Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
agar sesuai dengan tuntutan dan perkembangan dari kegiatan-kegiatan yang semakin banyak dan kompleks.
Dari hasil penelitian, maka dapat dievaluasi bahwa yang menjadi kekurangan struktur organisasi garis dan staf ini adalah : konflik antara karyawan sering menjadi
masalah. Misalnya, antar sesama karyawan sering kali terjadi perbedaan pendapat..Adapun kelebihan utama dari struktur ini adalah posisi garis terbebas dari
aktivitas khusus yang diberikan kepada karyawan staf. Jadi manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung
pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf yang memudahkan mereka untuk meleksanakan dan menyelesaikan
proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.
B. Kegiatan administrasi Perkantoran
Berdasarkan hasil penelitian penulis, maka dapat dianalisis dan dievaluasi bahwa kegiatan administrasi perkantorana pada perusahaan sudah berjalan sesuai
prosedur administrasi perkantoran , sehingga kegiatannya berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini terlihat seperti prosedur surat
menyurat yang ditangani dengan sangat luwes dan telah direncanakan dengan baik sebelumnya, surat-surat yang masuk dan surat yang keluar, dihimpun, dicatat,
dikelola, digandakan, dikirim dan disimpan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada.
Setiap surat yang berupa mail maupun SWIFT yang berbentuk dokumen LC luar negeri atau SKBDN diterima oleh perusahaan dicatat registrasi dibuku
penerimaan dokumen oleh petugas Sekretariat Unit lalu diserahkan kepada Export
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Officer yang kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer
untuk diperiksa dan diverifikasi, lalu dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease diotorisasi secara sistem komputer sesuai wewenang Section
Head dan apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.
C. Peralatan kantor
Pada umumnya setiap Bank memiliki peralatan kantor yang sudah canggih. Hal ini bertujuan agar pekerjaan yang dikerjakan dapat lebih cepat dan lebih mudah. Pada
Bank Mandiri Persero Tbk Medan peralatan kantornya sudah dapat menjamin perkerjaan yang terjadi dengan efisien dan efektif. Peralalatan kantor tersebut berupa
mesin ketik, komputer, Mesin SWIFT, Mesin photocopy, Printer, Mesin Faximile, Filling Cabinet lemari arsip, Telepon, Internal phone IP, Scanner, Berkas kotak
Box file, File yang dapat dilihat, Meja, Kursi, Kalkulator. Terlebih lagi Bank tersebut telah memiliki mesin SWIFT yang berfungsi untuk
menerima LC nasabah dan mengirim korespondensi komunikasi dengan pihak- pihak Bank dalam dan luar negeri yang khusus menyangkut komunikasi financial
yang berasal dari transaksi ekspor nasabah. Kode SWIFT nya dikenal dengan BEIIIDJA yang dapat diketahui disetiap surat yang ada di perusahaan. Berdasarkan
analisis penulis tidak semua Bank di Indonesia memiliki mesin SWIFT ini, oleh sebab itu terkadang Bank-Bank lain di Indonesia menggunakan jasa Bank Mandiri dalam
melakukan transaksi Ekspor dan Impor melalui LC dan dokumen pendukung lainnya. Oleh karena itu peralatan Bank Mandiri sudah sangat lengkap dan canggih
serta sangat memuaskan, sehingga pekerjaannya pun dapat dijalankan dengan lancar.
Rizkha Afriani : Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri Persero Tbk Medan, 2008.
