memerlukan penyimpanan dan fasilitas pelestarian khusus sebelum unit dokumentasi mampu menggunakan fasilitas tersebut.
Dan dilihat dari macamnya ada dua macam penjajaran yaitu penjajaran numerik dan sistematik. Pada penjajaran numerik, dokumen disusun menurut
nomor urut penerimaan dokumen. Keuntungan penjajaran ini ialah sederhana, penerimaan dokumen tidak terbatas, serta menghemat tempat. Kelemahannya
ialah pengarang dan subyek terpencar sehingga pemakai harus memeriksa katalog pengarang dan atau subjek untuk mengetahui letak dokumen atau untuk
mengetahui subyek apa saja yang dimiliki unit informasi. Sedangakan pada penjajaran sistematik, dokumen disusun menurut isinya,
disesuaikan dengan bagan klasifikasi. Dokumen yang terdapat pada setiap kelas kemudian dipilah lagi menurut abjad pengarang, keuntungan sistem ini ialah,
mampu mengelompokkan dokumen menurut subjeknya serta pemakai dapat mengakses langsung ke rak. Kesulitan sistem ini ialah kesulitan penentuan subjek
sebuah dokumen. Bila pengelompokan menurut subjek tidak tepat, informasi mengenai dokumen tersebut akan hilang. Kerugian lain ialah ruangan tidak dapat
diatur secara efisien tergantung pada subjek yang ada bila terjadi perubahan subjek, keseluruhan koleksi harus ditata kembali. Namun apapun penjajaran yang
dipilih, semua dokumen harus diberi nomor panggil, dan angka yang menunjukkan lokasi dokumen disimpan.
31
Simpan atau dokumen merupakan pekerjaan penataan, pemeliharaan, dan pendayagunaan dokumen sebaik mungkin. Koleksi dokumen merupakan investasi
finansial serta intelektual untuk keperluan informasi, penelitian, karya sastra, serta
31
Sulistyo-Basuki, teknik dan jasa dokumentasi, Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1992, h. 37
keperluan lainnya. Semua itu penting bagi pengembangan serta penyebaran ilmu pengetahuan serta merupakan kekayaan nasional yang berharga. Oleh karena itu,
simpanan dokumen harus dijaga. Bila dokumen hilang atau rusak maka hal tersebut berarti hilangnya salah satu bagian ilmu pengetahuan. Keadaan ini
menjadi lebih parah bila dokumen yang hilang atau rusak tidak dapat diganti atau ditemukan kembali. Penempatan yang keliru juga dapat dianggap sebagai
dokumen yang hilang karena tidak dapat ditemubalik.
32
G. Pengertian perundang-undangan
Istilah “perundang-undangan” mempunyai dua pengertian yang berbeda, yaitu:
1. perundang-undangan merupakan proses pembentukanproses membentuk
peraturan-peraturan negara, baik di tingkat pusat, maupun di tingkat daerah.
2. perundang-undangan adalah segala peraturan negara, yang merupakan
hasil pembentukan peraturan-peraturan, baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah.
33
Peraturan perundang-undangan ialah apa yang ada dalam bahasa Belanda disebut wetten in matereile zin atau padanannya di negara kita berujud dalam
peraturan-peraturan negara berupa undang-undang kebawah
34
. Undang-undang adalah peraturan umum dan formal. Dibentuk oleh
pemerintah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat, undang-undang mengatur persoalan-persoalan pokok dalam rangka melaksanakan hukum dasar
negara. PERPU adalah peraturan pemerintah pengganti undang-undang adalah
32
Ibid, h. 37-38
33
Maria farida, Ilmu perundang-undangan,yogyakarta: kanisius, 1998. h, 3
34
Supardan modeong, Teknik perundang-undangan di Indonesia, Jakarta, : perca, 2005. h,75
peraturan yang dibuat oleh pemerintah dalam keadaan memaksa. PP adalah perundang-undangan yang berisi aturan umum untuk melaksanakan undang-
undang atau PERPU. PERPRES adalah peraturan undang-undang yang berisi aturan umum. KEPRES adalah peraturan yang bersifat khusus untuk
melaksanakan UUD 1945, TAP MPR, undang-undang atau Perpu, PP. INPRES adalah petunjuk-petunjuk dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat
pejabat bawahannya.
35
H. Lembaran lepas
Salah satu dokumen yakni berupa dokumen tekstual yang berbentuk lembaran lepas, misalnya surat. Ada baiknya kita mengenal beberapa jenis surat
yang sering digunakan di lingkup organisasi pemerintah maupun niaga Berdasarkan atas dasar isi dan asal surat :
1. Surat resmi atau surat dinas pemerintah
a. Surat niaga
b. Surat pribadi
2. Menurut maksud dan tujuan :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permohonan
e. Surat peringatan
f. Surat penawaran dan sebagainya
3. Berdasarkan jaminan dan kemananan isinya:
35
Amiroeddin Syarif, Perundang-undangan: dasar, jenis dan teknik membuatannya Jakarta: Bina aksara, 1982, h. 32
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial
d. Surat biasa
4. Atas dasar urgensi penyelesaiannya;
a. Surat kilat khusus
b. Surat amat segera
c. Surat segera
d. Surat biasa
Sedangkan penggolongan jenis surat berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman
Umum Tata Persuratan Dinas adalah sbb: 1.
Atas dasar keaslian surat : a.
Asli, maksudnya lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan
sebagai asli. b.
Tembusan, yaitu tindasan atau carbon copy. c.
Salinan atau turunan, yaitu lembaran hasil penggandaan. d.
Petikan atau kutipan, yaitu lembaran yang berisi beberapa bagian yang diambil dari surat asli.
2. Atas dasar bobot informasinya :
a. Surat penting
b. Surat biasa
3. Berdasarkan pengamanan informasi :
