LC ekspor
Advising LC ekspor yaitu proses menerima dan mengadministrasikan LC yang masuk incoming LC yang dibuka oleh issuing bank untuk
diadministrasikan kepada nasabah eksportir. Alat komunikasi yang digunakan adalah melalui SWIFT dan mail. Adapun aliran advising LC dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. 2 Aliran Advising LC Ekspor
CLERK Pelaksana
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
PROCESSOR OFFICER
SECTION HEAD
Sumber :Unit Kerja BPC Medan 2008
Keterangan : 1.
LC bisa masuk melalui SWIFT atau mail. LC yang diterima harus di otentifikasi terlebih dahulu. Keotentikan LC dapat dilihat dari :
• SWIFT, dilihat dengan kode Message Type MT.
Jika LC menunjukan MT kepala 7 contohnya MT 700 atau MT 701, LC tersebut bisa dipastikan otentik karena MT 700 atau MT 701 otomatis tunduk
pada Uniform Customs and Practice for Documentary Credits UCP DC atau disingkat dengan nama UCP saja, yaitu pedoman dan ketentuan yang
Start
Menerima incoming LC SWIFT,MAIL
Otentifikasi
LC
Input eximbills
Cetak out put
Split dokumen
Kirim dokumen ke nasabah, cabang,
BPC
Finish Approval
Otorisasi dan tanda tangan out
put
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Kredit Dokumenter LC yang disusun oleh International Chamber of Commerce Kamar Dagang
Internasional yang dilaksanakan oleh negara-negara di seluruh dunia sehingga tidak perlu mencantumkan klausul tunduk pada UCP 600, sedangkan
jika ada LC menggunakan MT 799 free format message type harus menyatakan tunduk pada UCP 600.
• LC melalui mail dapat diteliti otentikasinya dengan memverifikasi wewenang
tanda tangan pejabat issuing banknya. Verifikasi ini dilakukan dengan membandingkan tanda tangan di LC dengan spesimen pejabat issuing bank
yang berwenang yang dikelola oleh Central Operation kantor pusat. 2.
Meneliti hubungan koresponden dengan issuing bank terkait dengan commercial line pelapon bisnis yang ditetapkan pada bank koresponden dari issuing bank
tersebut. 3.
LC diadministrasikan dan dilakukan pemeriksaan syarat-syaratnya. Hal ini dilakukan untuk melihat klausul-klausul di LC yang mungkin dapat memberatkan
beneficiary maupun bank penegosiasi. Adapun klausul-klausul LC yang harus diperhatikan antara lain:
• Jenis LC harus irrevocable tidak dapat dibatalkan sepihak. Bank Mandiri
tidak menerima LC revocable sesuai dengan peraturan Bank Indonesia. Kalau dalam LC tidak dinyatakan bahwa LC tersebut irrevocable, maka LC
tersebut adalah irrevocable. •
Expiry date LC, LC yang diterima oleh bank harus belum expired jika sudah expired, maka advising bank wajib memberitahukan kepada beneficiary untuk
menghubungi applicant untuk merubah tanggal berlakunya LC melalui amendement LC jika LC masih mau digunakan.
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
• Presentation documents, yaitu waktu dimana dokumen sudah harus diterima
oleh negotiating bank. 4.
Karyawan bagian ekspor akan melakukan input data yang ada di LC ke dalam Eximbills. Output dari proses ini adalah nomor registrasi, surat pemberitahuan
kepada cabang dan advis debet. Advis debet ini berfungsi sebagai pemberitahuan biaya-biaya administrasi yang dikenakan kepada nasabah.
5. Proses selanjutnya adalah rechecking oleh Export Officer atas syarat-syarat LC
dan kebenaran input pada Eximbills. 6.
Kemudian jika tidak ada kesalahan, maka Section Head akan melakukan proses release di Eximbills. Section Head kemudian menandatangani surat advis LC.
7. Melakukan distribusi LC, dimana nasabah akan mendapatkan copy LC, surat
pemberitahuan dan advis debet. Asli LC disimpan oleh BPC, kecuali jika beneficiary bukan merupakan nasabah Bank Mandiri, maka akan dikirimkan
dokumen aslinya kepada bank beneficiary tersebut melalui kurir dan biayanya dibebankan melalui kliring.
7. Tata Kearsipan Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan
