Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
10. Perlakukan orang lain sebagai pribadi dan hindari prasangka.
Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan
hubungan baik. Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik dengan rekan-rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan
tugas-tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya dapat diselesaikan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini
tercermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai tamu di perusahaan.
E. Tugas – Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pejabat pimpinan yang meliputi surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas
sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari
pimpinan, dan sebagainya. Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas
tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya
dalam beberapa masalah. Adapun tugas-tugas sekretaris adalah:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instrukusi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah
harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya. Tugas rutin meliputi:
- Menyusun membuat surat korespondensi
- Menata arsip
- Mengurus dan mengendalikan surat
- Menerima dan melayani tamu serta bertamu
- Menerima dan melayani telepon serta menelepon
- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
- Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain
2. Tugas Khusus Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya
kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Tugas khusus meliputi:
- Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
- Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
- Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi luar
- Membuat agenda kegiatan pimpinan
- Pembelian kado atau cinderamata
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
3. Tugas Kreatif Yaitu tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah
oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan
beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:
a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.
b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang dan perlu disempunakan.
c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk
menyempurnakan. d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang pihak
lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan
apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi, apakah dapat dilaksanakan atau tidak.
Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi: -
Membuat perencanaan kerja - Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil
- Pemantapan kepribadian
- Efisiensi kerja
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
- Pengembangan diri sekretaris
- Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi
sekretaris. -
Memahami peraturan keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain-lain. Sedangkan tugas-tugas sekretaris pada PT. PGN meliputi:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas job description sesuai dengan program dan prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan. Tugas rutin sekretaris pada PT. PGN mencakup pembuatan surat-surat
keluar, pengurusan surat-surat masuk, menerima dan mengirim surat, menerima telepon, mengirim faximile, menyusun acara kegiatan pimpinan,
menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh
perusahaan yang bersangkutan. 2.
Tugas Khusus Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan,
karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut
diserahkan kepada seketaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai
sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
Tugas khusus sekretaris pada PT. PGN antara lain adalah mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan,
mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau mnyelenggarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan
memilih souvenir untuk para relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat notulen rapat, dan sebagainya.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris pada
PT. PGN melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan
meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas-tugas kreatif ini misalnya:
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat
dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, faximile, telepon, ataupun melalui Internet.
b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat
membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu
melakukannya.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
c. Membuat tabel atau grafik tentang hasil produksi, pemasaran sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang
diperlukan.
BAB III
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
ANALISA DAN EVALUASI
Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan pada bab terdahulu maka penulis akan melakukan analisa dan evaluasi mengenai peranan sekretaris
yang diterapkan pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk adalah sebagai berikut:
A. Peranan Sekretaris dalam Perusahaan
