Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
a. Sekretaris Bidang Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat
bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran
atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki
pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi
sekretaris dalam bidang tertentu.
2. Peranan Sekretaris
Menurut kamus umum Bahasa Indonesia peranan adalah bagian dari tugas utama yang dilaksanakan. Peran adalah pola kerja,
perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri yang ada
dan keadaan hidup yang dihadapinya. Agus M. Hardjana, 1998: 19 Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada
kedudukan atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan
terdapat dua kegiatan utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha
mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak
disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan.
Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang
personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain-lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan,
maka entah pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung supportive. Tujuan
langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya
adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.
Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan, antara lain sebagai berikut:
a. Pusat Informasi.
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh:
mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan
sebagai berikut: 1. Peran Strategi.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga
tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.
2. Peran Teknis Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan.
Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi
pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. 3.
Peran pendukung Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif
kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
b. Penerima telepon
Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan
yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.
c. Perantara atau Penghubung
Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya anatara
pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperlukan komunikasi
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar
dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.
Pada PT. Perusahaan Gas Negara sekretaris menjabat sebagai Officer III Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator
Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya antara lain:
1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep
rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum. 2.
Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat masuk keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya.
3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan
Kearsipan. 4.
Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip.
5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan
pengiriman surat dokumen, surat kabar dan jamuan. 6.
Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di perusahaan.
Selain itu sekretaris di satuan unit kerja Kesekretariatan pada PT. PGN juga memiliki peranan lain yaitu sebagai pusat informasi,
penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
C. Syarat – Syarat Sekretaris dalam Perusahaan
