Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
Untuk itu agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu oleh seseorang yang
disebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
Begitu pentingnya peran seorang sekretaris dalam membantu keberhasilan pimpinannya dalam perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya
suatu perusahaan yang tidak memiliki seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karena itu, dapat
dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu dan melaksanakan tugas-tugas pimpinan.
1. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu “Secretum” yang artinya “Rahasia”, atau dari bahasa Medieval Latin yakni “Secretaries” Secretarium
yang berarti “Pejabat Pemegang Rahasia” sedangkan dalam bahasa Prancis disebut “Secretarie” yang artinya “Rahasia”. Jadi seseorang yang bisa
dipercaya, seseorang yang dapat menyimpan rahasia.Prajudi Atmosudirjo, 1998: 63.
Berdasarkan asal kata sekretaris maka dapat diuraikan bahwa sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang
bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat yang bersifat rahasia. Di mana fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan memperlancar tugas-
tugas pimpinan. Untuk lebih jelas mengenai definisi sekretaris, di bawah ini disajikan
beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
1. Menurut H. W. Fowler and F. G. Fowler Sutarto, 1997: 3 “Sekretaris: 1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.”
2. Menurut Louis C. Nanassy and William Selden Sutarto, 1997: 4 “Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas- tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte;
berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara
atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu
administrasi atau pimpinan muda.” 3. Menurut Webster’s New Words Dictionary Sutarto, 1997: 5
“Sekretaris: 1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas tulis lainnya, untuk
organisasi atau perseorangan. 2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam
pekerjaan.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya Eti Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4, yang terdiri dari tiga
aspek yaitu: 1.
Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab: a. Sekretaris Organisasi
Yaitu seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu.
Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas
pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal-hal yang
perlu demi kemajuan organisasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan
perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki
wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan dan cita- cita organisasi secara keseluruhan.
Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan, dan lain-lain.
b. Sekretaris Pribadi Sekretaris Pribadi terdiri dari dua macam yaitu:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
1. Sekretaris Pribadi Private Personal secretary
Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam
pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan untuk membantu menangani
pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat di kantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang
mempekerjakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya.
Contoh: sekretaris pribadi seorang bintang film, seorang tokoh masayarakat, seorang penulis novel, dan lain-lain.
2. Sekretaris Pimpinan
Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau
yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang
dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya. Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur, dan lain-lain.
Karena membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sebagai sekretaris pribadi.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja: a. Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam
melaksanakan pekerjaannya maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karena keterbatasan
masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas sekretaris
junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja
dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu
mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan
beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya dalam hal sekretaris pribadi pimpinan.
3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Khusus dalam Pekerjaan:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
