commit to user
F. Prosedur Pengiriman Surat
Pengertian prosedur menurut Mulyadi menjelaskan bahwa : “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-
ulang” Pengertian pengiriman yaitu suatu aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk memberikan pelayanan kepada konsumen setelah terjadi transaksi. Surat yang dikemukakan oleh Saiman 2002 : 75 adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Maka, berdasarkan pengertian tersebut bahwa Prosedur pengiriman surat adalah kegiatan layanan perusahaan berupa pesan tertulis dari pihak satu kepada
pihak lain yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama dalam hal penyampaian.
G. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di PT. Pos Indonesia PERSERO Kantor Pos Solo 57100, Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo 57111. Pemilihan lokasi ini
didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut : a
Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan, karena PT. Pos Indonesia Persero merupakan salah satu lembaga
adminstrasi pos dalam bisnis kurir yang berstatus BUMN sehingga dalam proses pengiriman surat pada khususnya surat korporat sangat diperlukan
guna meningkatkan persaingan dalam hal bisnis kurir surat pos express dalam rangka memperoleh keuntungan dan melanjutkan transformasi bisnis
dengan berbagai perusahaan baik besar maupun kecil, apalagi dengan semakin banyaknya persaingan dengan berdirinya lembaga pos bisnis kurir
lainnya.
commit to user
b Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga
memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, infprmasi dan referensi yang dibutuhkan.
c Lokasinya mudah terjangkau oleh berbagai kalangan masyarakat.
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif, yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena
sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau
permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini, penulis mendeskripsikan mengenai aktifitas administrasi surat menyurat di PT. Pos Indonesia Persero Kantor
Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express. 3.
Sumber Data Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,
sumber data dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut : a
Narasumber informan Adalah sumber data yang secara langsung didapat melalui pengamatan di
lapangan dengan cara melalui informasi dari informan yang terpercaya yaitu diantaranya keterangan dari :
1 Kepala Supervisor Operasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo
khususnya bagian Pos Express. 2
Team pegawai atau karyawan Pos Express PT. Pos Indonesia Persero Kantor Pos Solo 57100
3 Petugas Antaran Kurir
4 Petugas pelayanan loket pos
5 Petugas PURI surat ritel
b Tempat atau Lokasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara langsung didapat melalui kerja langsung bersama para petugasnya dan pengamatan langsung
dilapangan yaitu dari lokasi tempat kuliah kerja magang KKM di PT. Pos
commit to user
Indonesia Kantor Pos Solo 57100 yang berada ditengah kota yaitu di Jalan Jenderal Sudirman no. 8 57111
c Data dan Dokumentasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh dilapangan yaitu melalui hasil data dokumentasi yang berupa data surat pos
express, data pelanggan korporat dari berbagai perusahaan yang dientry pada aplikasi I-POS yang berjumlah 72 nasabah, resi dan surat yang sudah
kadaluwarsaalamat tidak jelas, dll yang bersifat mendukung keterangan narasumber yang didapat dengan cara mendokumentasikan dan mencatat
data hasil yang lainnya pada pelaksanaan pengamatan mahasiswa maupun data – data yang sudah ada di PT. Pos Indonesia Persero Kantor Pos Solo
57100. d
Benda dan gambar Sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh dilapangan
yaitu dengan melalui benda dari Pos Express yang berupa bukti terima kirim resi, surat daftar pengantar kiriman dan neraca loket pos express, bukti
advis kirim surat yang dikirim melalui pesawat dan berupa gambar lokasi dan tata arsitektur kantor Pos Express dilihat dari depanluar.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data ini sangat dipengaruhi oleh obyektifitas hasil pengamatan.
Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam usaha untuk memperoleh data tersebut adalah :
a Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi pengamatan dan
kegiatan yang dipelajari di lapangan kepada tim pegawai pos express, sehingga memberi kemungkinan bagi pengamat dengan mengadakan
komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini, informan tersebut adalah :
commit to user
1 Kepala Supervisor Operasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo
khususnya bagian Pos Express yaitu Bapak Agus Irianto. 2
Team pegawai atau karyawan Pos Express PT. Pos Indonesia Persero Kantor Pos Solo 57100, diantaranya Ibu Jani Ernawati, Ibu Tyas, Ibu
Eling, Mas Agus, Mas Abdul. 3
Petugas Antaran Kurir, diantaranya Mas Lutfi, Mas Fitri, Bapak Harjono, Mas Kris.
4 Petugas loket pos, diantaranya mbak Ria, Mas Daru.
5 Petugas PURI surat ritel, Mas Abdul
b Observasi
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengamati, mendengarkan, mencatat dan melihat secara langsung kegiatan atau aktifitas yang dilakukan
oleh team pegawai pos express dalam kegiatan kerja kolekting hingga reporting proses pengiriman produk surat pos khususnya korporat
perusahaan di PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo 57100. c
Metode Kepustakaan Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri, serta
menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman tentang I-POS lainnya yang didapat dari Kantor Pos Solo, sebagai referensi dan menggali
teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis model interaktif. Menurut HB. Sutopo, 2002 : 91 - 93 dalam model ini
ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan
data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis modl interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :
a Reduksi Data data reduction
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang
commit to user
pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan
pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan
cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang
tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
b Penyajian data
Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Rakitan
kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan narasi yang
disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan logika pengamatnya.
c Penarikan kesimpulan conclusion drawing
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar- benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk
tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yangtimbl melintas pada pengamat pada waktu
menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data
berakhir.
commit to user
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada skema model interaktif sebagai berikut :
Gambar 1.1 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Kesimpulan
commit to user
24
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. PT. Pos Indonesia Solo 57100
1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100
Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.
Berdirinya kantor PT. Pos Indonesia Persero kota Surakarta tidak secara pasti diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada
perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis karena pada masa tersebut Surakarta masih suatu kerajaan.
Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka efisiensi dn efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro,
utamanya dalam menjalankan peranannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun
1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakarta berubah menjadi perusahaaan Perseroan yakni PT. Pos Indonesia Pesrero Kota Surakarta. Lokasi kantor PT.
Pos Indonesia Persero Solo terletak di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57111.
2. Identifikasi Instansi
Nama : PT. Pos Indonesia Persero
Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100
Pimpinan : Bapak Achmad Chairul Hadi
3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 KPRC
PT. Pos Indonesia Persero Solo 57100 terletak ditengah kota Surakarta tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100, berdekatan
dengan Balaikota Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis UPT serta sebagai Sentral Pengelolaan Pos SPP dengan fungsi yang cukup lengkap
ditinjau dari segi aktivitas layanan fungsi – fungsi antara lain : a
Sebagai Kantor Pos b
Sebagai Kantor Sentral Distribusi
Kategori