Pedoman Komunikasi Yang Baik

Semakin sering umpan balik terjadi maka semakin terbentuk budaya keterbukaan anggota organisasi.

6. Evaluasi

Setelah malakukan persiapan komunikasi organisasi dari pengenalan sampai pelaksanaan komunikasi yang mengikuti arus jaringan, maka perlu adanya evaluasi. Selama komunikasi berlangsung dan sesudahnya, komunikator harus pula mengadakan evaluasi evaluating. Evaluasi pada dasarnya memiliki dua hal, yaitu penilaian terhadap jalannya program komunikasi selama komunikasi berlangsng, yaitu dengan cara menilai engineering noise: gangguan akibat dari medium yang digunakan, baik oleh penerima maupun pengirim pesan dan semantic noice: gagguan yang timbul dari susunan kata-kata, lambang-lambang, isyarat, dan lain-lain, sehingga tidak dapat dipahami oleh penerima pesan atau audiens. 44 Pelaksanaan evaluasi sesudah komunikasi selesai, seperti yang diungkapkan charles R. Wright dalam Gultip M. Scoot dan Center H. Alien yang dikutip Marhaeni Fajar, sebagai beriut: a. Audience Coverage, yaitu memperhatikan seberapa banyak dan macam komunikan yang mendengarkan agar dapat mencapai proporsi. b. Audience Response, yaitu apakah pesan yang di sampaikan menguntungkan untuk mereka dan bukan pesan pengulangan. c. Communication Impact, yaitu setelah terdapat reaksi dari pendengar, seberapa besar pengaruh pesan yang bertahan padanya. d. Process of Influence, yaitu suatu proses komunikasi yang seperti apa sehingga dapat mempengaruhi komunikan. 45

7. Pedoman Komunikasi Yang Baik

Setiap komunikasi yang dilakukan harus terlaksana dengan baik untuk membangun citra baik individu dan organisasi. Terdapat beberapa pedoman yang disusun American Management Assocations AMA dan dikutip oleh T. Hani Handoko untuk meningkatkan komunikasi organisasi, yang secara ringkas disebutkan: 44 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik…, h. 216 45 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik…, h. 216-217 a. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. b. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. c. Petimbangkan keadaan fisik manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan. d. Konsultasikan dengan pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi. e. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi. f. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu terjadi umpan balik. g. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. h. Perhatikan konsistensi komunikasi. i. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. j. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti. 46 Dari berbagai definisi terkait strategi, komunikasi, dan organisasi maupun implementasinya, dapat penulis simpulkan bahwa pentingnya strategi komunikasi organisasi khususnya di lembaga pendidikan menunjukkan suatu langkah secara menyeluruh atau cara tepat yang diambil anggota, kelompok maupun organisasi yang disesuikan dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi. Keseluruhan strategi komunikasi organisasi salah satunya mengendalikan komunikasi internal organisasi, yaitu jaringan vertikal, horizontal dan diagonal secara baik dan efektif agar seluruh anggota organisasi terkoordinir dan dapat mengkoordinasikan serta melaksanakan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi. Contohnya, kepala sekolah melakukan monitoring pada aspek yang memerlukan koordinasi dan kerjasama anggota organisasi. Selain dalam bentuk pengertian, dapat pula penulis pahami dan simpulkan dalam implementasi strategi komunikasi organisasi. Implementasi strategi komunikasi organisasi adalah suatu langkah atau cara yang diambil oleh komunikator dalam mengelola ide sehingga menjadi pesan yang disampaikan melalui berbagai metode dan ketepatan alat yang digunakan untuk mempermudah komunikan menerima pesan yang disampaikan. 46 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 290-291 Pesan yang disampaikan oleh komunikator secara personal apabila disampaikan secara efektif, maka mendapatkan umpan balik secara langsung atau tidak langsung dari komunikan sebagai penerima pesan. Apabila komunikasi personal maupun kelompok di dalam organisasi terlaksana dengan baik, maka akan membuka suatu proses terealisasinya jaringan komunikasi yang di tetapkan sebagai strategi untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam pelaksanaan pencapaian tujuan, khusunya komunikasi organisasi yang efektif perlu melibatkan seluruh individu maupun kelompok di organisasi, ketepatan pimpinan organisasi dalam pemilihan simbol pesan, media dan jaringan serta terdapatnya pengenalan lingkungan agar pesan sampai sesuai apa yang dimaksudkan pimpinan dapat membangun umpan balik sesuai dengan yang diharapkan dan mempermudah komunikator dalam melakukan evaluasi setelah komunikasi disampaikan. → Input Dari hasil penelitian angket dan wawncara dan observasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat, terdapat beberapa temuan yang terkait pada pokok bahasan, diantaranya: a. Tidak terdapatnya garis koordinasi pada struktur organisasi yang membentuk banyak persepsi dalam menginterpretasikan struktur dalam melakukan komunikasi kepada seluruh anggota organisasi. b. Lemahnya pelaksanaan rapat, baik dari pimpinan maupun para anggota departemen di lembaga tersebut. Pimpinan maupun hampir semua departemen tidak memiliki program pelaksanaan rapat secara konkrit. c. Setiap job description yang diberikan kepada departemen atau anggota organisasi, hanya bagi wakil kepala sekolah yang tertulis terdapat koordinasi dengan pimpinan dengan intensif, tetapi koordinasi antara wakil kepala sekolah atau guru-guru masih belum intensif, ditentukan masih tingginya egoisme beberapa anggota dan masih lemahnya komunikasi antara bawahan dengan pimpinan organisasi. → Proses Dari masalah di atas seharusnyan pimpinan sebagai pemilik kebijakan tertinggi agar lebih tegas dan aktif dalam mengelola anggota, salah satunya penetapan garis koordinasi yang tepat agar koordinasi antara seluruh anggota dapat berjalan dengan baik dan pesan yang masuk dari anggota maupun dari luar dapat dikendalikan oleh pimpinan organisasi. Setiap seluruh anggota organisasi dari pimpinan sampai departemen atau kelompok seharuanya membuat program yang jelas agar setiap langkah proses berjalan dengan efektif, salah satunya penetapan program rapat setiap departemen. Seharusnya rapat pimpinan atau departemen dilakukan secara berkesinambungan dan ditetapkan sesuai program secara konkrit untuk mengendalikan atau mengantisipasi suatu tantangan yang tidak diperkirakan atau untuk mengetahui kelemahan-kelemahan untuk ditindak lanjuti. Setiap job description adalah suatu tanggung jawab atau proses yang harus dilaksanakan oleh setiap anggota dan departemen yang memiliki kedudukan di dalam organisasi tersebut. Setiap tugas yang diberikan harus sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi sehingga anggota dapat melaksanakannya, dan untuk melihat apakan program atau job description berjalan dengan baik, maka pimpinan selalu dilakukan monitoring apakah seluruh anggota dalam melaksanakan tugas berjalan dengan baik atau terdapat hambatan-hambatan yang perlu ditanggulangai, sehingga apabila terdapat meonitoring sama dengan perhatian pimpinan kepada pekerjaan yang dilakukan bawahan dan para bawahan pun akan berusaha terbuka dengan realisasi program jika terdapat masalah atau hambatan. → Out Put Berdasarkan teori strategi komunikasi organisasi yang sudah dijelaskan diatas, maka perlu adanya realisasi dalam bentuk nyata, yaitu praktek di dalam lembaga pendidikan. Oleh sebab itu, dari masalah yang ada perlu kiranya lembaga pendidikan mengevaluasi strategi komunikasi organisasi agar harapan efektivitas strategi komunikasi dapat terlaksana sesuai dengan harapan atau rencana yang ditetapkan. Tujuan strategi komunikasi organisasi yang dimaksud adalah terlaksananya komunikasi dengan baik dan efektif pada jaringan komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal serta dalam penetapan struktur maupun program atau intensitas pelaksanaan rapat setiap departemen sesuai dengan kebutuhan masing-masing, sehingga dalam pencapaian visi misi dapat terlaksana secara konkrit. 42

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan Penelitian

Ditinjau dari sifatnya, penelitian ini bersifat kuantitatif dan kualitatif dalam bentuk analisis deskriptif. dengan tujuan untuk mengetahui relevansi teori strategi komunikasi organisasi vertikal, horizontal dan diagonal dengan kenyataan sebenarnya yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini akan dilaksanakan di SMP Muhammadiyah 17 yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda 211 Rempoa Ciputat. Adapun waktu penelitian ini akan dilaksanakan mulai bulan November 2009 sampai bulan Juli 2010.

C. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data, peneliti menggunakan jenis penelitian berdasarkan pada pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam bentuk analisis deskriptif, yaitu menganalisa keterkaitan antara variabel dalam suatu fenomena yang diteliti dengan teori yang ada dan menguraikan data-data untuk disimpulkan. Untuk memperoleh hasil penelitian yang refresentatif dan akurat, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yang terdiri dari :