Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
• Tugas Kepala General Affairs :
a. Menerima suratmemoSWIFT dari unit kerja di BPC.
b. Memberikan nomor surat apabila belum ada.
c. Mengirimkan surat atau memo menggunakan ekspedisi dan menggunakan mesin
SWIFT bisa juga melalui internet. d.
Mengadministrasikan bukti pengiriman dan memberikan copy suratmemoSWIFT ke unit kerja terkait.
2. Prosedur Pengadaan Alat Tulis dan Kantor ATK
• Tugas General Affairs :
a. Mengiventarisasi surat keperluan ATK di BPC.
b. Membuat surat atau memo permintaan pengadaan ATK di BPC.
c. Menyerahkan kepada General Services.
• Tugas Kepala General Services :
a. Menerima surat atau memo dari petugas General Affairs.
b. Meneliti dan menandatangani surat atau memo permintaan ATK.
c. Menyerahkan kembali ke petugas General Affairs.
• Tugas General Affairs :
a. Kembali menerima surat atau memo yang sudah ditandatangani dari General
Services. b.
Melaksanakan pembelian atau order ATK. c.
Menyimpan dan mengadministrasikan ATK yang dimiliki.
3. Prosedur Administrasi Kekaryawanan
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
a. Membuat rekapitulasi Bulanan absensi karyawan untuk dilaporkan ke Manager
BPC. b.
Membuat dan mengadministrasikan surat keputusan mutasi. c.
Memelihara arsip personil yang ada di BPC. d.
Menyerahkan laporan-laporan dan surat atau memo kekaryawanan kepada General Services.
• Tugas Kepala General Services :
a. Memeriksa berkas yang diserahkan oleh petugas administrasi personil.
b. Menandatangani dan meneruskan kepada Manager BPC sesuai kewenangan yang
berlaku. c.
Mengembalikan kepada petugas administrasi personil untuk ditindaklanjuti. Tugas Administrasi Personil Sekretariat Unit
a. Menerima berkas dari Kepala general Services atau Manager BPC.
b. Meneruskan ke unit kerja atau divisi yang terkait.
c. Mengadministrasikan arsip dengan baik.
4. Prosedur Pendistribusian Alat Tulis dan Kantor
a. Menerima dan memeriksa memo permintaan ATK dari unit kerja di BPC.
b. Memberikan ATK sesuai permintaan.
c. Mengarsipkan tanda terima barang dari unit kerja yang memerlukan ATK.
5. Prosedur Pelaksanaan Tugas Lainnya
• Tugas General Affairs :
a. Mengadministrasikan nomor surat edaran.
b. Memperbanyak dan mengarsip management report.
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
c. Membuat surat perjalanan dinas.
d. Mengurus permintaan kendaraan dinas dari unit kerja lain.
e. Mengkomplikasi laporan yang dibuat unit kerja lain di BPC.
f. Menerima dan membuat rekapitulasi konduite karyawan di BPC.
g. Memelihara arsip yang ada di BPC.
• Tugas Kepala General Services :
a. Menerima berkas laporan dari petugas General Affairs.
b. Memberikan disposisi atau tanda tangan.
c. Meneruskan kepada Kepala Manager BPC sesuai kewenangannya.
d. Menyerahkan kepada petugas General Affairs untuk ditindaklanjuti.
• Tugas General Affairs :
a. Menerima dari General Services atau manager BPC berkas laporan.
b. Melaksanakan sesuai disposisi.
6. Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC Medan
