g. Dosen akan mengumumkan hasil kuis baik secara langsung maupun melalui sekretariat PSAJM IPB setelah semua
dokumen selesai dikoreksi. 3. Prosedur Penyampaian Informasi
a. Sekretariat PSAJM IPB mendapatkan informasi dari dosen maupun staff yang ditujukan kepada mahasiswa.
b. Sekretariat PSAJM IPB akan membuat pengumuman tertulis yang berisikan informasi tersebut.
c. Pengumuman yang telah dibuat akan didistribusikan melalui papan pengumuman mahasiswa.
d. Mahasiswa diharapkan membaca pengumuman yang telah ada.
4.2.3 Diagram Alir Dokumen Flow Map
Analisis dokumen dilakukan terhadap bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem
pembelajaran PSAJM IPB. Bagian-bagian yang terkait antara lain, yaitu dosen, komisi pendidikan, sekretariat PSAJM IPB, dan
mahasiswa. Agar lebih mudah dan jelas untuk dipahami dapat dilihat pada Gambar 7, 8, dan 9 yang menampilkan diagram alir dokumen
flow map yang sedang berjalan.
4.2.4 Dokumen yang sedang Berjalan
Analisis ini menunjukkan dokumen-dokumen yang sedang berjalan pada sistem pembelajaran PSAJM IPB, antara lain:
1. Materi Perkuliahan Materi perkuliahan dibuat oleh dosen yang kemudian diserahkan
kepada sekretariat PSAJM IPB untuk diarsipkan, diperbanyak, dan didistribusikan kepada mahasiswa.
2. Soal dan Jawaban kuis Soal kuis yang dibuat oleh dosen yang kemudian dikerjakan oleh
mahasiswa sehingga menghasilkan dokumen baru yaitu jawaban atas soal kuis yang ada.
3. Nilai Dokumen nilai merupakan dokumen yang dibuat oleh dosen yang
berisikan rekapan nilai mahasiswa yang telah mengikuti kuis. Dokumen ini diberikan kepada sekretariat PSAJM IPB untuk
dipublikasikan kepada mahasiswa. 4. Pengumumaninformasi
Pengumuman yang ada berasal dari dosen maupun staff yang berisikan informasi mengenai kegiatan belajar mengajar maupun
kegiatan kemahasiswaan yang dipublikasikan kepada mahasiswa.
4.2.5 Sistem Informasi Pendidikan PSAJM IPB
PSAJM IPB telah memiliki website Lampiran 2 yang digunakan sebagai sarana promosi secara online dan juga media
penyampaian informasi. Website PSAJM ini tidak berdiri sendiri tetapi tergabung menjadi satu dengan website Manajemen IPB.
PSAJM IPB sedang mengembangkan sistem e-learning untuk menunjang sistem pembelajaran yang ada. Sistem e-learning tersebut
masih dalam tahap penyusunan. Dengan kehadiran sistem elearning ini diharapkan mahasiswa mendapatkan kemudahan dalam
mendapatkan materi perkuliahan, informasi nilai serta informasi- informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perkuliahan yang
ada.
Dosen Staff Akademik
Sekretariat PSAJM-IPB Mahasiswa
Materi kuliah
Perbanyak
Materi kuliah
Arsip Materi
kuliah Materi
kuliah Permintaan
materi kuliah
Permintaan materi
kuliah Materi
kuliah
Gambar 7. Diagram alir dokumen Flow Map penyampaian materi kuliah yang sedang berjalan.
32
Dosen Sekretariat PSAJM-IPB
Mahasiswa
Gambar 8. Diagram alir dokumen Flow Map pelaksanaan kuis yang sedang berjalan
Info Kuis
Soal kuis Soal kuis
Jawaban
Nilai Nilai
koreksi
Pengumuman Nilai
Pengumuman Nilai
Pembuatan pengumuman
33
Jawaban Info Kuis
DosenStaff Skretariat PSAJM-IPB Mahasiswa
Informasi
Pembuatan pengumuman
pengumuman pengumuman
Informasi
Gambar 9. Diagram alir dokumen Flow Map penyampaian informasi yang sedang berjalan
34
4.2.6 Identifikasi MasalahPeluang