Tabel 3. Tujuan komunikasi vertikal dan mekanisme
28
Tujuan Mekanisme
Komunikasi Ke bawah
1. Penyebaran informasi rutin
2. Penyebaran informasi prosedural
3. Sosialisasi 4. Memberikan informasi
berhubungan dengan pekerjaan 5. Umpan balik
6. Pembinaan karyawan
Komunikasi Ke Atas
1. Pengendalian 2. Umpan Balik
3. Pemecahan Persoalan
4. Ide-ide untuk perbaikan 5. Katarsis dan pembangunan
kelompok Surat edaran, papan pengumuman,
majalah dinding. Surat edaran, buku penuntun,
pedoman. Penerbitan khusus, ceramah, rapat.
Percakapan.
Percakapan, memo. Percakapan, rapat-rapat kelompok.
Informasi berkala, laporan khusus. Daftar pertanyaan, wawancara.
Rapat-rapat berkala, prosedur keluhan.
Kotak usul, wawancara. Rapat-rapat tinjauan.
2. Komunikasi Horizontal
a. Pengertian Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya
antara anggota staf dengan anggota staf, pegawai tingkat menengah
28
Uday Pareek, Prilaku Organisasi…, h. 103.
dengan tingkat menengah atau pegawai rendahan dengan yang berpangkat rendah pula.
29
Hubungan komunikasi horizontal yang sifatnya mendatar yang dilakukan anggota organisasi pada tingkatan kedudukan atau jabatan yang
sama. Komunikasi ini tidak sama dengan komunikasi vertikal yang bersifat lebih formal. Komunikasi ini biasanya dilakukan oleh anggota
organisasi lebih banyak pada situasi tidak formal, misalnya perbincangan pada jam istirahat membicarakan masalah pribadi, pekerjaan, dan
komunikasi ini jarang dilakukan pada saat formal, dan biasanya pada saat formal dilakukan dalam pekerjaan yang membutuhkan koordinasi dengan
bidang departemen lain. Departemen yang terdapat dalam organisasi butuh koordinasi yang
terus menerus dan berkesinambungan, karena setiap departemen memiliki kaitan dan sangat mendukung berjalannya departemen lainnya yang berada
di dalam internal organisasi. Misalnya dalam lembaga pendidikan, komite sekolah dapat juga di sebut departemen ke humasan, dalam
mempublikasikan lembaga harus tau arah tujuan lembaga dan melakukan koordinasi
terlebih dahulu
dengan bidang
kesiswaan tentang
perkembangan siswa di lembaga tersebut. T. Hani Handoko memberikan definisi yang cukup singkat dan
memiliki maksud yang sama seperti definisi di atas, yaitu Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut:
a Komunikasi di antara dalam kelompok kerja yang sama. b Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-
departemen pada tingkatan organisasi yang sama
30
Komunikasi antara sesama anggota organisasi yang memiliki otoritas jabatan yang sama tidak hanya terjadi antara departemen dan antara
bawahan lain departemen, tetapi juga komunikasi horizontal terjadi antara satu kelompok di dalam satu departemen. Komunikasi horizontal dalam
29
Onong Uchjana Efendy, Human Relations…, h. 20.
30
T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 282.
departemen yang memiliki kedudukan yang sama biasanya terjadi dalam pelaksanaan kerja tim.
Dalam kerja tim sangat membutuhkan komunikasi horizontal yang intensif, karena tercapainya tujuan tim dilakukan bersama-sama sesama
anggota dan membangun inisiatif anggota untuk mencapai tujuan bersama. Tanpa adanya komunikasi sesama anggota tim, sulit bagi kelompok, bagi
departemen ataupun bagi organisasi untuk mencapai tujuan. b. Bentuk Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi
ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
31
Bentuk koordinatif pada dasarnya adalah berawal dari konsep struktur yang terdapat di dalam organisasi dan dilakukan pembagian kerja sebagai
kebijakan pimpinan organisasi untuk mempermudah anggota organisasi dalam bekerja dan menyampaikan pesan yang ingin disampaikan dalam
bentuk verbal, tetapi biasanya komunikasi ini lebih sering menggunakan bentuk komunikasi lisan dan jarang menggunakan komunikasi tertulis,
karena setiap masalah atau kesulitan yang dikomunikasikan secara tertulis, sulit bagi reseiver dalam menginterpretsikan pesan yang diterima untuk
dijadikan umpan balik. Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, terdapat
beberapa komponen dasar yang penting di dalam komunikasi, yaitu terdapat pengirim pesan, isi pesan, penerima pesan sehingga terjadi umpan
balik. Apabila dalam penyelesaian masalah dilakukan dengan tertulis, penerima sulit memahami maksud dan intonasi pesan yang disampaikan,
dan bagi penerima dalam memberikan umpan balik bisa saja terjadi respon yang tidak relevan dengan yang dimaksudkan pengirim pesan.
Pesan yang disampaikan dalam bentuk tertulis memang kurang efektif dilakukan dalam penyelesaian masalah, tetapi komunikasi tertulis dalam
31
T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 282.
komunikasi horizontal dapat dilakukan, kecuali terkait tentang informasi dalam bentuk umum dan media komunikasi horizontal yang dapat
digunakan seperti di bawah ini. Tabel 4.
Komunikasi Mendatar
32
Lisan Tetulis
1. Kuliah, konferensi, pertemuan panitia.
2. Telepon. 3. Urusan sosial, termasuk
kegiatan serikat kerja. 4. Kabar angin.
1. Surat, memo, laporan. 2. Papan pengumuman dan poster.
3. Buku pegangan dan buku pedoman.
4. Laporan tahunan. 5. Publikasi serikat kerja.
Menjalin komunikasi horizontal yang dapat dilaikukan sesama anggota organisasi maupun informasi yang didapatkan secara umum, semata-mata
untuk memperlancar proses berjalannya organisasi untuk mencapai harapan bersama dan kepuasan individu. Dengan melaksanakan
komunikasi yang intensif dan ketepatan dalam memilih media horizontal adalah salah satu bentuk kreatifnya seorang komunikator.
c. Fungsi Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal dalam organisasi pemerintah, organisasi sosial
maupun organisasi swasta sangat dibutuhkan, karena komunikasi ini sangat berfungsi bagi seluruh anggota organisasi, baik bagi manajemen
puncak, anggota organisasi tingkat menengah, maupun anggota tingkat paling bawah.
Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan
kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.
33
32
Moekijat, Manajemen Tenaga Kerja…, h. 156.
33
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 121.
Pengarahan komunikasi yang sifatnya horizontal sangat mempermudah anggota organisasi dalam menyelesaikan masalah pekerjaan maupun
masalah lain yang dimilikinya. Pembagian tugas maupun mempermudah pelaksanaan pekerjaan sesama tingkatan dalam satu departemen sangat
membantu apabila dikomunikasikan secara intensif. Setiap masalah dapat terselesaikan apabila dikomunikasikan dengan cepat dengan sesama
anggota setingkat sehingga tidak harus semua masalah pekerjaan sampai pada manajemen puncak.
Selain mempermudah koordinasi dalam penyelesaian tugas-tugas, komunikasi horizontal juga berfungsi sebagai penambah ilmu pengetahuan
yang didapat dari teman satu tingkatan. Informasi sesama anggota organisasi dalam satu tingkatan yang dilakukan sangat bermanfaat bagi
anggota baru maupun anggota lama. Pertukaran pengetahuan atau pertukaran informasi akan membuat anggota organisasi semakin kreatif
dalam melaksanakan tugas dan lebih dewasa dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapinya.
Husain Umar dalam bukunya Desain Penelitian MSDM dan Prilaku Karyawan mengungkapkan fungsi utama komunikasi kesamping
adalah untuk melakukan kerjasama dan proaktif pada tingkat mereka sendiri, di dalam bagian atau antar bagian lain yang bertujuan untuk
memecahkan berbagai masalah maupun menceritakan pengalaman mereka dalam melaksanakan pekerjaannya. Sarana yang dapat
dimanfaatkan, misalnya adalah gugus kendali.
34
Komunikasi dalam menjalin hubungan sesama anggota organisasi memang tepat dilakukan dalam komunikasi horizontal, karena dalam
komunikasi ini sesama anggota individu lebih terbuka dalam mengungkapkan apa yang dirasakannya. Sikap keterbukaan yang
dilakukan sesama anggota organisasi sehingga terjadi kedekatan emosional membentuk kerjasama yang baik antara sesama anggota divisi dalam satu
departemen atau kerjasama dengan divisi yang memiliki kesamaan
34
Husain Umar, Desain Penelitian MSDM..., h. 43-44.
tingkatan dalam departemen lain seingga membuat anggota organisasi lebih proaktif dalam melaksanakan pekerjaannya.
Komunikasi horizontal, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan horizontal, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang
lambat.
35
Banyak masalah dapat terselesaikan dengan adanya komunikasi horizontal, baik masalah pribadi yang dimiliki anggota organisasi terkait
pribadi, pekerjaan atau yang terkait koordinasi, pekerjaan, kenyamanan, keamanan, dan sebagainya yang dubutuhkan anggota di dalam organisasi.
Seluruh anggota yang setingkat atau departemen yang ada dalam organisasi akan berjalan dengan baik apabila orang-orang dalam
departemen tersebut membangun komunikasi horizontal dengan baik dan layak dalam mencapai tujuan organisasi.
d. Tujuan Komunikasi Horizontal Membangun komunikasi horizontal merupakan salah satu bentuk
proses pencapaian misi dan visi organisasi serta mambentuk kerjasama yang erat antara sesama anggota dalam satu departemen atau departemen
lain yang memiliki jabatan atau kedudukan yang sama dalam organisasi. Suatu pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama akan mempermudah
departemen dalam menyelesaikan pekerjaan yang memiliki tujuan dan mendekatkan pada efektivitas untuk mencapai tujuan dari organisasi.
Apabila komunikasi tidak berjalan secara berkesinambungan dan terus menerus, maka sulit bagi organisasi untuk mengetahui informasi yang
dibutuhkan oleh para anggota organisasi dalam melaksanakan proses pencapaian visi dan misi.
Tujuan dari komunikasi horizontal adalah untuk mengetahui tugas- tugas yang akan dilaksanakan, berbagi informasi antara sesama anggota,
penyelesaian masalah anggota organisasi, dan lain sebagainya yang masih terkait hubungan komunikasi mendatar.
35
T. Hani Handiko, Manajemen..., h. 282.
Arni Muhammad dalam buku Komunikasi Organisasi mengungkapkan beberapa tujuan tertentu dari komunikasi horizontal, sebagai berikut:
1. Mengkoordinasikan tugas-tugas. 2. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-
aktivitas. 3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang
berada dalam tingkat yang sama. 4. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian
organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. 5. Menjamin pemahaman yang sama.
6. Mengembangkan sokongan interpersonal.
36
Koordinasi dalam komunikasi horizontal ini dapat membantu anggota organisasi lebih terbuka kepada para anggota organisasi lainnya dan
kedekatan antara departemen pun akan meminimalisir terjadinya kesalahan komunikasi, karena banyaknya waktu untuk tatap muka atau bahkan
kedekatan emosional akan terjalin antara sesama anggota organisasi. Menghilangkan atau meminimalisir terjadinya masalah komunikasi
anggota adalah sebuah tujuan tecapainya efektivitas organisasi. Komunikasi ini juga berfungsi untuk mempermudah para anggota yang
setingkat untuk mendekatkan emosional pada anggota di satu bidang atau pada bidang lainnya yang memiliki tingkat kedudukan yang sama dan
kedekatan yang sudah terjalin, pemimpin harus menjaga jalinan komunikasi yang baik para anggota dan meminimalisir konflik antar
anggota organisasi untuk menyamakan visi dan misi demi mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi.
3. Komunikasi Diagonal
