T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
2. Mesin-mesin Kantor
Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin
kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan
pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan.
Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit
,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu
harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan. Menurut moekijat, Susilo 2000: 47 dalam memilih mesin-mesin kantor
perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain : a.
Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan. b.
Jenis mesin hendaknya praktis. c.
Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. d.
Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan. e.
Mutu mesin harus benar-benar baik. f.
Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan. g.
Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. h.
Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan
mudah. j.
Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.
k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.
l. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau
tidak. Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi
yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan secara efektif untuk
menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus diperhatikan adalah fungsi penghematan, yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga.
Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi keindahan serta tidak membosankan.
Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah : a.
Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan. b.
Kebutuhan pegawai secara perseorangan. c.
Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya. d.
Fleksibilitas penggunaanya. e.
Harga dan penanaman modal. f.
Kemampuan dalam penggunaannya. g.
Nilai keindahan.
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
h. Pilihan pegawai.
i. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai.
j. Ramalan mengenai beban pekerjaan.
k. Kualitas pekerjaan tata usaha.
l. Memperbanyak salinan dan data statistik.
Pada PT. Telkom Unit Enterprise I Sumatera menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin
printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat
membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin- mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila mesin tersebut untuk
digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.
E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor
