commit to user
pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya.
Meskipun saat ini alat komunikasi sudah demikian canggihnya, dengan begitu banyaknya sarana komunikasi missal telepon, teleks, telegrap, radio,
televisi, atau bahkan email, internet, surat dengan keunikan peranannya tetap bertahan dengan kelebihan sendiri, hal ini disampaikan berdasarkan Sikka
Mutiara Silmi 2001: 2 diantaranya : a
Praktis karena surat adalah sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan
sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau. b
Efektif karena informasi atau keterangan yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah khusus yang
terkadang tidak dimengerti oleh penerimanya. c
Ekonomis karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihan,
banyak lkasi daerah yang terpencar maka surat sangat diperlukan untk sarana komunikasi meski jauh lebih canggih mengingat daerah tersebut sulit
dijangkau. Jadi, surat dapat merupakan bukti hitam diatas putih sebagai sarana
komunikasi lagipula surat dapat menyimpan rahasia dan biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
2. Fungsi Surat
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, dikemukakan oleh Sikka Mutiara Silmi 2001 : 3 sebagai berikut :
a Tanda bukti tertulis yang otentik
Adalah bahwa surat sebagai sarana komunikasi secara tertulis maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
b Alat pengingat
commit to user
Adalah bahwa surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya. c
Jaminan keamanan Adalah bahwa surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan
pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan sebagainya. d
Sarana komunikasi Adalah bahwa surat sesuai dengan fungsinya surat sebagai sarana
komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis. e
Wakil Adalah bahwa surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi, atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. f
Sumber data Adalah bahwa surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk
informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti. g
Alat pengikat Adalah bahwa surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. h
Alat promosi Adalah bahwa surat terutama pada bagian kepala surat yang membuat logo
dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang dapat membaca surat
tersebut. i
Alat untuk penghematan Adalah bahwa surat dapat menghemat, baik waktu maupun tenaga dan juga
biaya karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
3. Pengertian Surat Menyurat
Hubungan timbal balik antara seseorang dengan alat komunikasi secara lisan maupun tertulis dapat menjadi hubungan surat – menyurat ataupun
commit to user
korespondensi surat. Banyak para ahli mengemukakan tentang korespondensi yaitu pada intinya hal yang berkaitan dengan kirim surat.
Menurut Sedamaryanti dalam Ida Nuraida 2008 : 50 menyatakan bahwa surat menyurat juga disebut dengan korespondensi, yaitu salah satu
bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, korespondensi merupakan salah satu komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
dilaksanakandalam tugas sehari – hari. Menurut Saiman 2002 : 74 surat menyurat adalah kegiatan
mengendalikan surat – surat masuk dan keluar dan hal – hal penting lainnya yang berhubungan pengecapan dengan pertanggungjawaban surat – surat dan
dokumen yang jelas.
4. Pentingnya Surat Menyurat
