Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan
mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
2. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 enam pola perbuatan
Gie, 2007 :16, yakni :
a. Menghimpun
yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan- keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, pencatatan dengan pita rekaman.
c. Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
d. Mengganda
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
f. Menyimpan
Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 enam pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan
informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau
pengamatan. Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur
dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam direcord, diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana
dengan efisien dan efektif. Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan memiliki
ruang lingkup tugas administrasi seperti : 1.
Melaksanakan fungsi back office untuk memproses transaksi ekspor member business unit atau cabang anggotanya.
2. Melaksanakan advising LC kepada nasabah ekspor melalui member business unit
[kantor-kantor cabang atau business unit yang menjadi anggota menggunakan BPC Medan sebagai unit kerja yang memproses transaksi trade service nasabah
eksportirnya].
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
3. Melaksanakan tugas pemeriksaan dokumen ekspor, negosiasi, diskonto, collection
dan wesel ekspor kepada member business unit. 4.
Melaksanakan penagihan atas wesel ekspor kepada koresponden. 5.
Melaksanakan pengkreditan atas hasil ekspor kepada nasabah melalui member business unit.
6. Memonitor dan mentraser tagihan atas dasar transaksi ekspor yang masih
outstanding. 7.
Melakukan transaksi re-diskonto kepada Bank Indonesia atau kepada bank koresponden melalui Overseas Office Development and Supervision Department
atau Treasury Department Kantor Pusat Bank Mandiri 8.
Memelihara sistem atau database transaksi ekspor member business unit. 9.
Menyajikan pelaporan untuk kepentingan intern maupun ekstern. 10.
Melaksanakan pembebanan selisih pengkreditan rekening Bank Mandiri dengan nasabah serta biaya-biaya yang timbul atas transaksi ekspor nasabah.
11. Menangani dan menindaklanjuti temuan audit bidang ekspor.
12. Menyusun target dan rencana kerja bidang ekspor serta realisasinya.
C. Fungsi Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran Mills, 2001:4. Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah
sebagai berikut :
