1. Memahami isi buku terlebih dahulu, dengan cara melihat judul buku,
daftar isi, kata pengantarpendahuluan, atau membaca secara keseluruhan, 2.
Menentukan subjek buku tersebut, 3.
Penggunaan bagan klasifikasi DDC, 4.
Pemilihan notasi kelas atau nomor kode yang tepat, 5.
Memberi nomor kode pada buku yang bersangkutan, 6.
Membuat kartu katalog.
3
Pengolahan yang terorganisasi dengan baik akan memberikan dampak yang baik untuk kegiatan penelusuran temu kembali, karena kegiatan pengolahan
ini sangat berkaitan dengan kegiatan penelusuran yang dilakukan oleh pemakai. Pengolahan yang sederhana dan mudah membuat para pemakai yakin akan
penelusuran yang dilakukan. Dalam melakukan kegiatan pengolahan dibutuhkan bantuan berupa peralatan pengolahan, diantaranya adalah :
1. Kebijakan pimpinan untuk pengolahan sebagai pegangan. Hal itu untuk
menciptakan konsistensi dan dijadikan pegangan dan rujukan agar pada masa yang akan datang tidak mudah diubah. Oleh karena itu hal-hal yang
bersifat prinsip harus ditetapkan dengan keputusan atau kebijakan pimpinan, termasuk dalam hal pengolahan itu,
2. Buku Dewey Decimal Classification DDC terdiri atas bagan klasifikasi,
indeks relatif, dan tabel, 3.
Pedoman katalogisasi yang diterbitkan oleh Perpusnas RI, 4.
Pedoman tajuk subjek Perpusnas RI, 5.
Thesaurus Thesaurus,
3
Bulletin Bina Pustaka, vol : - 1981 no. 27-32, h. 14.
6. Alat atau perlengkapan supplies seperti slip buku, label, slip tanggal
kembali dan kartu katalog, 7.
Plastik sampul, 8.
Alat tulis kantor ATK secukupnya.
4
B. Langkah
– langkah pengolahan
Pegolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar
oleh masyarakat pemakai. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Inventarisasi
Tahap pertama dari kegiatan pengolahan koleksi buku adalah mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa
dikenal dengan istilah inventarisasi. Inventarisasi adalah kegiatan : a.
Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, b.
Memberi nomor induk atau inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan,
c. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui
volume dan nomor edisi yang diterima, d.
Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku, e.
Memberi cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
5
Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data
4
Op.,cit, h.102
5
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 81.
inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah
perpustakaan, yang pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut : a.
Tanggal pemesanan, b.
Tanggal penerimaan, c.
Tanggal pembayaran, d.
Tanggal inventaris, e.
Nomor inventaris, f.
Judul, g.
Pengarang, h.
Edisi, i.
Kota terbit, j.
Penerbit, k.
Tahun terbit, l.
Jumlah dibagi dua kolom untuk eksemplar dan judul, m.
Bahasa dibagi dua kolom untuk Indonesia dan asing, n.
Sumber hadiah, sumbangan, atau pembelian, o.
Harga satuan kalau sumber pembelian, p.
Keterangan digunakan apabila diperlukan. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut : a.
Pemberian cap perpustakaan Cap perpustakaan adalah stempel atau cap yang diberikan untuk
mengetahui identitas yang menunjukkan bahwa koleksi tersebut milik
perpustakaan dan menghindarkan orang mengambil. Cap itu biasanya dibubuhkan pada tiga tempat 1 halaman di belakang judul, 2 di
bagian tengah pada halaman tertentu yang dilakukan secara konsisten, dan pada bagian terakhir isi. Cap tersebut hendaknya tidak menggangu
atau menutupi teks. b.
Pemberian cap inventaris Cap inventaris adalah cap yang mencantumkan keterangan tentang
nama instansi, nomor kelas, nomor induk, tahun diterima, dan sumber pengadaan. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau
halaman akhir buku. c.
Pemberian nomor registrasi atau nomor inventaris Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka
atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukan identitas setiap koleksi perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat
untuk mencerminkan status asal koleksi yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan
dan setiap koleksi hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan
dan kebijakan setiap perpustakaan.
6
Manfaat data dari buku inventaris dapat digunakan untuk pembuatan laporan statistik. Data tersebut antara lain adalah :
a. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan,
b. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya,
6
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan,Jakarta: segung seto, 2002 h. 38.
