1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi
lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut: a.
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan job rotation.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatanya. g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan
yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem
manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:
1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu
transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang cross-check dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan
dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan
data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.
2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap
transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan edit yang
semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia,
yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer
menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat
dikurangi. Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai
berikut: 1.
Personalia yang mampu dan dapat dipercaya. 2.
Tugas pertanggungjawaban 3.
Pemberian kuasa yang tepat 4.
Pembagian tugas Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe
pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau danatau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan:
1. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel.
2. Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian
terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Tabel 2: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif
Pengendalian Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain
utama: individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel
Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran
Pengendalian terhadap tindakan Tertentu
Keterbatasan Individu:
Kurangnya atau ketiadaan kompensasi
personel Pengendalian terhadap personel
Keterbatasan yang bersifat Penghindaran organisasi
dari manusiawi
masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta,
2001, hal. 647
Dalam melaksanakan
sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan
dalam fungsinya sebagai berikut: 1.
Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. 2.
Mereka yang melaksanakan transaksi itu. 3.
Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan
apabila ada kolusi diantara sesama karyawan. Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok
sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem
akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan
objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem
pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah
penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik, tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern
itu menjadi sia-sia.
C. Pengertian Gaji dan Upah
Hasibuan 2002: 118 mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut:
“Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Sedangkan upah
adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati untuk membayarnya”.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Kategori