Identifikasi MasalahPeluang Studi Kelayakan

4.2.6 Identifikasi MasalahPeluang

Berdasarkan pengamatan lapang yang dilakukan pada PSAJM IPB, maka dapat didefinisikan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pemberian bahan kuliah atau modul masih dilakukan secara manual yaitu melalui hardcopy yang didistribusikan melalui sekretariat PSAJM IPB dan belum digitalisasi. Hal ini kurang efisien terutama bagi mahasiswa yang telah bekerja yang tidak mempunyai banyak waktu hanya sekedar untuk mengambil modul saja. 2. Penyampaian nilai kuis kepada mahasiswa dilakukan melalui sekretariat dan didistribusikan melalui mading akademik. Hal ini dirasa kurang efektif karena memakan waktu yang lama. 3. Penyampaian informasi yang dilakukan masih secara manual sehingga mahasiswa sulit untuk mendapatkan informasi terbaru terutama bagi mahasiswa yang telah bekerja. 4. Peluang yang ditemukan adalah: a. Pembuatan sistem e-learning yang hanya dapat diakses oleh civitas PSAJM IPB yang digunakan sebagai pelengkap perkuliahan. b. Sistem kuis online yang terdapat dalam sistem e-learning memberikan kemudahan bagi mahasiswa dimana mahasiswa langsung dapat melihat nilai kuis segera setelah menyelesaikan kuis tersebut. c. Menu informasi yang terdapat dalam sistem e-learning mempermudah mahasiswa untuk mendapatkan informasi terbaru dengan lebih cepat.

4.2.7 Studi Kelayakan

Investigasi terhadap suatu sistem yang sedang berjalan akan menghasilkan studi kelayakan terhadap aspek organisasi, teknis, operasional, ekonomi, dan kebutuhan pengguna yang memberikan gambaran dari sistem tersebut. Hasil studi kelayakan dari investigasi sistem akan menentukan rancangan yang akan dibuat untuk sistem e- learning pada PSAJM IPB. 1. Aspek Organisai PSAJM IPB merupakan organisasi yang memberikan pelayanan pendidikan yang diselenggarakan secara khusus yang lebih diutamakan kepada mereka yang telah bekerja. Seiring dengan tumbuhnya PSAJM IPB menjadi organisasi yang besar, banyak aspek yang harus diperhatikan, mulai dari sarana perkuliahan, penyampaian informasi, sumberdaya manusia, bahkan sampai dengan pelayanan harus diperhatikan oleh organisasi. Kompetisi yang semakin ketat, pertumbuhan organisasi serta meningkatnya jumlah mahasiswa mengharuskan organisasi untuk meningkatkan, memperbaiki, atau memodifikasi sistem yang sudah berjalan. Hal inilah yang menjadikan alasan mengapa diperlukan suatu sistem informasi pendidikan yang baik, yang dapat menunjang sistem-sistem lain yang ada sehingga meningkatkan kompetisi dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat di era globalisasi ini. 2. Aspek Teknis PSAJM IPB memiliki aspek teknis yang mencukupi untuk mengembangkan sistem e-learning untuk mendukung sistem perkuliahan yang ada. Dilihat dari sisi teknis, PSAJM IPB memiliki laboratorium komputer yang memiliki sekurang- kurangnya 17 unit komputer dan juga beberapa laptop yang digunakan oleh para staff untuk menyelesaikan tugasnya dimana terhubung menjadi satu jaringan baik melalui jaringan LAN local area network maupun jaringan nirkabel, dengan rincian sebagai berikut: a. 20 unit Komputer yang terdapat pada laboratorium komputer dengan spesifikasi tiap komputer menggunakan sistem operasi windows XP beserta program-program pendukung seperti Microsoft word, Microsoft excel, dsb b. 10 unit laptop pada masing-masing komisi dengan sistem operasi Windows XP. Kajian dan pertimbangan yang mendalam dalam pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak sangat diperlukan. Tidak saja untuk mengikuti mode, tetapi juga untuk pertimbangan fungsi yang ditawarkan sehingga mendorong dalam penggunaanya secara optimal. Dengan kondisi organisasi saat ini, menunjukkan bahwa organisasi telah memenuhi syarat teknis kebutuhan perangkat keras maupun perangkat lunak untuk pengembangan sistem e-learning. 3. Aspek Operasional dan SDM Faktor lain yang cukup penting dalam pengembangan suatu sistem selain faktor teknis yaitu faktor sumberdaya manusia. Kendala utama yang sering dihadapi adalah ketidakseimbangan kemampuan teknologi yang ada dengan kemampuan SDM yang dimiliki. Berdasarkan keadaan tersebut, maka diperlukan adanya pelatihan terhadap pengelola dan juga pengguna, sehingga dapat menunjang operasional sistem, baik dalam implementasi maupun pemeliharaan jika sistem sudah diterapkan pada organisasi. Orientasi pengembangan sistem dititikberatkan pada pengadaan perangkat keras dan pelatihan personel pengelola dan pengguna dari sistem tersebut. 4. Aspek Ekonomi Pemilihan teknologi yang akan digunakan harus dilakukan dengan bijaksana sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga tidak membuang-buang biaya untuk perangkat lunak maupun perangkat keras. Sehingga teknologi informasi dapat berkontribusi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, serta penghematan biaya organisasi. Pembangunan sistem ini tidak harus memerlukan segala sumber daya yang harus baru tetapi lebih diarahkan agar dapat memanfaatkan sumber daya yang ada. Penambahan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan hanya jika diperlukan saja. Dilihat dari segi ekonomi, implementasi sistem e-learning akan memberikan keuntungan bagi PSAJM IPB, karena dengan sistem e-learning ini pendistribusian materi kuliah, nilai, dan juga informasi dapat dilakukan dengan waktu yang singkat. Dengan demikian penghematan sumber daya yang ada dapat dilakukan, dan kinerja staff akan lebih efektif dan efisien. Disisi lain, pembangunan sistem e-learning ini akan memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk mendapatkan informasi, nilai, dsb, sehingga diharapkan dapat memotifasi mahasiswa dalam meningkatkan prestasi belajarnya. 5. Aspek Urgensi Kebutuhan Pengguna Pembangunan dan pengembangan sistem informasi dilakukan dengan orientasi pada kesesuaian teknologi informasi dengan kondisi pengguna, dengan kata lain pembangunan dan pengembangan sistem informasi harus dilakukan dengan pendekatan user centered focus pada pengguna. Pada PSAJM IPB, sistem e-learning yang akan dibangun dan dikembangkan adalah sistem yang mudah digunakan dan juga memberikan kemudahan dalam melaksanakan aktifitas penyampaian informasi.

4.3. Analisis Sistem