T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
e. Musik
Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan physiologis dan physicologis, daripada suara dalam
bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan,
meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik.
F. Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor
Penataan ruang kantor sangat mendukung terciptanya efisiensi dan efektivitas pekerjaan kantor. Dengan penataan ruang yang baik diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan.
Menurut Gie Sedarmayanti,2001:112 Efisiensi adalah Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik
dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Peter drucker Susilo, 2000:69 Efisiensi adalah
melakukan pekerjaan dengan cara yang benar doing thing right, Efektivitas adalah melakukan pekerjaan dengan benar doing the right thing. Rumus untuk
menghitung efisiensi kerja adalah :
Dimana : E : Efisiensi E = OI
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
O : Output I : Input
Dikatakan efisiensi apabila perbandingannya lebih besar yang dikeluarkan daripada yang diberikan. Perbandingan diatas dapat dilihat dari dua segi yakni :
segi usaha dan hasil. Efisiensi adalah pelaksanaan kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan. Cara-cara yang dimaksud antara lain :
- Cara yang termudah
Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan usaha yang sedikit. Usaha itu meliputi : pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda uang.
- Cara yang termurah biaya
Dikatakan efisien bila usaha tertentu memperoleh hasil maksimal. -
Cara yang tersingkat Dikatakan efisien apabila memperoleh hasil maksimal dengan prosedur kerja
yang tidak rumit. -
Cara yang teringan bebannya Dikatakan efisien apabila beban dari suatu pekerjaan itu tidak berat.
- Terpendek jaraknya
Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan jarak yang pendek.
Ada 5 lima azas dalam efisiensi :
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
1. Azas perencanaan, yakni perencanaan merupakan “blue print”
menggambarkan lebih dahulu apa yang akan kita lakukan untuk mencapai tujuan.
2. Azas Penyederhanaan, yakni hal-hal yang sulit dapat diperingan.
3. Azas Penghematan, tidak ada yang terbuang.
4. Azas Penghapusan, kegiatan yang tidak perlu dihapuskan.
5. Azas Penggabungan, pekerjaan yang bisa digabung, digabungkan
saja. Syarat terjadinya efisiensi antara lain :
- Berhasil guna adalah mencapai tujuan sesuai dengan waktu yang
ditargetkan. -
Ekonomis, biaya harus murah, materi dan perlengkapan yang digunakan tidak banyak.
- Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, apa yang telah
diberikan maka kesemuanya harus dipertanggungjawabkan. -
Pembagian kerja yang nyata, kemampuan setiap orang terbatas, maka pekerjaan yang diberikan harus sesuai kemampuan.
DW =
- DW = Real dan Flaktual atau kemampuan
setiap orang.
VW Sp x t
Ket :
- VW = Volume work volume kerja
- Sp = Standart performance kemampuan
- t = Waktu
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
- Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, wewenang harus
seimbang dengan tanggung jawab. -
Prosedur kerja praktis dapat dilakukan, carilah kerja yang mudah dan praktis.
Agar para pegawai dapat bekerja lebih efisien, maka ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan :
- Ubahlah pekerjaan rutin menjadi pekerjaan otomatis.
- Pergunakanlah tangan untuk bekerja tanpa bantuan mata.
- Milikilah tempat tertentu untuk membuat catatan , misalnya saja agenda.
- Simpanlah benda yang benar-benar penting dengan baik.
- Bekerjalah menurut rencana untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan.
- Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.
- Biasakanlah mengambil keputusan seketika.
- Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika.
- Pergunakanlah catatan-catatan untuk mengingat.
- Pergunakanlah tenaga lain pembantu untuk membantu sepenuhnya.
Dengan pedoman yang telah disebutkan diatas diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. Dalam diri manusia sendiri
ada tiga macam sumber efisiensi yakni : kesadaran, keahlian, dan disiplin. Dan menurut Barners ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yakni gerakan
tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Dalam melaksanakan
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
pekerjaan tanpa disadari kita melakukan kelemahan yang dapat menimbulkan pemborosan yakni :
- Kelemahan penaganan barangbahan dalam proses produksi.
- Pemakaian barang yang berlebih.dan gagal dalam perlindungan.
- Cara penggunaan yang masih tidak tepat.
- Pemakaian yang kasar terhadap barang-barang.
- Kesalahan atas batas kecepatan.
- Kehilangan atas alat-alat kecil.
- Memakai mesin atau barang yang tidak sesuai tujuan.
- Keterlambatan laporan jika terjadi kerusakan.
- Kelalaian pengurusan mesinnbarang yang tidak dipakai.
- Penghapusan barang yang belum pada waktunya.
Dengan memperhatikan pedoman kerja dengan baik, maka efisiensi dan efektivitas kerja dapat terwujud dengan baik. Penataan ruang dan kantor yang
sesuai dengan prosedur kerja juga sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawannya.
T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008.
USU Repository © 2009
BAB III ANALISA DAN EVALUASI
Pada bab ini, penulis akan melakukan analisis dan evaluasi terhadap penataan ruang dan kantor pada PT.Telkom, Tbk Unit Enterprise I Sumatera
dengan cara membandingkan pelaksanaan-pelaksanaannya dengan teori yang telah didapat selama perkuliahan.
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise I Sumatera adalah struktur organisasi dalam bentuk lini dan staff. Dalam struktur
organisasi Lini dan staff dapat diketahui bahwa, kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak ke bagian bawah
perusahaan dan menunjuk seorang staf ahli untuk mengatur berbagai macam pekerjaan tertentu diseluruh organisasi.
Keuntungan dari struktur organisasi ini yaitu adanya kesatuan komando perintah, koordinasi yang lebih baik serta adanya tanggung jawab yang lebih
