Ciri dokumen dapat digolongkan ke dalam 2 kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok berdasarkan ciri intelektualnya.
Ciri fisik mencangkup tinggi, berat, tata letak, proses pembuatan, frekuensi waktu dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria seperti tujuan dokumen, isi,
subyek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, keaslian karya, dan lain-lain.
Karakteristik sebuah dokumen berpengaruh terhadap cara mengolahnya, berat, tinggi, kemasan hardness, usia, status pengawetan, kelengkapan dokumen,
dan jumlah merupakan faktor yang mempengaruhi pemilihan dan pendayagunaan dokumen.
Sifat dokumen antara dokumen tekstual dengan dokumen nontekstual. Dokumen tekstual menyajikan isi seluruhnya atau pada hakekatnya dalam bentuk
teks tertulis untuk kemudian dibaca oleh si pemakai. Dokumen tekstual mencakup buku, majalah, kartu, dokumen administratif, dokumen hukum, katalog, terbitan
niaga, paten dan sebagainya. Dokumen non tekstual berisi teks tertulis, namun bagian paling penting
adalah informasi yang disajikan dalam bentuk lain. Informasi yang disajikan dalam bentuk lain itu dimaksudkan untuk dilihat, didengar, atau dimanipulasi.
Dan dokumen non tekstual terbagi atas: Dokumen ikonik berupa citra peta, atlas, cetak biru yang merupakan
gambar atau denah dalam kertas berwarna biru, grafik, poster. Dokumen suara berupa rekaman suara “tape”, piringan hitam dan kaset. Dokumen audio visual
berupa gabungan antara citra dengan suara termasuk didalamnya adalah film, pertunjukkan slaid, pita vidio, dan disk vidio. Dokumen bersifat material seperti
objek, sampel, karya artistik, monumen, buku braillie, dan mainan pengajaran. Dokumen campuran merupakan dokumen yang menggabungkan dokumen
tekstual dan non tekstual menjadi satu dalam membahas sebuah subjek, misalnya buku dan kaset. Dokumen magnetik untuk pengolahan komputer, misalnya
program yang memungkinkan melaksanakan tugas kalkulasi, pemilihan, simulasi, dan pengolahan serta berkas file
29
F. Penyimpanan dokumen
Penyimpanan dokumen pada unit dokumentasi dibagi tiga jenis yaitu: penyimpanan dokumen fisik asli, penyimpanan dokumen penggantitiruan, dan
penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen itu sendiri tanpa penyimpanan dokumen.
1. Penyimpanan dokumen fisik asli
Yang berarti fisik dokumen itu sendiri yang disimpan misalnya bila dokumen itu berupa lembaran kertas maka akan tersimpan kertasdan kalau buku akan
tersimpan dalam buku-buku. 2.
Penyimpanan dokumen penggantitiruan Yang berarti yang disimpan adalah slide atau film dokumen bukan fisik
dokumennya. 3.
Penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen Yang berarti bahwa yang disimpan adalah informasinya saja. Informasi
tersebut menyimpan informasi dalam disket komputer berupa suara atau gambar dengan menggunakan alat elektronik.
29
Ibid, h. 38
Penyimpanan dan penataan dokumen fisik menggunakan sistem kearsipanfilling, artinya penyimpanan surat dengan sistem penataan tertentu
melalui prosedur sistematika sehingga sewaktu-waktu dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
Sistem pengarsipanfiling terdiri dari 5 bagian, yaitu: 1.
Filing sistem abjad 2.
Filing sistem subyek 3.
Filing sistem nomor 4.
Filing sistem wilayah 5.
Filing sistem tanggal
30
Pada dasarnya dikenal dua bentuk penyimpanan dokumen yaitu a dokumen disimpan dalam bentuk aslinya, serta b dokumen disimpan tidak dalam
bentuk aslinya melainkan diperkecil dalam bentuk mikro baik berupa fotocopy dalam bentuk lebih kecil atau microcard atau microfilm atau microfis. Semua
dokumen b direproduksi dalam bentuk yang lebih kecil, reproduksi ini akan lebih menghemat ruang, dan berat dokumen akan jauh lebih ringan dari pada
bentuk aslinya. Namun kerugian dari bentuk ini adalah diperlukan alat bantuk untuk membacanya, pengaturan suhu ruang yang cocok, perlengkapan yang tepat
karena semua reproduksi dalam bentuk mikro banyak digunakan untuk dokumen berupa surat kabar, peta , dan bahan arsip.
Pemilihan sistem penjajaran tergantung pada sifat dokumen, sering tidaknya dokumen digunakan, keperluan pemakai, serta tempat dan perlengkapan
yang tersedia, disarankan agar unit dokumentasi tidak membeli dokumen yang
30
Juhana S M, Dokumentasi dan perpustakaan, Bandung : Armico, 1992, h. 88
memerlukan penyimpanan dan fasilitas pelestarian khusus sebelum unit dokumentasi mampu menggunakan fasilitas tersebut.
Dan dilihat dari macamnya ada dua macam penjajaran yaitu penjajaran numerik dan sistematik. Pada penjajaran numerik, dokumen disusun menurut
nomor urut penerimaan dokumen. Keuntungan penjajaran ini ialah sederhana, penerimaan dokumen tidak terbatas, serta menghemat tempat. Kelemahannya
ialah pengarang dan subyek terpencar sehingga pemakai harus memeriksa katalog pengarang dan atau subjek untuk mengetahui letak dokumen atau untuk
mengetahui subyek apa saja yang dimiliki unit informasi. Sedangakan pada penjajaran sistematik, dokumen disusun menurut isinya,
disesuaikan dengan bagan klasifikasi. Dokumen yang terdapat pada setiap kelas kemudian dipilah lagi menurut abjad pengarang, keuntungan sistem ini ialah,
mampu mengelompokkan dokumen menurut subjeknya serta pemakai dapat mengakses langsung ke rak. Kesulitan sistem ini ialah kesulitan penentuan subjek
sebuah dokumen. Bila pengelompokan menurut subjek tidak tepat, informasi mengenai dokumen tersebut akan hilang. Kerugian lain ialah ruangan tidak dapat
diatur secara efisien tergantung pada subjek yang ada bila terjadi perubahan subjek, keseluruhan koleksi harus ditata kembali. Namun apapun penjajaran yang
dipilih, semua dokumen harus diberi nomor panggil, dan angka yang menunjukkan lokasi dokumen disimpan.
31
Simpan atau dokumen merupakan pekerjaan penataan, pemeliharaan, dan pendayagunaan dokumen sebaik mungkin. Koleksi dokumen merupakan investasi
finansial serta intelektual untuk keperluan informasi, penelitian, karya sastra, serta
31
Sulistyo-Basuki, teknik dan jasa dokumentasi, Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1992, h. 37
