Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
• Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau
ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
2. Sistem Abjad
Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dari 2
jenis, yaitu : nama orang nama lengkap dan nama tunggal; dan nama badan nama badan pemerintah, nama badan swasta, nama organisasi. Sistem ini juga disebut
direct filling system, diman petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu indeks.
3. Sistem Subjek
Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnyaperihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat dan lain-lain. Sistem ini
juga disebut dengan topical filling atau data filling dan dikenal sulit dalam pengelolaannya.
4. Sistem Numerik
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yangberdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect
filing system kareana penentuan nomor yang digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
5. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sisitem ini dapat dikelola menurut 3 tiga tingkatan, yaitu :
• Nama negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan
berdasarkan negara yang bersangkutan.
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
• Nama wilayah administrasi negar setingkat propinsi
• Nama wilayah administrasi khusus
• Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten.
Tata kearsipan di unit kerja BPC Medan menggunakan sistem alfabet, berdasarkan nama nasabah PT. Bank Mandiri Persero Tbk, sehingga mudah mencari
dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu. Unit kerja tersebut memiliki arsip manual yang disimpan di lemari arsip
merupakan arsip dokumen trade service yang berasal dari aktivitas penanganan LC ekspor atau SKBDN dan arsip pendukung kerja para karyawan di unit kerja BPC
Medan. Selain arsip manual unit kerja BPC Medan juga memiliki arsip elektronik yang disimpan di dalam komputer.
Lamanya proses penyimpanan arsip sampai ke lemari arsip antara 1 sampai dengan 3 bulan. Sedangkan lama penyimpanan di lemari arsip selama 1 sampai
dengan 2 tahun. Selanjutnya bila lemari arsip sudah penuh, arsip dipindahkan ke gudang arsip di Jalan Jend. Gatot Subroto Medan. Retensi arsip dokumen-dokumen
ekspor disimpan selama 30 tahun.
F. Peralatan dan Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank
Mandiri persero Tbk 1. Peralatan Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan
Peralatan kantor yang dipergunakan pada unit kerja BPC Medan adalah :
•
Mesin ketik
Fungsinya untuk mengetik surat, maupun laporan secara manual. •
Komputer
