Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 h. Pilihan pegawai. i. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai. j. Ramalan mengenai beban pekerjaan. k. Kualitas pekerjaan tata usaha. l. Memperbanyak salinan dan data statistik. Pada PT. Telkom Unit Enterprise I Sumatera menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin- mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila mesin tersebut untuk digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai- pegawai melaksanakan pekerjaan. Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor sangat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan dalam perusahaan. Untuk itu dalam menyusun tata ruang kantor harus diperhatikan faktor-faktor kondisi fisik kerja kantor, dan juga harus memperhatikan syarat-syarat pendirian kantor, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun syarat-syarat pendirian kantor adalah sebagai berikut : T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 1. Letak Dalam mendirikan kantor harus dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantorpos, rumah makan dan konsumen. 2. Kepatutan Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya cukup luas. Sehingga dapat menempung para pekerja dan perabotan kantor dengan baik. 3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya Untuk mendirikan kantor perusahaan harus memperhatikan soal biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. 4. Faktor-faktor fisik Faktor-faktor fisik yang harus diperhatikan antara lain, penerangan, warna, musik, udara dan suara. Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh perusahaan jika didirikan sesuai dengan syarat-syarat pendirian kantor antara lain : 1. Biaya biaya gedung yang lebih murah. 2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. 3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik. 4. Ruang dapat diperluas. Perencanaan untuk lingkungan fisik tidak dapat dipertimbangkan secara terpisah daripada bidang-bidang perencanaan kantor yang penting lainnya. T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 Semuanya harus dikoordinasikan dengan seksama. Adapun Lingkungan fisik kantor yang harus diperhatikan antara lain :

a. Penerangan

Penerangan atau tata cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan pekerjaan tata usaha yang sukses diperlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik akan membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Keuntungan dari penerangan yang baik adalah : 1. Perpindahan pegawai berkurang. 2. Prestise lebih besar. Semangat kerja lebih tinggi. 3. Hasil pekerjaan lebih banyak. 4. Ketidakhadiran berkurang. 5. Kesalahan berkurang. 6. Keletihan berkurang. Dalam menetapkan penerangan yang akan digunakan, maka yang harus diperhatikan salah satunya adalah mutu penerangannya. Yang menjadi pertimbangannya adalah kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini saling berhubungan satu sama lain. Penerangan yang efektif untuk melihat adalah cahaya yang dipantulkan, bukan cahaya dari sumbernya. Perbandingan cahaya T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 yang dipantulkan oleh suatu permukaan dibagi dengan jumlah cahaya yang diterimanaya merupakan daya pantul dari permukaan tersebut. Kecerahan juga sangat penting, karena dapat mempengaruhi penglihatan. Mata manusia dapat melihat dengan baik sekali apabila semua lingkunagan dalam bidang penglihatan seperti meja dan kelilingnya kira-kira sama terangnya. Keluhan pegawai mengenai penerangan lebih banyak disebabkan oleh kurang baiknya mutu ketimbang kurangnya jumlah penerangan. Banyak keluhan mengenai penerangan yang kurang baik disebabkan cacat mutunya, bukan cacat jumlahnya. Ada emapat macam sistem penerangan yang penting yakni : 1. Sistem penerangan langsung, yaitu sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja. 2. Sistem penerangan setengah langsung, yaitu sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kerja. 3. Sistem penerangan tidak langsung yaitu sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ke tempat kerja. 4. Sistem penerangan setengah tidak langsung yaitu sistem penerangan, dimana kebanyakan cahaya memancar kearah langit-langit, kemudian ke bawah ke tempat kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah. T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 Tata cahaya yang ada pada kantor ini sangat baik, pada kantor ini ventilasinya cukup baik dengan kaca transparan yang ditutupi oleh gorden berwarna biru. Sedangkan untuk penerangan buatannya digunakan lampu neon bercahaya putih, penerangan yang ada tidak membuat mata para karyawannya terganggu. Meja kerja karyawannya juga tidak ada yang menghadap ke jendela sehingga karyawan tidak akan terganggu dengan cahaya matahari yang masuk. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan meganggu pekerjaan karyawan, untuk itu pada PT. Telkom Unit Enterprise ini tata cahayanya sangat baik selain menggunakan penerangan buatan juga menggunakan cahaya matahari. Cahaya lampu yang digunakan juga dengan kekuatan yang sama. Cahaya penerangan yang cukup dan tepat akan mempengaruhi efisiensi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan kantor karena berpengaruh terhadap jiwa pegawai.

b. Faktor Udara

Faktor udara sangat penting diperhatikan dalam kegiatan pekerjaan kantor sehari-hari guna menambah gairah para pegawai dalam bekerja. Apabila ruangan kantor suhunya tinggi panas, maka akan berpengaruh kurang baik untuk para pegawainya. Keuntungan udara yang baik adalah : - Produktivitas yang lebih tinggi - Mutu Pekerjaan lebih tinggi - Kesenangan dam kesehatan pegawai yang bertambah - Semangat kerja yang tinggi T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diadakan usaha sebagai berikut : 1. Mengatur suhu udara dalam ruangan kerja dengan alat Air Conditioning 2. Usahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawai empat unsur pokok yakni : suhu, kebersihan, peredaran dan kelembapan. Mungkin dalam kenyataannya hanya dua atau tiga unsur saja yang diawasi. Penggunaan air conditioning akan menambah produktivitas kerja karyawan. Suasana udara dalam ruangan juga baik sirkulasi udara lancar sehingga ruangan ini tidak sesak karena udara yang masuk cukup. Untuk menjaga kenyamanan karyawan di kantor ini juga terdapat beberapa Air Conditioning AC yang temperaturnya tidak terlalu dingin sehingga aktivitas tidak terganggu. Selain AC juga terdapat kipas angin yang dapat membantu melancarkan sirkulasi udara yang masuk.AC yang dipasang memakai sistem central terpusat. Kipas angin diletakkan di tiap sudut ruangan. Dalam faktor ini yang paling penting adalah suhu udara dan uap air pada udara itu. Pada PT. Telkom UNER I ini sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dean sirkulasinya juga cukup baik. Temperatur yang digunakan pada AC berkisar 28-30 derajat celcius.

c. Faktor Suara

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 Faktor suara dalam pekerjaan kantor sehari-hari adalah sangat mempengaruhi kesehatan tubuh manusia khususnya telinga. Untuk itu diperlukan perhatian susunan letak daripada perlengkapan dan alat-alat kantor sehingga tidak menimbulkan suara gaduh. Suara gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, dalam menggunanakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. Kantor yang gaduh jarang merupakan kantor yang efisien. Suara yang gaduh tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Banyak sumber suara terdapat dalam kantor diantaranya percakapan, gesekkan kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi sumber suara yang penting adalah sumber dari luar kantor. Permukaan yang keras memantulkan suara dan menyebabkan gema-gema, sedangkan permukaan yang lunak menyerap gelombang-gelombang suara. Syarat- syarat bangunan gedung yang modern memerlukan penggunaan bahan-bahan gedung yang keras. Suara yang ada pada kantor ini tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi. Maka dari itu untuk menerima tamu terdapat ruangan resepsionis. Sehingga pihak eksternal yang ingin bertemu pegawai dapat menunggu pada ruang resepsionis.

d. Tata warna

Warna tujuannya tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan kantor. Karena itu keuntungan penggunaan warna yang T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009 tepat adalah tidak hanya bersifat keindahan dan psikologis, tetapi juga bersifat ekonomis. Warna tidak dapat digunakan secara sembarang. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasanan yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan. Warna untuk kantor harus dipilih dengan seksama. Warna mengubah suhu temperatur ruangan. Warna juga mempunyai pengaruh yang penting terhadap penerangan kantor. Warna muda menambah penggunaan penerangan. Keuntungan dari penggunaan warna yang baik adalah : 1. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan. 2. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai. Untuk tata warna pada PT. TELKOM UNER I Sumatera juga sangat baik dimana tata warnanya sangat pas dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah putih sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang digunakan adalah warna abu-abu sehingga ruangan tidak mudah terlihat kotor bahan lantai dipilih yang tidak licin sehingga untuk berjalan kita tidak perlu khawatir terpeleset. Antara ruangan resepsionis dengan ruangan kantor bagian dalam dibuat sekat berwarna coklat yang terbuat dari kayu sehingga menimbulkan kesan alami , namun selain itu juga ada ruangan yang diberi sekat kaca sehingga ruangan lebih terlihat luas. Warna lemarinya coklat dan abu-abu, sedangkan untuk warna meja juga menggunakan warna yang sama. T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009

e. Musik

Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan physiologis dan physicologis, daripada suara dalam bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan, meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik.

F. Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor