3.4 Standard Operating Procedures SOP
12
Standard Operating Procedures SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-
orang di dalam organisasi-yang adalah anggota organisasi-berjalan secara efektif dan efisien, konsisten, standar, dan sistematis.
Empat hal yang terdapat pada paragraph tersebut adalah ciri-ciri atau dapat disebut syarat-syarat SOP yang efektif dan bermanfaat bagi organisasi. Dengan
dipenuhinya empat syarat tersebut maka SOP akan menjadi bagian sistem organisasi yang dapat bergerak seirama dan harmonis dengan keputusan dan
kegiatan organisasi, dan tujuan penerapan SOP dapat terpenuhi. Adapun keempat syarat tersebut yaitu:
1. Efektif dan Efisien Kata efektif menurut makna harfiahnya adalah sesuai. Dalam kalimat buku
teks atau literatur manajemen dinyatakan sebagai do the right thing melakukan sesuatu yang tepat atau melakukan sesuatu yang sesuai. Kalimat
yang digunakan untuk melukiskan makna efektif tersebut sangat tepat, apalagi dengan mengubah letak kata dari kalimat tersebut maka akan didapat
makna kata efisien. Kata efisien dilukiskan dengan kalimat do the thing right melakukan sesuatu dengan tepat.
12
Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures SOP, Cet: I, Jakarta: MAIESTAS PUBLISHING, 2008, h. 79-92, 149, 268-294.
Universitas Sumatera Utara
Di setiap kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam SOP organisasi, harus dicapai efetivitas dan efisiensinya. Begitu pula pelaksanaan langkah-langkah
prosedurnya. 2. Konsisten
Syarat ini tidak kalah pentingnya untuk meningkatkan kualitas SOP di dalam organisasi. Dalam kaitannya dengan SOP, kata konsisten dapat dimaknai
sebagai SOP yang harus diterapkan secara standar dan sama untuk semua prosedur yang sama untuk semua bagian organisasi yang harus menerapkan
prosedur tersebut. Tidak mudah untuk menerapkan konsistensi apabila tidak ada dukungan kontrol. SOP harus diterapkan secara konsisten, baik untuk hal
yang sama di tempat yang sama, maupun untuk hal yang sama di tempat yang berbeda.
3. Standar Makna kata standar dalam SOP sangat erat kaitannya dengan konsistensi.
Dalam penjelasan mengenai konsistensi dapat ditangkap bahwa yang menjadi sorotan adalah pelaksanaan suatu prosedur sedangkan standar lebih melihat
kepada standar itu sendiri. Misalnya apakah organisasi atau perusahaan telah menerapkan prosedur kegiatan formal yang standar untuk semua unit atau
bagian atau departemen, atau bahkan para anggota organisasi. SOP harus dapat dimengerti secara mudah dan dengan pemahaman yang sama oleh
setiap anggota organisasi. Tidak boleh ada pengertian yang berbeda mengenai suatu prosedur operasi. Oleh karena itu, standarisasi ini menjadi
sesuatu yang sangat mutlak sifatnya bagi SOP organisasi.
Universitas Sumatera Utara
4. Sistematis Sebuah SOP sebagai pedoman atau panduan, harus dijelaskan dengan
sistematis, dapat diprediksi, serta dilandasi ukuran-ukuran keberhasilan, kegagalan, risiko yang jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan. Tidak ada
pedoman yang efektif tidak ditampilkan dan dijelaskan secara teratur dan rapi. Tanpa sistematika yang baik maka pengguna pedoman akan mengalami
kesulitan untuk mengikuti sesuai dengan tujuan pedoman itu sendiri.
Manfaat-manfaat teknis SOP sangat penting untuk dipahami oleh organisasi karena berguna untuk:
1. Acuan pemahaman kebutuhan organisasi. 2. Acuan pembuatan rancangan sistem.
3. Acuan pendefinisian kebutuhan organisasi. 4. Acuan penyusunan SOP yang efektif.
5. Acuan penerapan SOP dengan efektif. 6. Acuan kontrol dan perbaikan SOP.
Teknik-teknik penyusunan SOP terbagi atas empat yaitu: 1. Teknik Naratif
Teknik naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan penjelasan kalimat sesuai dengan kaidah bahasa yang benar ditambah istilah-
istilah yang lazim digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah- langkah kegiatan di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan
operasional maupun administrasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus flowchart adalah teknik spesifik yang sangat dikenal
dalam pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas, dimana setiap
simbol merepresentasikan makna tertentu dari kegiatan atau keputusan atau dokumen atau laporan atau media penyimpanan atau tanda penghubung
tertentu, dan sebagainya. Simbol-simbol yang digunakan adalah yang memiliki makna lazim yang diterima umum.
3. Teknik Tabular Teknik tabular atau tabulasi sangat jarang digunakan dan ditampilkan di
dalam penyusunan dan penyajian SOP organisasi. Teknik ini biasanya digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam proses penyusunan SOP
tetapi bukan berarti tidak dapat ditampilkan sebagai bagian dari prosedur operasional tertentu.
4. Teknik Campuran Gabungan Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan
sebelumnya yaitu teknik naratif, teknik bagan arus, dan teknik tabular. Dalam prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak
digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Unit Percetakan XXX yang berlokasi di Jalan Putri Merak Jingga Nomor 3 Medan. Penelitian ini berlangsung selama bulan
September 2013 sampai Januari 2014.
4.2 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematik, faktual dan akurat tentang fakta dan sifat
objek yang diteliti
13
.
4.3 Objek Penelitian
Objek penelitian yang diamati adalah tahapan kerja proses pencetakan dan penanganan produk cacat.
4.4 Kerangka Berpikir
Penelitian ini dirancang berdasarkan kerangka berpikir yang menunjukan hubungan logis antara faktorvariabel yang terkait atau dijelaskan dalam landasan
teori
14
. Pada penelitian ini dilakukan pengamatan terhadap pelaksanaan tahapan kerja bagian pencetakan yang dapat menimbulkan terjadinya kesalahan kerja atau
1
Sukaria Sinulingga, Metode Penelitian, Edisi: II, Medan: USU Press, 2012, h. 26.
2
Ibid., h. 86.
Universitas Sumatera Utara
Kategori