Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat.
Dalam pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan
berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris. Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan
penulis notulen, walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan pengertian penulis pada seorang penulis cerita pendek cerpen atau pun seorang
penulis novel dan penulis sejarah. Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama dengan penulis disini adalah pengertian pada seorang yang mempunyai tugas yang
sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Saiman, 2002: 24
Sedangkan secara definisi dapat kita pahami bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat
termasuk menyiapkannya bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. The Liang Gie, 1999: 25
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris,
yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan. 2.
Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior.
3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,
Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi, dan sebagainya. Seorang sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat
menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris
pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut
Saiman, 2002:37: 1.
Peranan sekretaris terhadap atasan. a.
Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas dan tanggung jawab. c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan. 2.
Peranan sekretaris terhadap bawahan.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil
yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik. c.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. d.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan. Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai
sekretaris pimpinan yang fungsi jabatannya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan kesekretariatan seperti menganalisa pelaksanaan
penerimaan dan pencatatan surat masuk keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya, menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat dan
Kearsipan, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, serta menganalisa pelaksanaan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di
lingkungan PT. Perusahaan Gas Negara. Dengan semakin besarnya suatu perusahaan, maka semakin besar pula
tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya sehingga dalam keadaan demikian, pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi
tercapainya keberhasilan pimpinan perusahaan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan.
Oleh karena itu dengan adanya peran seorang sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara diharapkan dapat memberikan kontribusi yang tidak sedikit
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
demi kelancaran jalannya perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya dituntut memiliki ilmu dan keahlian tetapi diharapkan mampu membantu mengatasi
kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan sehingga bisa tercapai hasil yang memuaskan.
Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan
tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja. Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara
keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau
kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan. Robert L.
Mathis dan John H. Jackson, 2002: 78. Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris
harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan
untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Mengingat akan pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk
memilih judul:
“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA Persero Tbk MEDAN.”
Dengan alasan bahwa peranan sekretaris merupakan aktivitas penting di dalam arus kelancaran perusahaan dan untuk lebih mengetahui apa saja tugas-tugas
sekretaris.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara Persero Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
B. Perumusan Masalah
