Administrasi jasa pos surat korporat di bagian pos express kantor pos Solo 57100 erwanto

commit to user

ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT

DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : ERWANTO

D1509032

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

ii

commit to user

iii

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Erwanto

NIM : D1509032

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir saya yang berjudul ” ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100 ” adalah betul - betul karya sendiri. Hal - hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

commit to user

v

MOTTO

Hendaknya kamu berbuat benar, karena kebenaran itu menunjukan kebaikan dan jauhilah dusta karena dusta akan membawa pada kejahatan.

Dan barang siapa mengamalkan kejujuran, akan membawa kehidupan kepada kesederhanaan dan ketenangan.

( HR Muslim )

Kebanyakan orang gagal adalah orang yang tak menyadari betapa dekatnya mereka pada titik kesuksesan saat mereka memutuskan untuk menyerah.

( Thomas Alva Edison )

Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam memperoleh kesuksesan.

( Erwanto )

Jangan selalu lupa ucapkan “Bismillah dan Alhamdulillah” dalam setiap aktivitas dan pekerjaan yang baik.

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:

™Bapak dan Ibu tercinta yang telah mengasuh, membimbing, mendidik, dan menyayangi penulis sehingga penulis bisa seperti sekarang ini.

™Kakak serta keluarga besarku yang selalu

memberikan dukungan dan semangat.

™Teman-teman yang selalu bersama dalam

suka dan duka, tak henti-hentinya memberi dukungan dan bantuan kepada penulis.

™Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009.

Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.

commit to user

vii   

KATA PENGANTAR

Assalamu`alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul ” Administrasi Jasa Pos Surat Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100 ” dengan lancar.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya.

Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:

1. Drs. Ali, M. Si. selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan

bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini.

2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Dra. Retno Suryawati, M. Si. selaku pembimbing akademik.

5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam

pengurusan administrasi.

6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah

menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan.

7. Bapak Agus Irianto selaku Supervisor Bagian Pos Express Kantor Pos

commit to user

viii   

Solo 57100 yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data selama pengamatan.

8. Orang tua, Kakak, serta keluargaku semuanya.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B

10.Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis

sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya Tugas Akhir ini.

Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan dan pengorbanan yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari Allah SWT. Amin.

Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin.

Wassalamu`alaikum Wr. Wb.

Surakarta, Penulis

Erwanto  

commit to user

ix

 

DAFTAR ISI

 

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

ABSTRAK ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Pengamatan ... 4

D. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Pengertian Administrasi ... 5

B. Pengertian jasa ... 8

1. Pengertian Jasa ... 8

2. Klasifikasi Jasa ... 8

C. Pengertian Surat – Menyurat ... 10

1. Pengertian Surat ... 10

2. Pengertian Surat – Menyurat ... 11

D. Pengertian Surat Korporat ... 11

commit to user

x

 

F. Metode Pengamatan ... 12

1. Lokasi Pengamatan ... 12

2. Jenis Pengamatan ... 13

3. _{Sumber Data ... 13}

4. Teknik Pengumpulan Data ... 14

5. Teknik Analisis Data ... 15

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN ... 17

A. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Solo57100 ... 17

B. Identifikasi Instansi ... 18

C. Visi dan Misi ... 18

D. Tugas dan Fungsi ... 19

E. Kepemilikan Modal ... 19

F. Produk - produk ... 19

G. Lokasi Kantor Pos Solo Solo 57100 ... 24

H. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100 ... 27

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 32

A. Collecting ... 33

B. Processing ... 35

C. Transporting ... 40

D. Delivering ... 42

E. Reporting ... 45

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 48

A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 49 DAFTAR PUSTAKA

PEDOMAN WAWANCARA LAMPIRAN

commit to user

xi 

 

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Model Analisis Interaktif ... ….16 Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 ... 31

commit to user

xii   

DAFTAR TABEL

 

 

Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Pos Surat Korporat di Bagian Pos

Express Kantor Pos Solo 57100 Bulan Januari - Desember, Tahun 2011 ... 3

Tabel 4.1: Tabel Rincian Surat Korporat Yang Diterima Selama Bulan Februari

2012 ... 35

commit to user

xiii   

DAFTAR LAMPIRAN

1. Contoh Tarif Korporate Regional 2. Contoh Tarif Korporate Nasional 3. Contoh Tarif Korporate Special Rate 4. Contoh Neraca Loket Pos Express 5. Contoh Daftar Pengantar Kiriman 6. Contoh Adpis Kiriman Pos Express 7. Contoh Bukti Serah Kiriman R7 8. Contoh Label Kantong Pos Express

9. Contoh Panggilan X13

10.Contoh Bukti Pengiriman ( Resi ) I – POS 11.Surat Tugas Magang

12.Surat Keterangan Selesai Magang 13.Form Monitoring Magang

14.Form Penilaian Magang 15.Form Presensi Magang

commit to user

xiv

ABSTRAK

ERWANTO, D1509032. ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui secara menyeluruh bagaimana pelaksanaan Administrasi Jasa Pos Surat Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100. Administrasi jasa pos surat korporat merupakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerjasama yang mengelola jasa pos terutama surat korporat yang merupakan sarana komunikasi tertulis dalam bentuk pesan maupun informasi yang berasal dari pihak pengirim dan ditujukan kepada pihak penerima yang berstatus pelanggan perusahaan, yang dikelola oleh Pos Express Kantor Pos Solo 57100.

Metode Pengamatan yang digunakan dalam penyelesaian tugas akhir ini, adalah metode pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan suatu keadaan atau fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan, dan menganalisa data yang ada. Sumber data dalam pengamatan ini berasal dari Narasumber atau informan, Peristiwa, aktivitas, Data, dan Dokumentasi Arsip. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu mereduksi data, menyajikan data, dan menarik kesimpulan.

Administrasi Jasa Pos Surat Korporat sangat penting dan harus dikerjakan dengan baik agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan secara maksimal. Proses pelaksanaan administrasi jasa pos surat korporat di bagian pos express meliputi: Collecting merupakan proses pengumpulan masuknya surat yang berasal dari perusahaan yang mengadakan kontrak kerjasama,

Processing merupakan proses pengolahan surat dari penimbangan surat

sampai penyortiran, Transporting merupakan proses pendistribusian surat yang telah diproses dan disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan,

Delivering merupakan proses pengiriman surat kepada pelanggan sesuai

alamat yang dituju, Reporting merupakan proses pelaporan kiriman status surat kiriman baik yang gagal antar maupun sukses antar.

commit to user

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi yang semakin maju ini, sektor jasa menempati kedudukan yang sangat penting. Salah satu sektor jasa yang memberikan sumbangan potensial bagi negara adalah sektor telekomunikasi. Saat ini industri komunikasi bertumbuh sangat pesat, sehingga menimbukan persaingan yang sangat ketat diantara perusahaan komunikasi baik di pasar domestik maupun internasional. Mereka berlomba - lomba menyediakan berbagai fasilitas dan menawarkan kualitas pelayanan sebaik mungkin untuk memberikan nilai tambah pada pelayanan yang ditawarkan. Upaya tersebut dilakukan agar dapat terus bertahan ditengah persaingan yang ketat dan akan tetap menjadi pilihan utama bagi konsumen.

Dengan berkembangnya kemajuan teknologi peralatan telekomunikasi dan alat informasi yang canggih serta tepat sasaran, dan untuk menunjang kelangsungan perusahaan serta untuk menjembatinya sebagai hubungan komunikasi antar manusia baik melalui bahasa, maupun melalui tulisan. Sedangkan alat informasi yang tidak membutuhkan biaya mahal namun dengan alat terpercaya dan bisa dipercaya kerahasiaanya, dengan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama dan dapat menjamin kepuasan pelanggan. Yang dibutuhkan saat ini adalah layanan bisnis kurir ataupun alat informasi yang berupa surat. Didalam surat, tidak sembarangan dalam menyusun maupun dalam penanganannya, maka dikatakan bahwa dalam pengurusan surat terdapat prosedur administrasi surat menyurat terutama pada jasa pos Surat Korporat. Adapun administrasi pelaksanaan jasa pos Surat Korporat adalah suatu fungsi tata penyelenggaraan kantor terutama dalam hal jasa pos surat pelanggan korporat secara kredit terhadap komunikasi informasi dan pelayanan pos dari suatu perusahaan. Administrasi jasa pos Surat

commit to user

Korporat dilakukan oleh petugas yang bersangkutan dan mencakup beberapa tugas dalam pelaksanaannya yaitu diawaili dari :

1. Collecting ( Proses pengumpulan masuknya surat yang berasal dari

perusahaan yang mengadakan kontrak kerjasama ),

2. Processing ( Proses pengolahan surat dari penimbangan surat sampai

penyortiran ),

3. Transporting ( Proses pendistribusian surat yang telah diproses dan

disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan ),

4. Delivering ( Proses pengiriman surat kepada pelanggan sesuai alamat yang

dituju ),

5. Reporting ( Proses pelaporan kiriman status surat kiriman baik yang gagal

antar maupun sukses antar ).

Tugas diatas merupakan tugas daripada petugas Pos Express Kantor Pos Solo 57100 khususnya dalam menangani administrasi jasa pos Surat Korporat. Pada divisi Pos Express Surat Korporat, untuk jasa pos kiriman dalam kota dan jasa pos kiriman luar kota dalam satu pulau memanfatkan angkutan darat misal dengan menggunakan mobil dan motor maupun truk DAMRI. Tranportasi tersebut digunakan dalam mendistribusikan jasa pos kepada pelanggan. Dalam usahanya, Kantor Pos Solo 57100 juga mengadakan perjanjian kerjasama dengan beberapa perusahaan yang mendukung aktivitas pos seperti perusahaan penerbangan PT. GARUDA AIRLINES yang digunakan untuk angkutan udara.

Kantor Pos Solo 57100 adalah badan usaha milik negara ( BUMN ) yang menjadi representatif dibidang administrasi jasa pos Surat Korporat pada Pos Express yang keberadaannya mampu bersaing secara sehat dengan perusahaan dalam bisnis kurir yang lainnya. Hal ini dapat dilihat dari pelayanan jasa pos Surat Korporat di bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100 mulai pada Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut:

commit to user

3

Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Pos Surat Korporat di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100 Bulan Januari – Desember, Tahun 2011

Bulan Surat Korporat

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember 20383 19512 19710 19806 19274 20563 21230 18722 19788 19320 20955 23097

Jumlah 242360

Sumber :Pos Express Kantor Pos Solo 57100, Tahun 2011

Administrasi sangat penting diterapkan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tujuan suatu organisasi. Dengan adanya komponen sebagai pendukung timbulnya kegiatan administrasi yaitu adanya proses administrasi, suatu aktiva yang berlangsung terus - menerus dan berkaitan satu sama lain dari setiap unsur yang ada. Sedemikian pentingnya Administrasi dalam suatu organisasi sehingga dalam mengelolanya harus dengan maksimal.

Administrasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express sangat berperan penting karena dalam pengelolaan suratnya harus baik dan teliti agar pelayanannya dapat berjalan secara maksimal. Administrasi yang biasa terdapat dalam kantor pos yaitu mulai dari mengolah surat yang akan dikirim, sampai dengan mengirim surat tersebut dengan tepat waktu kepada pelanggan. Dari latar belakang masalah tersebut maka penulis mengambil judul sebagai berikut:

“ ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100 “

commit to user

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah adalah sebagai berikut: “ Bagaimana Administrasi Jasa Pos Surat Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100 ? ”

C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan dalam pengamatan ini adalah : 1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui dan memahami mengenai kegiatan administrasi jasa pos surat korporat di bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100.

2. Tujuan Fungsional

Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan, saran dan bahan pertimbangan dalam kegiatan perusahaan.

3. Tujuan Individu

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh Gelar Profesional Ahli Madya ( A.md ) dalam Program Diploma III Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Bagi Pihak Perusahaan

Memberikan masukan dan evaluasi kerja Kantor Pos Solo 57100 khususnya Pos Express untuk memperbaiki dan mengembangkan pelayanan jasa pos kepada masyarakat.

2. Bagi Penulis

Untuk lebih meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam membuat skala perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya.

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang serupa.

commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Administrasi

Beberapa ahli mendefinisikan administrasi secara berbeda - beda namun sebenarnya mengandung makna yang sama. Menurut Badri M. Sukoco, ( 2007 : 5 ) dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern, mengatakan bahwa administrasi adalah cabang ilmu yang

memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisa informasi baik merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna mengamankan aset serta mempromosikan layanan untuk mencapai tujuan perusahaan. Disebutkan juga administrasi adalah serangkaian aktivitas merencanakan,mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Sondang P. Siagian, ( 1970 : 13 ) Administrasi mempunyai pengertian sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut S. Prajudi Atmosudirjo, ( 1982 : 43 ) administrasi adalah fungsi utama yang harus dijalankan administrator. Sedangkan administrator menurut Ninik Widiyanti, ( 1988 : 3 ) adalah setiap “ kepala organisasi ”, yang harus membuat orang yang dipimpinnya itu hidup, dan tumbuh bergerak.

Administrasi juga dijabarkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, ( 2007 : 9 ) merupakan :

1. Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi,

2. Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan

pemerintahan,

commit to user

Menurut The Liang Gie, ( 2004 : 1 - 2 ) Administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu. Adanya komponen sebagai pendukung timbulnya kegiatan administrasi adalah adanya proses administrasi yaitu suatu aktiva yang berlangsung terus menerus dan berkaitan satu sama lain dari setiap unsur yang ada, adanya kerjasama yang mendukung kegiatan bersama dari orang yang ada didalamnya, adanya tujuan yang hendak dicapai bersama dan terdiri dari 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.

Administrasi juga dikemukakan oleh Kusdi, ( 2009 : 7 ) menyatakan bahwa:

“ Those aspects dealing more with the formulation of purpose, the value-laden issues, and the human componenet of organization ”

Yang berarti aspek – aspek yang lebih banyak berurusan dengan formulasi tujuan, masalah yang terkait dengan nilai, dan komponen manusia dalam organisasi.

Administrasi juga dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 12 – 13 ) yaitu proses kegiatan suatu organisasi, antara lain :

1. Perkantoran, yaitu adanya proses pencatatan surat – surat dan data – data lainnya yang sangat berkaitan dengan perkantoran tersebut.

2. Perusahaan, yaitu adanya pencatatan kekayaan dan persediaan –

persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dalam rangka untuk aktivitas produksi perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan.

Menurut The Liang Gie, ( 1976 : 8 ) dalam administrasi terdapat beberapa unsur, unsur – unsur administrasi yang dimaksud, antara lain : 1. Pengorganisasian

Rangkaian pembuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi usaha kegiatan dari usaha kerjasama yang bersangkutan.

2. Manajemen

Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

commit to user

7

3. Tata Hubungan

Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerjasama.

4. Kepegawaian

Rangkaian perbuatan yang mengatur dan mengurus tenaga – tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5. Keuangan

Rangkaian perbuatan mengelola segi – segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6. Perbekalan

Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama.

7. Tata Usaha

Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8. Perwakilan

Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat seiring terhadap usaha kerjasama.

Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian Administrasi menurut Saiman, ( 2002 : 12 – 13 ) yaitu proses kegiatan suatu organisasi, antara lain :

1. Perkantoran, yaitu adanya proses pencatatan surat – surat dan data – data lainnya yang sangat berkaitan dengan perkantoran tersebut.

2. Perusahaan, yaitu adanya pencatatan kekayaan dan persediaan –

persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dalam rangka untuk aktivitas produksi perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan.

commit to user

B. Pengertian Jasa 1. Pengertian Jasa

Usaha untuk membedakan antara jasa dengan barang sering kali mengalami berbagai kesulitan. Hal ini disebabkan karena pembelian suatu barang sering kali disertai dengan jasa - jasa tertentu, misalnya pembelian garansi pelatihan dan bimbingan operasional dan reparasi. Pembelian suatu jasa sering kali juga diikuti dengan barang - barang tertentu, misalnya makanan di restoran, telepon dan jasa telekomunikasi. Meskipun demikian, bukan berarti tidak ada definisi yang jelas tentang jasa.

Menurut Fandy Tjiptono, ( 2002 : 2 ) menyatakan Jasa sebagai setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang secara prinsip bersifat intangible ( tidak berwujud fisik ) dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun produksinya bisa dan bisa juga tidak terkait pada suatu produk fisik.

2. Klasifikasi Jasa

Rambat Lupiyoadi, ( 2001 : 8 – 9 ) mengemukakan bahwa terdapat dua kriteria klasifikasi jasa dalam pemasarannya, yaitu:

a. Segmen pasar

Dalam hal ini jasa dapat dibedakan menjadi 2 ,jasa kepada konsumen akhir ( misalnya asuransi jiwa dan pendidikan ) dan jasa kepada konsumen industri ( misalnya jasa akuntansi dan perpajakan, jasa konsultan manajemen ). Ada persamaan antara dua segmen tersebut dalam pembelian jasa, baik konsumen akhir dan konsumen organisasional sama – sama melalui proses pengambilan keputusan meskipun faktor yang mempengaruhi berbeda. Perbedaan utama antara kedua segmen tersebut adalah alasan dalam memilih jasa yang dibutuhkan dan kompleksitas pengerjaan jasa tersebut.

b. Tingkat keberwujudan ( Tangibility )

Kriteria ini berhubungan dengan tingkat keterlibatan produk fisik dengan konsumen. Dalam hal ini jasa dapat dibedakan menjadi:

commit to user

9

1) Rented Goods Service

Dalam jenis ini, konsumen menyewa dan menggunakan produk – produk tertentu. ( kepemilikan tetap berada pada pihak perusahaan yang menyewakannya ) berdasarkan tarif dan jangka waktu tertentu. Misalkan penyewaan mobil, penyewaan VCD, penyewaan villa dan penyewaan apartemen.

2) Owned Goods Service

Pada jenis ini, produk - produk yang dimiliki konsumen direparasi, dikembangkan atau ditingkatkan kinerjanya, atau dipelihara dan dirawat oleh perusahaan yang menawarkan jasa tersebut. Misalnya jasa reparasi arloji, reparasi mobil dan pencucian pakaian.

Jasa memiliki 6 karakteristik , yaitu yang terdiri dari :

a. Intangibility, yaitu jasa bersifat abstrak dan tidak berwujud.

b. Heterogenity atau variability, jasa bersifat non standar dan sangat

variable.

c. Inseparability, yaitu jasa umumnya diproduksi dan dikonsumsi pada

waktu bersamaan dengan partisipasi konsumen dalam prosesnya.

d. Perishability, yaitu jasa tidak mungkin disimpan dalam bentuk

inventaris.

e. Unstorability, yaitu jasa tidak mengenal persediaan atau penyimpanan

dari produk yang telah dihasilkan, disebut juga jasa tidak dipisahkan karena dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan.

f. Customization, yaitu jasa sering didesain khusus untuk kebutuhan

pelanggan atau konsumen, sebagaimana pada jasa asuransi dan kesehatan.

Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa jasa adalah suatu kegiatan ekonomi yang outputnya bukan produk akan tetapi merupakan tidakan atau perbuatan yang ditawarkan satu pihak kepada pihak lain, yang dikonsumsi

commit to user

bersamaan dengan waktu produksi dan memberikan nilai tambah yang bersifat tidak berwujud.

C. Pengertian Surat – Menyurat

1. Pengertian Surat

Hal mengenai surat menyurat baik pada instansi maupun pemerintah ataupun pada dunia bisnis, ternyata masih banyak kesalahan dalam penulisan surat dan membutuhkan pengertian yang tepat.

Surat menurut Thomas Wiyasa, ( 2003 : 1 ) adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain, atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat perseorangan atau badan ( organisasi ). Disamping itu dalam mengemukakan maksudnya harus memperhatikan sifat surat yang dibuatnya, dan kedudukannya sendiri dan tingkatan surat.

Surat juga dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 75 ) adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.

Surat juga dikemukakan oleh Wursanto, ( 1991 : 11 ) merupakan suatu alat penyampaian informasi dengan keterangan – keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan ) secara tertulis dari satu pihak ke pihak yang lainnya.

Meskipun saat ini alat komunikasi sudah demikian canggihnya, dengan begitu banyaknya sarana komunikasi misal telepon, teleks, telegraf, radio, televisi, atau bahkan email, internet, surat dengan keunikan peranannya tetap bertahan dengan kelebihan sendiri, Hal ini juga disampaikan berdasarkan Sikka Mutiara Silmi ( 2001 : 2 ) diantaranya :

a. Praktis karena surat adalah sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau.

commit to user

11

b. Efektif karena informasi atau keterangan yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah khusus yang terkadang tidak dimengerti oleh penerimanya.

c. Ekonomis karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihan, banyak lokasi daerah yang terpencar maka surat sangat diperlukan untuk sarana komunikasi meski jauh lebih canggih dan mengingat daerah tersebut sulit dijangkau.

Jadi, surat dapat disimpulkan suatu benda yang merupakan bukti hitam diatas putih sebagai sarana komunikasi. Selain itu surat dapat menyimpan rahasia dan biaya pembuatan maupun pengirimannya relatif murah.

2. Pengertian Surat Menyurat

Hubungan timbal balik antara seseorang dengan alat komunikasi secara lisan maupun tertulis dapat menjadi hubungan surat menyurat ataupun korespondensi surat. Banyak para ahli mengemukakan tentang korespondensi yaitu pada intinya hal yang berkaitan dengan kirim surat.

Menurut Sedamaryanti dalam Ida Nuraida, ( 2008 : 50 ) menyatakan bahwa surat menyurat juga disebut dengan korespondensi, yaitu salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, korespondensi merupakan salah satu komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilaksanakan dalam tugas sehari – hari.

D. Pengertian Surat Korporat

Dalam bidang jasa terutama bidang jasa pos, kontrak korporat juga dapat diartikan sebagai perjanjian kerjasama/ kontrak bisnis dengan Pos Express dalam hal pengiriman jasa pos baik surat pos maupun paket pos oleh perusahaan baik pada perusahaan menengah atas maupun menengah bawah.

Surat Korporat berdasarkan PT. Pos Indonesia, ( 2004 ) yaitu surat pos perusahaan yang penanganannya dan perlakuannya sesuai dengan keinginan dan dari hasil negosiasi dengan pelanggan perusahaan ( korporat ).

commit to user

E. Administrasi Surat

Administrasi menurut The Liang Gie, ( 2004 : 1 - 2 ) adalah suatu proses penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu.

Surat yang dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 75 ) adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.

Berdasarkan pengertian tersebut sudah jelas bahwa administrasi surat adalah semua kegiatan dari mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan dan menyimpan suatu data atau informasi yang dikerjakan melalui kerjasama dengan prosedur yang berurutan, baik dan tepat guna mencapai tujuan dalam penyampaian informasi berupa komunikasi secara tertulis.

F. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan dilakukan Pada Kantor Pos Solo 57100, Di Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo.

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :

a. Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul

pengamatan, karena Kantor Pos Solo 57100 merupakan salah satu lembaga adminstrasi pos dalam bisnis kurir yang berstatus BUMN sehingga administrasi surat menyurat khususnya surat korporat sangat diperlukan guna meningkatkan persaingan dalam hal bisnis kurir surat korporat dalam rangka memperoleh keuntungan dan melanjutkan transformasi bisnis dengan berbagai perusahaan baik besar maupun kecil, apalagi dengan semakin banyaknya persaingan dengan berdirinya lembaga pos bisnis kurir lainnya.

b. Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga

memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan referensi yang dibutuhkan.

commit to user

13

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif, yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini, penulis mendeskripsikan mengenai aktivitas - aktivitas administrasi surat menyurat korporat di Kantor Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express. 3. Sumber Data

Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti, sumber data dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut :

a. Narasumber ( informan )

Adalah sumber data yang secara langsung didapat melalui pengamatan di lapangan dengan cara melalui informasi dari informan yang terpercaya yaitu diantaranya keterangan dari :

1) Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya

bagian Pos Express.

2) Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100. 3) Petugas Puri dan Kurir .

b. Tempat atau Lokasi

Adalah sumber data yang didapat dengan cara langsung dan didapat melalui para petugasnya dan pengamatan langsung dilapangan yaitu dari lokasi tempat kuliah kerja magang ( KKM ) di Kantor Pos Solo 57100 yang berada ditengah kota Solo yaitu di Jalan Jenderal Sudirman no. 8 Solo

c. Data dan Dokumentasi

Adalah sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh dilapangan yaitu melalui hasil data dokumentasi yang berupa arsip surat korporat, data pelanggan korporat dari berbagai perusahaan yang dientry pada aplikasi I - POS yang berjumlah 72 nasabah, resi dan surat yang sudah kadaluwarsa/ alamat tidak jelas, dll yang bersifat

commit to user

mendukung keterangan narasumber yang didapat dengan cara mendokumentasikan dan mencatat data hasil yang lainnya pada pelaksanaan pengamatan mahasiswa maupun data - data yang sudah ada di Kantor Pos Solo 57100.

d. Benda dan gambar

Sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh di lapangan yaitu dengan melalui benda dari Pos Express yang berupa bukti terima kirim ( resi ), surat daftar pengantar kiriman dan neraca loket pos express, bukti adpis kirim surat yang dikirim melalui pesawat dan berupa gambar lokasi dan tata arsitektur kantor Pos Express dilihat dari depan atau luar.

4. Teknik Pengumpulan Data

Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data ini sangat dipengaruhi oleh obyektivitas hasil pengamatan.

Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam usaha untuk memperoleh data tersebut adalah :

a. Wawancara

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan kepada tim pegawai pos express, sehingga memberi kemungkinan bagi pengamat dengan mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini, informan tersebut adalah :

1) Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya

bagian Pos Express yaitu Bapak Agus Irianto.

2) Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100, diantaranya Bapak Agus Haryanto, Ibu Jani Ernawati, Ibu Maysun, Mas Heri, Mas Agus Susilo.

3) Petugas Puri dan Kurir ), diantaranya Mas Lutfi, Mas Fitri, Bapak Harjono, Mas Kris, Mas Yusuf, Mas Abdul, Mas Fajar.

commit to user

15

b. Observasi

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengamati, mendengarkan, mencatat dan melihat secara langsung kegiatan atau aktifitas yang dilakukan oleh team pegawai pos express dalam kegiatan kerja ( collecting hingga reporting ) proses administrasi jasa surat pos khususnya surat korporat ( perusahaan ) di Kantor Pos Solo 57100.

c. Metode Kepustakaan

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri, serta menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman tentang pengetahuan I - POS lainnya yang didapat dari Kantor Pos Solo, sebagai referensi dan untuk menggali teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis model interaktif. Menurut HB. Sutopo, ( 2002 : 91 – 93 ) dalam model ini ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis modl interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut.:

a. Reduksi Data ( Data Reduction )

Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal - hal yang tidak

commit to user

penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.

b. Penyajian data

Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan logika pengamatanya.

c. Penarikan kesimpulan ( Conclusion Drawing )

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar - benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir.

Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Reduksi Data Sajian Data

commit to user

17 BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya. Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya kantor PT. Pos Indonesia (Persero) kota Surakarta tidak secara pasti diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis karena pada masa tersebut Surakarta masih suatu kerajaan.

Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan menjadi satu dengan telegram dan telepon sehingga disebut dengan jawatan PTT. Pada masa terjadi Agresi Militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumihanguskan termasuk Kantor Pos Solo didalamnya, hal ini bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri besrta alat – alat telekomunikasi. Namun diperkirakan juga pada tahun 1945 Kantor Pos Solo 57100 dibangun kembali sebagai kantor pos utama ( rayon ). Keadaan umum jawatan PTT setelah berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan – hambatan di berbagai daerah. Keadaaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitatiion Centre di Solo pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan diadakan tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, pendidikan pengatur pos dan pendidikan perakit pos.

Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka efisiensi dn efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam menjalankan peranannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun

commit to user

1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakarta berubah menjadi perusahaaan Perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Pesrero) Kota Surakarta. Lokasi kantor Solo 57100 terletak di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo.

B. Identifikasi Instansi

Nama : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100

Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo

Pimpinan : Bapak Achmad Chaerul Hadi

C. Visi dan Misi

Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional. Adapun visi dan misinya adalah sebagai berikut :

1. Visi PT. Pos Indonesia

( 2009 – 2010 ) Integrated mail, logistics and services infrastructure. ( 2011 - 2013 ) Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial

services.

( 2014 – 2018 ) ASEAN champion of postal industries.

Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun internasional dalam mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai. 2. Misi PT. Pos Indonesia

Pos Indonesia is business of providing reliable solutions in mails,

logistics and financial services using the widest possible integrated business network with the with the best available infrastructure and nurturing collaborative relationships.

Memberikan solusi terbaik bagi badan bisnis, pemerintah dan individu melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistic, transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi, terpercaya, dam kompetitif di pasar domestik dan internasional.

commit to user

19

D. Tugas dan Fungsi

PT. Pos Indonesia merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun dan mengembangkan usaha pelayanan Pos dan Giro guna memperlancar hubungan masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan internasional. PT. Pos Indonesia mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :

1. Tugas PT. Pos Indonesia

a. Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri

maupun luar negeri.

b. Perencanaan pembangunan dan perluasan sarana – sarana pos dan giro. c. Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Fungsi PT. Pos Indonesia

a. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas barang, misalnya : pelayanan surat menyurat.

b. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas berita, misalnya : pelayanan surat menyurat.

c. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian

pembayaran pensiun.

d. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas uang, misalnya : pengiriman atau penerimaan uang dalam bentuk wesel.

E. Kepemilikan Modal

PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga kepemilikan modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan.

F. Produk – Produk

Setiap bagian – bagian atau unit – unit kerja tersebut yang mengurusi produk – produk pos. bagian – bagian atau unit – unit kerja dan produk pos tersebut adalah sebagai berikut :

commit to user

1. Kiriman Internasional

a. Express Post

Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.

b. EMS

EMS merupakan layanan Premium PT. Pos Indonesia (Persero) untuk

pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri.

Kiriman express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik.

c. Paket pos Internasional

Layanan Pengiriman Barang ke 184 negara, baik Paket Pos Internasional Udara maupun Paket Pos Internasional Laut.

d. Wesel pos Internasional

Layanan Pengiriman Uang dari ke 14 negara ( Brunei, Hongkong, Iran, Jepang, Korea Selatan, Malaysia, Filipina, Qatar, Singapura, Uni Emirat Arab, Australia, Brasil, Taiwan, Thailand ) dan dapat dilayani oleh seluruh Kantor Pos Online Weselpos.

2. Filateli

Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa disadari. Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya dengan sungguh – sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas. Perangko – perangko yang diterbitkan oleh berbagai Negara biasanya menampilkan gambar – gambar yang berkaitan dengan sejarah, ekonomi, politik, kebudayaan, flora, fauna, dan lain – lain.

3. Hybrid Mail

Hybrid mail merupakan surat elektronik atau yang lebih dikenal dengan nama SMS ( Short Message Services ) yang meliputi antara lain:

a. Ratron Simpati

Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/ pesan simpati dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.

commit to user

21

b. SMS Ratron Simpati

Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada masyarakat yang tidak memiliki pesaat selular.

c. SMA – POS

Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh pemegang pesawat selular kepada masyarakat dan akan diterima dalam bentuk ucapan.

4. Ritel

Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan kantor pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep “ office ” menuju konsep “ store ” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS sebagai pasar yang menjembatani interaksi konsumen – produsen dan sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan bertemu antar anggota masyarakat.

5. Logistik

Layanan pengriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai dengan pemerintah/ kesepakatan yaitu :

a. Layanan Kargo

Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan : 1) Point to Point

a. Layanan pengiriman barang dari gudang pengiriman langsung ke gudang penerima.

b. Harga dapat dinegosiasikan. 2) Kargo Pos

a. Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan

berat.

b. Garansi Asuransi ongkos kirim dan nilai barang. c. Pengurusan penyelesaian dokumen.

d. Tarif kompetitif.

commit to user

f. Tarif kompetitif.

b. Layanan Logistic Lainnya

Layanan logistic lainnya yang ditawarkan antara lain :

1) Warehousing

2) Customs clearance

3) Management inventory

4) Marking & Labelling/ Praposting

5) Tracking

6. Keuangan

PT. Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dengan layanan kelas dunia dan handal sehingga konsumen akan terpenuhi, diantaranya :

a. System Online Payment Point ( SOPP )

Merupakan cara termudah, cepat, praktis dalam melakukan setoran tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone selular, asuransi, kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu selular.

Kerjasama SOPP di Solo dilakukan dengan kerjasama dengan TELKOM, TELKOMSEL, INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG LIPPO, GE CONSUMER SERVICE, ABN AMRO, FIF, SHARE - E, PLN, SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT INDONESIA, BHAKTI FINANCE, NUSAPRO, WANA ARTHA, KARTU HALO, KARTU MATRIKS, dan FLEXI.

b. Wesel Pos Standar

Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruhan Indonesia dengan service level paling cepat 2 hari ( H+2 ) uang dapat diantar sampai rumah.

c. Wesel Pos Prima

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level H+0/ H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar

commit to user

23

d. Wesel Pos Instan

Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman karena penerima dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil seluruh Kantor Pos dalam jaringan.

e. Wesel Pos Berlangganan

Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruh Indonesia dalam jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat dterima dirumah.

f. Wesel Pos Luar Negeri

Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan keseluru dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor pos jaringan.

7. Paket Pos

Merupakan layanan dalam pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan dunia layanan darat, laut maupun udara yang meliputi :

a. Paket Pos Biasa

Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Darat/ Laut dengan berat maksimum 40kg

2) Udara dengan berat maksimum 30kg

b. Paket Pos Kilat

Layanan prioritas dari unit logistic PT. Pos Indonesia yang tersedia di 28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan ganti rugi jika terjadi keterlambatan atau hilang.

8. Surat Pos

a. Surat Pos Biasa ( Standar )

Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat.

b. Surat Pos Kilat Khusus

Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan jaringan terluas.

commit to user

c. Pos Express

Jasa kurir cepat ( Express Courier Service ), merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari :

1) Service Level Guarantee Based, memiliki keunggulan :

a) Time Certain akurat dan terlacak.

b) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerja sama/kontrak

berdasarkan Service Level Aggrement ( SLA ) yang telah disepakati kedua belah pihak.

c) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi

pelanggan maupun bagi unit bisnis pos express dalam memproses kiriman.

2) Mailing Room

a) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerja sama/ kontrak

berdasar Service Level Aggrement ( SLA ) yang telah disepakati kedua belah pihak.

b) Layanan Mailing Room yaitu Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu perusahaan.

3) Surat Pos Tercatat

Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam jangkauan terluas.

4) Surat Pos Kilat

Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.

G. Lokasi Kantor Pos Solo 57100

Kantor Solo 57100 terletak ditengah kota Surakarta tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo, berdekatan dengan Balaikota Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis ( UPT ) serta sebagai Sentral Pengelolaan Pos ( SPP ) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi aktivitas layanan fungsi – fungsi antara lain :

commit to user

25

1. Sebagai Kantor Pos

2. Sebagai Kantor Sentral Distribusi 3. Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan

Untuk melayani kebutuhan masyarakat akan jasa pos, maka Kantor Pos Solo juga merupakan Kantor Pos Pusat menyediakan loket antara lain :

a. Loket Layanan Jasa Komunikasi Prioritas, melayani Kilat Khusus, Prima Pos dan EMS

b. Loket Wesel Pos Terima dan Kirim

c. Loket Tabanas dan Layanan Takukersa atau JPS d. Loket Giro

e. Loket BPM ( Benda Pos Materai )

f. Loket SOPP

g. Loket Filateli

h. Loket Customer Service ( CS ) i. Loket Pensiun

j. Loket Layanan Logistik/ Paket Pos

Untuk melaksanakan fungsi – fungsi yang cukup lengkap tersebut, di Kantor Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing – masing dipimpin oleh seorang supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang supervisor yang bertugas bergantian secara shift.

Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan jasa pos, Kantor Pos Solo 57100 mempunyai fasiitas pelayanan sebagai berikut :

a. Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah b. Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah c. Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah d. Pos Sarling sebanyak 3 buah e. Pos Desa sebanyak 2 buah f. Agen Pos sebanyak 20 buah

commit to user

h. Pos Sekolah sebanyak 8 buah

i. Kotak Pos sebanyak 796 buah j. Trompol Pos sebanyak 24 buah k. Bis Surat sebanyak 109 buah

l. Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah m. Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah

Jangkauan pelayanan di Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh wilayah kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai berikut :

1. Kecamatan sebanyak 5 kecamatan 2. Kelurahan sebanyak 51 kelurahan

Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1 buah Kantor Pos Cabang ( KPC ) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22 buah Kantor Pos Cabang ( KPC ) yang tersebar di seluruh Kota Surakarta, antara lain :

a. KP Cabang Gading

b. KP Cabang UNS

c. KP Cabang Purwosari

d. KP Cabang Nusukan

e. KP Cabang Semanggi

f. KP Cabang Bekonang

g. KP Cabang Ngringo

h. KP Cabang Kerten

i. KP Cabang Pajang

j. KP Cabang Mojosongo

k. KP Cabang Jebres

l. KP Cabang Gondangrejo

m. KP Cabang UMS

n. KP Cabang Jongke

commit to user

27

p. KP Cabang Makamhaji

q. KP Cabang Colomadu

r. KP Cabang Solo Baru s. KP Cabang Kartosuro t. KP Cabang Solo Barat u. KP Cabang Setabelan v. KP Cabang Tipes

Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :

a. Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, yang meliputi kecamatan

Kartosuro, Bekonang, dan Grogol.

b. Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, yang meliputi kecamatan Colomadu, Gondangrejo, dan Ngringo.

Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam seminggu dengan jam buka sebagai berikut :

1. Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100

Senin – Sabtu : pukul 07.00 – 19.00 WIB

Minggu/ hari libur : tutup

2. Jam buka loket di Kantor Pos Cabang

Senin – Kamis : pukul 07.30 – 14.00 WIB

Jumat – Sabtu : pukul 07.30 –11.00 WIB

Minggu/ hari libur : tutup

H. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100

Struktur organisasi di Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Solo 57100 dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional yang bertugas sebagai koordinator operasional dari berbagai kepala bagian.

commit to user

1. Kepala Kantor Pos

Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah.

2. Wakil Kepala Kantor Pos/ Manajer Operasional

Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional kantor.

3. Quality Control

Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol kualitas serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan

4. Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2

a. Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap pelayanan di loket giro pos

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa neraca di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/ Takesra, Pensiun, dan layanan keagenan lainnya

c. Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register berharga di loket penyaluran dana.

d. Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee

pembayaran pension dan fee pemotongan uang pension, serta fee keagenan lainnya.

5. Supervisor Bagian Pengolahan Pos ( Spv. PP )

Tugasnya Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengolahan pos dengan baik.

6. Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik

Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya pekerjaan dinas paket pos dengan baik.

7. Supervisor Bagian Pemasaran ( Spv. Pemasaran ) Tugasnya :

a. Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi

commit to user

29

b. Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran yang sudah dan sedang dilaksanakan.

c. Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan dari Kepala Kantor Pos.

d. Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang kepada para pelanggan.

8. Supervisor Bagian Akuntansi ( Spv. Akuntansi ) Tugasnya :

a. Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan melaporkannya.

b. Bertanggung jawab terhadap kebenaran pertanggung jawaban

keuangan pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan lainnya, laporan mingguan dan bulanan ke Wilpos dan Transipos Bandung serta keamanan sarana computer yang menjadi fasilitasnya.

c. Memeriksa dan menandatangani kebenaran Neraca PP - Giro dan

loket.

d. Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di bagian akuntansi.

9. Supervisor Bagian Keuangan ( Spv. Keuangan ) Tugasnya :

a. Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo - saldo rekening bank.

b. Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja.

c. Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko

10.Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar ( Spv. UPL ) Tugasnya :

a. Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian carik - carik register berharga oleh kantor - kantor cabang termasuk nomor urutnya.

b. Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya, berdasarkan naskah - naskah pembayaran yang bertalian.

c. Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor Pos Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi.

d. Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor Pos

commit to user

11.Supervisor Bagian Antaran

Tugasnya melakukan pengawasan pegawai bagian antaran, bertanggung jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan melalukan pengaturan perputaran tugas antaran.

12.Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Komunikasi

a. Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa komunikasi.

b. Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang beanya dilunasi secara kredit.

c. Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu. d. Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir

dinas.

e. Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan penyetoran premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan hukum.

13.Supervisor Bagian Sentral Layanan Pelanggan Korporat ( Spv. SLPK )

Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat dengan baik.

commit to user

commit to user

32 BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Didalam bab ini, penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan magang yang dimulai pada tanggal 2 Januari sampai dengan 3 Maret 2012 di Kantor Pos Solo 57100. Dalam hal ini, penulis akan membahas mengenai administrasi jasa pos surat korporat yang berkaitan dengan prosedur penanganan surat yang dikirim oleh petugas kurir antaran di Kantor Pos Solo 57100.

Surat korporat bertujuan untuk menambah anggaran keuangan dalam hal pendapatan, menjalin kerjasama dengan perusahaan, dan memenuhi kebutuhan pelanggan khususnya korporat. Rentang waktu jasa pengiriman surat korporat yang ditawarkan oleh Kantor Pos Solo 57100 khususnya Pos Express yang dikemukakan oleh petugas transporting antaran/ kurir “ Bapak Harjono ” yaitu :

“ H+0 yang berarti pengiriman secara langsung surat korporat kepada pelanggan tepat pada identitas penerima, alamat dan kota tujuan dengan jelang waktu 24 jam dan H+1 yang berarti pengiriman secara tidak langsung surat korporat kepada pelanggan tepat pada identitas penerima, alamat dan kota tujuan dengan jelang waktu 48 jam ”.

( wawancara tanggal 15 Februari 2012 )

Pengiriman secara langsung dikemukakan oleh Supervisor Operasi “ Bapak Agus Irianto “ yaitu meliputi :

“ Kota setempat yang telah berhubungan dengan Pos Express meliputi kota Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Klaten, Surakarta, Boyolali, Sukoharjo, dll dan untuk pengiriman secara tidak langsung meliputi kota diluar wilayah setempat yang juga telah berhubungan dengan Pos Express meliputi kota diluar kota setempat tersebut. Keduanya terhubung melalui udara ( pesawat Garuda Airlines ) dan darat ( mobil pick-up service dan motor pos ) ”.

( wawancara tanggal 18 Februari 2012 )

Berdasarkan jasa tersebut, Pos Express juga memiliki beberapa prosedur administrasi distribusi surat korporat. Adapun administrasi jasa pos surat korporat Pos Express yaitu dengan Collecting, Processing, Transporting,

commit to user

33

A. Collecting

Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa

pos surat korporat. Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirim surat korporat hingga diterima dan dikirim oleh kantor pos ke alamat tujuan. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses

collecting.

Collecting adalah proses pengumpulan masuknya surat yang berasal

dari perusahaan yang mengadakan kerjasama. Yang dikumpulkan pada Loket Kantor Pos Cabang maupun loket PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) dan pada bis surat.

Dalam proses Collecting kiriman jasa pos surat korporat, pegawai loket Pusat Layanan Bisnis yang menangani semua aktivitas tersebut. Prosedurnya diantaranya :

1. Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman.

Dalam bukti kiriman, petugas loket pos seharusnya dengan hati – hati. Petugas loket pos seharusnya bertanya kepada pelanggan tentang daya muat berat kiriman surat. Dengan mengisi “ Daftar Pengantar Kiriman ” yang ditanda tangani oleh petugas loket PLB dan pengirimnya. Yang terdiri dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran kuning untuk pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran biru untuk pertinggal atau arsip.

2. Memberi stempel pos.

Petugas loket pos PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) selalu memberikan stempel pos pada setiap kiriman surat korporat, karena stempel/ cap pos sangatlah penting sebagai bukti bahwa surat tersebut sah. Stempel pos surat korporat menunjukkan tanggal pengiriman dan kode pos serta nama kantor pos pengirim surat korporat.

3. Menimbang berat kiriman.

Semua kiriman surat korporat yang selesai akan dikirim oleh loket PLB Pos Express harus ditimbang berat jasa tersebut. Penimbangan tersebut

commit to user

dikelompokkan antara kurang dari 500 gram, antara 600 – 1000 gram, dan antara lebih dari 1000 gram berdasarkan berat volumetrik ataupun berat aktual yang digunakan untuk menentukan harga pengiriman jasa surat korporat tersebut. Berat maksimal kiriman pos adalah 30 kilogram.

4. Penempatan ( Entry ) data kiriman.

Petugas loket harus mengentry/ memasukkan data kiriman surat korporat ke aplikasi komputer. Data tersebut terdiri dari kota atau kantor pos tujuan, berat dari pada kiriman surat korporat, nama dan alamat surat korporat tujuan, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya yang dibutuhkan. Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan langkah proses dalam Divisi Pengiriman ( Puri Antaran ).

5. Memberi lampiran bukti pengiriman ( resi ) pada kiriman.

Bukti kiriman ( resi ) terdiri dari 4 lampiran dalam warna yang berbeda, antara surat korporat maupun paket korporat. Lampiran bukti kiriman Pos Express pada surat korporat diberikan ke kantor pos tujuan ( 2 lampiran ), pengirim, dan kantor pengirim/ kantor pos setempat ( sebagai arsip ), mengingat bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman. 6. Memberikan resi pengiriman ke pengirim.

Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman surat yang berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor barcode yang berfungsi sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si penerima, pengirim dan biaya kiriman sudah tertera pada resi/ berita terima yang dibuat dalam register serbaguna yang dibuat rangkap dua.

7. Penyortiran dan laporan neraca loket pos.

Surat yang telah direkap tersebut, dimasukkan ke dalam keranjang yang telah disediakan yang kemudian akan diproses dibagian processing untuk disortir kembali berdasarkan kantong pos kota tujuan. Pada akhir kegiatan, petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint out dan dicatat pada buku neraca loket pos express harian, yang memuat besar uang setoran dan jumlah surat yang dikirim pada loket yang bertalian untuk diserahkan pada

commit to user

35

bagian pemasaran sebagai laporan jumlah kiriman surat harian yang masuk dan dikirimkan.

Adapun kendala dalam proses pengumpulan surat korporat yang dikemukakan oleh “ Mbak Jani “ selaku petugas loket pos express yaitu :

“ Surat dari Pelanggan Korporat banyak yang datang pada pagi hari, Sehingga petugas loket pos express pada shif pagi sering mengalami kesulitan dalam pengumpulan dan penanganan surat korporat, sehingga memperlambat dalam proses collecting “.

( wawancara tanggal 20 Februari 2012 )

B. Processing

Processing adalah proses pengolahan surat yang berasal dari loket baik

loket PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) maupun KPC ( Kantor Pos Cabang ) dan bis surat. Ataupun surat yang dikirim berdasarkan kantor tujuan melalui aplikasi puri kirim.

Processing merupakan tahap kedua dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Processing terdiri dari aktivitas pengolahan surat dari kantor pos lain hingga dikirim kembali ke alamat tujuan/ kantor pos tujuan. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses processing.

Aktivitas processing pengolahan surat korporat Pos Express dalam kantor pos terima ( Puri Terima ), dimulai ketika surat korporat tersebut diterima oleh Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ) Pos Express. Proses Divisi Pusat Layanan Bisnis, meliputi :

1. Penerimaan surat korporat.

Proses menerima dan mencocokkan kantung yang diterima dari petugas pengangkut, setelah itu diperiksa dan ditimbang ulang kantung dan mencocokannya dengan data yang ada pada Label Kantung ke dalam adpis. Dalam surat korporat yang masuk pada kantor terima Pos Express, dikelompokkan berdasarkan per bulan dalam 1 tahun.

commit to user

Tabel rincian surat korporat yang diterima selama bulan Februari 2012 :

No. Nama Surat Korporat Jumlah Biaya ( Rp ) Keterangan

1. ADIRA 2.041 6.435.000

2. AIA 124 1.078.000

3. AR RISALAH 210 2.949.300

4. ANDALAN 47 320.000

5. AT – TABIYAH 2 121.000

6. AQWAM 29 771.100

7. AGUS K 1 300.500

8. ACHMAD 0 0

9. AVAIL 2 18.000

10. BAF 3.815 11.759.500

11. BATIK KERIS 156 995.000

12. BEPS 87 1.990.500

13. BRI SYARIAH 8 56.000

14. BTN 2 13.000

15. BTPN 93 564.000

16. BUKOPIN 526 2.057.000

17. BUMIPUTERA 46 350.500

18. BI 258 1.126.500

19. BANK PULSA 0 0

20. BFI 4 12.000

21. CENTRAL JAVA (OXY) 8.632 87.986.000

22. CARTENZ 0 0

23. CNB 1 16.500

24. DANAMON 498 1.829.500

25. DUTA KAISAR 0 0

26. DIAMOND PAVILION 0 0

commit to user

37

28. GRAHA PUSTAKA 125 1.175.200

29. GRAHADI 0 0

30. GUNUNG SUBUR 13 1.770.000

31. GIZONE 0 0

32. INTAN SEJATI 0 0

33. INDIVA 37 412.600

34. ISLAMADINA 0 0

35. JATI AYU 0 0

36. KANWIL DJP 570 2.530.000

37. KONIMEX 208 10.263.500

38. KPP 169 1.088.500

39. KPPN 180 1.047.500

40. KIMIA FARMA 32 326.500

41. KP SOLO 0 0

42. KURNIA ASTASURYA 8 180.500

43. KUSUMA HADI 0 0

44. KITA FINANCE 19 274.780

45. LPPKS 0 0

46. LPPM UNS 0 0

47. LP UNS 0 0

48. MUAMALAT 37 467.650

49. MACAN SEMESTA 338 3.276.000

50. NIAGA 0 0

51. NATURAFIT 2 84.200

52. OTTO 158 698.500

53. PRADIPTA 84 927.800

54. PRIMAGAMA 0 0

55. PRIMA BARA 3 30.000

56. PUSPA DEWI 2 666.500

commit to user

58. PMI 0 0

59. RHEZNA MEDIKA 1 182.500

60. RC DR. SOEHARSO 0 0

61. SINARMAS 79 431.000

62. SOLO PARAGON 101 975.000

63. SALON PARIS 1 186.900

64. SARI HUSADA 20 110.000

65. SETI – AJI 0 0

66. SRI WARNO 1 307.000

67. SUN SHINE 3 107.800

68. SPMB UNS 0 0

69. SANG HYANG SERI 0 0

70. TELKOM 87 304.000

71. TIGA SERANGKAI 0 0

72. UT 36 573.000

73. WOM FINANCE 616 1.540.000

74. WIDYA DUTA 0 0

75. YPOC 0 0

76. YANMAR 0 0

Sumber : Data Bagian Marketing Pos Express Tgl 03 Maret 2012 2. Pemeriksaan kantong surat korporat beserta kelengkapannya.

Dilakukan Scan Penerimaan Kantung terhadap Label Kantung dan mentransfer datanya ke server pusat dan membuka kantung surat tersebut, mencocokkan jumlah kiriman dan melakukan entry data Adpis serta menstranfer data ke server pusat. Apabila terdapat surat atau kantong surat yang tidak cocok atau sesuai dengan bukti adpis kiriman maka kantor pos tidak akan bertanggung jawab atas kehilangan surat tersebut.

3. Penyortiran dan Penempatan ( entry ) data.

Disortir berdasarkan kantor pos/ kota tujuan surat untuk setempat atau kantor lain untuk para petugas antaran kiriman harus sesuai jalan antarnya

commit to user

39

masing – masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu discan barcode resi surat yang masuk pada aplikasi penerimaan adpis kiriman yaitu daftar rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan dimana data harus sama dengan jumlah dari resinya. Selanjutnya masukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima apabila jumlah kiriman, nomor adpis, nomor kantung surat tersebut sesuai dengan lampiran bukti kiriman dalam adpis kirim maka dilanjutkan diserahkan kepada mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun beres.

4. Penutupan dan Pencetakan label kantong pos.

Dalam penutupan adpis, pembentukan pos surat korporat yang telah disortir tersebut menggunakan kantung pos yang telah disediakan oleh Pos Express, yang terdiri dari 2 macam :

a. Menggunakan Kantung Khusus Express, yaitu :

1) Jika jumlah kantung sampul surat korporat lebih dari 5 pucuk/ lebih dan berat/ besarnya cukup layak untuk ditutup tersendiri. 2) Adpis kirim dimasukkan ke kantung tersebut yang berisi jumlah

kantung sampul surat korporat tersebut.

3) Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang dicantumkan nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat.

b. Menggunakan Kantung Plastik Express, yaitu :

1) Jika jumlah kantung sampul surat korporat kurang dari 5 pucuk/ lebih dan berat/ besarnya tidak cukup layak untuk ditutup tersendiri.

2) Adpis kirim dikaitkan pada leher sampul plastik, lalu label diberi nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat.

5. Pembedelan.

Pembedelan kantong pos surat korporat untuk mencetak label pos surat yaitu scan kantong surat yang telah disertakan label kantong surat dari KPC dan masuk pada puri terima dan di Delivering kemudian diantar oleh pengantar dan diubah status penerima setelah selesai.

commit to user

Adapun kendala dalam proses pengolahan surat korporat yang dikemukakan oleh petugas puri “ Mas Abdul ” yaitu :

“ Karena Surat Korporat yang terlalu banyak, wilayah ruang Loket Pos Express yang sempit sering menghambat petugas puri dalam proses pengolahan surat korporat baik dalam penanganan surat maupun penyimpanan arsip resi dan arsip lainnya “.

( wawancara tanggal 22 Februari 2012 )

Dalam kantor pos tujuan, para staf dan petugas pos akan memeriksa kembali kiriman jasa surat korporat dan kondisi dari pada surat korporat tersebut yang akan dikirim apakah masih layak dan lengkap. Kiriman surat kantor pos setempat akan diajukan kepada masing – masing bagian divisi yang bertanggung jawab terhadap proses pengiriman jasa surat korporat tersebut ke kantor pos tujuan ( misal sebagai contoh, kiriman surat korporat tersebut diajukan ke Divisi Bisnis Komunikasi Pos Express ).

C. Transporting

Transporting adalah Proses pendistribusian surat yang telah diproses

dan disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan dengan menggunakan salah satu moda transportasi, yang dapat meliputi moda transportasi darat maupun udara.

Transporting merupakan tahap ketiga dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Terdiri dari aktivitas pengiriman distribusi jasa pos surat korporat ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat maupun udara. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses transporting surat korporat tersebut.

Aktivitas transporting aktivitas pengiriman distribusi jasa pos surat korporat ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat maupun udara. Dimulai ketika jasa surat korporat Pos Express tersebut telah diproses oleh Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ) Pos Express dan dikirim ke alamat pelanggan korporat. Proses transporting Divisi Pusat Layanan Bisnis, meliputi :

commit to user

41

1. Penerimaan dan Pencocokkan.

Menerima dan mencocokkan kiriman surat korporat Pos Express yang diterima sesuai dengan Daftar Penerimaan dari loket Kantor Pos Cabang, dan Service – Point lainnya. Melakukan jemputan ( Pick – Up ) kiriman surat korporat Pos Express dari KP. Cabang dan Service – Point lainnya serta Kantung Pos Express dari bandara, terminal, stasiun KA maupun tempat transportasi lainnya.

2. Penyortiran.

Pengelompokan surat – surat korporat berdasarkan kota tujuan baik wilayah regional yang meliputi kota Jawa Tengah dan DIY ( Daerah Istimewa Yogyakarta ) maupun wilayah nasional yang meliputi kota luar wilayah regional yaitu kota Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi dan di luar Jawa ( Kalimantan, Sulawesi, Sumatra, dll ).

3. Penempatan ( entry data ).

Melakukan entry data/ pengolahan data kiriman surat korporat Pos Express dan melakukan pencetakan Adpis kiriman Express serta mentransfer data dimaksud ke server pusat. Melakukan proses pengolahan kantung ( proses Scan Label Alamat, Penimbangan, Seal Pengaman ) serta mempersiapkan administrasi kelengkapan kantung Express yang dimaksud. Selanjutnya mempersiapkan dan mencetak Daftar Pengantar Kantung Express dengan mencatat nomor urut pengiriman, kantor tujuan, dan nomor alat angkutan yang digunakan.

4. Pendistribusian.

Proses pendistribusian surat korporat yang dilaksanakan dengan proses menyerahkan kantung Express ke pihak pengangkut yang ditugaskan menyerahkan dan mendistribusikan kantung surat korporat ke pelanggan. Dengan memasukkan surat korporat ke kantong pos yang telah tersedia berdasarkan Label Kantong yang telah discan barcode kantong dan stempel Pos Express melalui aplikasi entry kiriman adpis kirim pada loket Pelayanan Loket Bisnis berdasarkan kodepos kota tujuan dan berat surat.

commit to user

5. Perubahan status dan pencetakan.

Melakukan transfer data terhadap hasil pengolahan kantung Express yang dimaksud, melakukan pengawasan terhadap Nomor Urut Daftar Pengantar Kantung Express menurut kantor tujuan masing – masing. Penutupan adpis kiriman dimana jasa surat korporat Pos Express masuk pada puri terima, di Delivering untuk mengubah status penerima, penutupan adpis dan dicetak 2 lampiran yaitu lembar 1 untuk kantong pengiriman surat sebagai bukti besarnya jumlah kiriman surat tersebut kepada kantor pos tujuan dan lembar 2 untuk kantor pos sebagai arsip laporan.

6. Pengiriman.

Proses pengiriman yang dilakukan oleh bagian puri kirim atau armada pos. Melalui jasa penerbangan Garuda Indonesia Airlines yang mendarat pada bandara Soekarno Hatta dan Kantor Pos Cabang Semarang untuk kota diluar Jawa/ wilayah nasional dikirim sekitar pukul 14.00 WIB, untuk wilayah regional/ Jawa Tengah dan DIY dikirim sekitar pukul 19.00 WIB malam dengan menggunakan jasa pick – up service.

Adapun kendala dalam pendistribusian surat korporat yang dikemukakan oleh petugas pick - up “ Mas Agus ” adalah :

“ Surat korporat terlalu banyak sehingga waktu yang digunakan tidak tercapai, surat yang datang dan masuk dari bandara tidak tepat waktu atau terlambat sehingga membuat surat tidak bisa tepat waktu dalam pengiriman dan terjadinya mati lampu yang dapat menyebabkan lambatnya proses pencetakan dan pengaplikasian adpis kirim ”.

( wawancara tanggal 23 Februari 2011 )

D. Delivering

Delivering merupakan tahap ke empat dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Terdiri dari aktivitas dalam pengubahan status kiriman jasa surat korporat sesuai dengan rute dan jumlah surat korporat sebelum dikirim. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses

commit to user

43

Aktivitas pengiriman merupakan tanggung jawab Divisi Pengiriman Pos, terdiri dari kiriman surat korporat biasa maupun kiriman surat korporat kilat khusus. Aktivitas ini digunakan pada system pengiriman gabungan, dapat diartikan bahwa petugas antaran/ kurir Kantor Pos Solo 57100 mengirim semua kiriman surat korporat tersebut yang tepat pada daftar perjalanan yang telah ditentukan.

Berdasarkan pasal 8 dalam “ Modul Penanganan Kiriman Pos Express ” barang/ dokumen surat korporat yang dilarang dikirim dengan Layanan Pos Express meliputi :

a. Barang – barang yang karena sifat atau bungkusnya dapat

menimbulkan bahaya bagi petugas pos dan lainnya atau dapat mengotori/ merusak kiriman diantaranya, bubuk pemutih, peroksida, accu/ baterai basah, makanan basah/ berminyak, dan benda cair.

b. Benda yang dapat meledak atau menyala atau dapat terbakar seperti, senjata api, peluru, mercon, korek api dan gas, dan bahan peledak lainnya.

c. Binatang hidup kecuali lebah, lintah, ulat sutera, parasit, serangga yang dikirim oleh badan yang diakui resmi.

d. Uang logam, uang kertas Bank dan surat berharga bagi pengunjuk, platina, emas/ perak, permata, perhiasan, dan barang berharga lainnya. e. Barang yang menyinggung kesusilaan.

f. Candu morphin, kokain, dan obat terlarang lainnya ( narkoba ). g. Bahan biologis yang mudah busuk dan mudah menularkan penyakit.

Kiriman jasa surat korporat Pos Express dilarang mengalami keterlambatan dalam prosesnya. Kiriman tersebut dikirim dengan transportasi yang cepat dan tepat sasaran, kiriman jasa yang berisi dokumen penting atau surat korporat biasa dikirim kepada alamat penerima berdasaran kota tujuan surat. Berdasarkan prosedur kantor pos, dalam hal pengiriman terdapat komplain pelanggan, dikemukakan oleh petugas customer service Pos Express “ Mbak Maysun “ yaitu :

E. Reporting

Reporting merupakan tahap kelima dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman jasa surat korporat baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat/ penerima surat. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses reporting tersebut.

Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status surat kiriman

baik yang berhasil maupun gagal menuju alamat yang dituju pada surat yang diantar oleh petugas kurir.

Aktivitas reporting yaitu proses aktivitas dalam pelaporan status kiriman jasa pos surat korporat apakah gagal ataupun berhasil diantarkan oleh petugas antaran kepada alamat tujuan. Dimulai ketika jasa surat korporat Pos Express tersebut telah dikirim ke alamat pelanggan korporat. Proses reporting Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ), meliputi :

1. Penerimaan.

menerima surat dari KPC ( Kantor Pos Cabang ) prosesnya menunggu pengantar/ petugas antaran membawa surat korporat datang dan memberikan surat korporat tersebut.

2. Updating status.

Dengan proses cara membuat status kiriman surat korporat yang berhasil diantar/ gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I - POS. Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data yang ada dari hasil proses antaran ( berhasil, gagal, diteruskan atau dikembalikan lagi, dll ) selanjutnya mentransfer data dimaksud ke server pusat.

3. Penempatan ( entry ) status.

Resi ( BT = berita terima ) yang sudah diantar oleh pengantar di cap tanggal sesuai hari itu juga, dan membuat status di filling pada aplikasi excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan dengan jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima surat gagal

commit to user

disortir berdasarkan tanggal pengeposan, dibendel dan diberi label Berita Terima periode tanggal…………..sampai dengan…………....

4. Mematikan status.

Periksa kembali resi dan masukkan nomor barcode surat misalnya penerima siapa ( keterangan ada beberapa pilihan ), hubungan dengan apa surat tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima surat dengan mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi dan data disimpan dikantor terima/ kantor asal untuk paling lama 2 bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1 tahun dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong.

Pelaporan kiriman status surat yang dikemukakan oleh “ Mas Yusuf “

petugas kurir yaitu :

“ Pelaporan kiriman status surat korporat, harus cepat dilaporkan oleh petugas kurir antaran setelah surat dikirim ke alamat tujuan dengan tujuan untuk memudahkan dalam pelacakan surat tersebut baik yang gagal kirim maupun yang berhasil dikirim “.

( wawancara tanggal 29 Februari 2012 )

Berdasarkan penyedia jasa pengiriman pos, Kantor Pos Solo 57100 memberikan prioritas untuk kepuasan pelanggan. Memiliki slogan “ Untuk Anda Kami Ada ” dan dengan slogan dari PT. Pos Indonesia (Persero), untuk memberikan jasa yang paling baik kepada pelanggan sehingga dapat berakibat ke pelanggan untuk menggunakan jasanya dari PT. Pos Indonesia.

Berdasarkan apa yang penulis lakukan dalam pengamatan selama Kuliah Kerja Magang, para petugas pos mengerjakan secara keseluruhan. Keadaan yang dibuat oleh petugas pos telah berkonsentrasi dengan baik dalam pekerjaannya. dalam hal itu, pada Hanan dan Karp, ( 1998 : 38 ) dalam Buku Pelayanan Terbaik di Loket terdapat 4 prinsip dalam menyajikan layanan pos ke pelanggan, diantaranya :

1. Perceptive

Petugas pos pada Pos Express Pelayanan Surat Korporat dalam Kantor Pos Solo 57100, memiliki pemahaman yang baik dalam sistem kerjanya. Ketika pelanggan datang ke loket petugas pos dan membutuhkan jasanya, petugas pos akan menerima pelanggan dengan melaksanakan kewajibannya sebagai petugas pos dalam Pelayanan Surat Korporat Pos Express. Para petugas pos siap ketika pelanggan membutuhkan jasanya. Tindakan pemahaman jasa mereka berupa tanggapan seperti :

a. Para petugas pos membuka loket Pelayanan Surat Korporat Pos

Express dengan tepat waktu.

b. Para petugas pos siap untuk menerima kiriman dan mengawali proses kerjanya.

c. Para petugas pos mencatat alamat pelanggan, kadang pula para petugas pos menggunakan Bahasa Jawa.

d. Para petugas pos antusias mencoba untuk menyajikan jasa yang baik ke pelanggan.

2. Precise

Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mencoba untuk memberikan jasa yang tepat untuk pelanggan. Sebelum para petugas pos melakukan proses penerimaan kiriman surat khususnya pada surat korporat, para petugas pos bertanya ke pelanggan beberapa informasi yang pelanggan butuhkan. Dan para petugas pos tersebut harus bertanya tentang daya muat kiriman surat korporat. Jika kiriman surat korporat pos mengandung surat yang berharga seperti Surat Tanda Naik Kendaraan, para petugas pos akan memberikan jasa special untuk para pelanggan.

3. Speedy

Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mengerjakan kewajiban mereka

commit to user

petugas pos pada jasa loket Pos Express dapat digolongkan sangat cepat. Disamping mereka juga menyajikan ke pelanggan sangat cepat. Mereka dapat menentukan apakah jasa yang sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, mereka dapat bekerja dengan sangat cepat tetapi juga sangat tenang bahkan juga dapat sangat lama.

4. Serious

Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 menyajikan jasa ke pelanggan dengan sangat serius. Petugas pos express berkonsentrasi terhadap pekerjaan yang baik untuk meminimalisir kesalahan ke pelanggan baik dalam pelayanan maupun surat. Tetapi para petugas pos tetap menjaga ketenangan dan dikenal sangat akrab ke pelanggan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Kantor Pos Solo 57100 adalah salah satu fasilitas umum yang berstatus BUMN yang mana merupakan badan usaha milik negara. Kantor Pos Solo 57100 memiliki peranan penting terhadap masyarakat baik disekitar kota Solo maupun masyarakat diluar kota Solo dalam jasa pengiriman. Salah satu dari layanan jasa pos di Kantor Pos Solo 57100 yang mana sering digunakan oleh perusahaan adalah “ Express Delivery pada Surat Korporat ” yaitu layanan jasa pos pengiriman baik surat maupun dokumen pada Pos Express Kantor Pos Solo 57100. Express Delivery pada Surat Korporat merupakan layanan jasa pos untuk mengirim surat maupun dokumen dalam area Regional maupun Nasional, dimana layanan jasa tersebut merupakan layanan jasa pos unggul dalam Kantor Pos Solo 57100 pada Divisi Bisnis Komunikasi ( BisKom ).

Berdasarkan pengamatan yang telah dikerjakan selama Kuliah Kerja Magang ( KKM ) di Kantor Pos Solo 57100, saya sebagai penulis mengajukan kesimpulan bahwa dalam penanganan surat korporat dibutuhkan Administrasi Jasa Pos Surat Korporat yang baik agar dalam penanganan dan pelayanannya dapat berjalan secara maksimal. Pada tiap tahapan pelaksanaan administrasi surat korporat diawali dengan proses yaitu :

1. Collecting,

2. Processing,

3. Transporting,

4. Delivering,

5. Reporting.

Penjabaran tugas petugas Pos Express diatas merupakan cara kerja daripada Pos Express pada bagian penanganan administrasi jasa pos surat korporat. Terdapat administrasi yang dilakukan dengan baik sesuai dengan

commit to user

menjalankan tugas administrasi tersebut diatas, dibutuhkan konsentrasi yang baik dalam setiap pekerjaan maka terdapat prinsip sajian layanan pos kepelanggan yaitu :

a. Perceptive

b. Precise

c. Speedy

d. Serious

Dengan “ Selalu Melangkah Lebih Maju Bersama Layanan Pos Express ”. Pos Express selalu berusaha mempersembahkan yang terbaik bagi perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan maupun masyarakat yang merupakan salah satu kerja dan karya nyata bagi Transformasi Bisnis yang sedang dilakukan oleh Kantor Pos Solo 57100.

B. SARAN

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, seringkali ditemukan kendala dalam administrasi jasa pos surat korporat. Maka dari itu penulis memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa surat korporat pada Pos Express Kantor Pos Solo 57100 agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan korporat. Saran tersebut yakni :

1. Untuk Loket Pos Express seharusnya ditangani oleh 2 staf, terutama pada shift pagi hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan. 2. Wilayah ruang kerja Pos Express seharusnya lebih diperluas tempat dan

tata ruang yang baik sehingga cara kerja petugas pos tidak terhambat, hal ini bertujuan untuk menjaga keamanan dan kenyamanan pelanggan.

3. Loket Pos Express sebaiknya menyediakan tempat khusus untuk

menyimpan arsip resi maupun arsip lainnya agar tidak rusak maupun hilang, demi menjaga kepuasan pelanggan dan meminimalisir keluhan.

4. Pada bagian Pos Express sebaiknya menggunakan Genset untuk

mengantisipasi terjadinya mati lampu, agar tidak menghambat dalam proses pencetakan dan pengaplikasian adpis kirim.