5 Tunjangan structural, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan
sebagai distrik manajergeneral manajer, kepada bagiankepala biro dan manajer yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
6 Tunjangan operasional, diberikan kepada karyawan yang menduduki
jabatan kepala bidang, kepala urusan, asisten kepala, masisnis kepala, dan asisten yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
7 Tunjangan khusus, diberikan kepada karyawan yang dalam tugasnya
mendukung kegiatan produksi yang besarnya sesuai dengan ketentuan perusahaan.
8 Santunan dan bantuan sosialfasilitas. Perusahaan juga memberikan
bantuan dana social bagi karyawan yang ditentukan sesuai dengan peraturan perusahaan. Misalnya: sewa rumah, transport, listrik, air,
santunan social kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan, bantuan anak sekolah, kendaraan dinas bagi karyawan ter tentu,
pendidikan, dan lain-lain.
3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
a. Dokumen yang Digunakan
Adapun yang digunakan PTP. Nusantara IV Persero Medan Sumatera Utara dalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di kantor pusat. Dimana dokumen ini kemungkinan diperlukan bagian kepegawaian
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen ini antara lain :
a Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai
b Surat Keputusan Pemberhentian Pegawai
c Surat Keputusan Kenaikan Jabatan
d Surat Keputusan Pemindahan Jabatan
2 Daftar Hadir
Daftar hadir diisi dengan menandatangani daftar hadir bagi seluruh karyawan. Daftar hadir ini sangat menetukan apakah seorang karyawan
tersebut memperoleh tunjangan insentif atau tidak. Daftar hadir dibuat rangkap dua, dimana rangkap pertama akan diarsip oleh bagian
kepegawaian dan rangkap kedua dikirim ke kasir untuk pembayaran gaji dan upah.
3 Dokumen Pembayaran Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia, dimana dokumen ini berisi nama pegawai, nomor induk, nomor rekening, karyawan, dan
jumlah gaji yang dibayarkan ke masing-masing pegawai. Dokumen gaji dibuat rangkap 2 dan untuk upah dibuat rangkap 4, dan akan
didistribusikan. Untuk rangkap kedua 2 buah sebagai arsip dalam bagian SDM, rangkap pertama Bukti kas dikirim ke bagian akuntansi
dan rangkap keempat dikirim ke Bank.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
4 Rekapitualsi daftar gaji upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM, dimana dokumen ini berisi total pembayaran gaji dan upah setiap bulannya. Dokumen ini memuat gaji
bruto, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan gaji dan upah serta iuran. Dokumen ini dibuat rangkap 4 yaitu 2 untuk bagian akuntansi,
bagian keuangan, dan bagian SDM. 5
Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dimana daftar yang diterima
digunakan sebagai dasar untuk pembuatan bukti kas keluar. Kemudian bagian keuangan memberikan rekapitulasi ke pihak Bank dan
mengeluarkan giro. b.
Catatan Akuntansi yang Digunakan. Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah :
1 Buku Jurnal
2 Buku Besar
Kedua catatan ini berada di bagian akuntansi, dan proses pencatatannya sudah menggunakan sistem payroll data.
c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
1 Prosedur Personalia
a Prosedur penerimaan karyawan
Penerimaan karyawan atau pegawai yaitu melalui rekrutmen dengan pemberitaan di mass media, kemudian diseleksi, ditraining. Khusus
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
untuk penerimaan karyawan strata IV Golongan IIIA dilakukan dengan 2 cara, yaitu: Promosi dan Rekrutmen.
b Prosedur pemutusan hubungan kerja
Setiap pemutusan hubungan kerja perusahaan merundingkan terlebih dahulu denga Serikat Pekerja Perkebunan SP Bun. Pemutusan
hubungan kerja terdiri dari: •
Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia
pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena
adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja.
• Pemberhentian tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini
terjadi karena karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan disiplin perusahaan, dipidana karena melakukan
pelanggarankejahatan yang tidak berkaitan dengan jabatannya, atau melakukan pelanggaran berat terhadap larangan-larangan
yang ditetapkan oleh perusahaan. Kepada karyawan yang diberhentikan karena alasan-alasan tersebut dapat mengurus
sendiri hak pensiunnya kepada pihak Depenbun.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
2 Prosedur pencatatan waktu hadir
Setiap hari kerja karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. Dengan menandatangani daftar hadir atau absensi yang diawasi oleh orang yang
berwenang. 3
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Pembuatan daftar gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian sumber daya
manusia. Daftar gaji dan upah dibuat rangkap empat yang didistribusikan ke bagian sumber daya manusia, akuntansi, keuangan, dan bank.
Pembuatan daftar gaji ini dengan menggunakan komputer dengan perangkat data base sistem payroll data.
4 Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan mengeluarkan bukti kas keluar berupa giro bayar setelah
menerima daftar gaji dari bagian kepegawaian, selanjutnya dikirim ke bank dan kemudian pihak bank akan membayar gaji dengan menstransfer
uang gaji tersebut ke rekening masing-masing pegawai yang tertera dalam dokumen daftar gaji.
Untuk mengetahui apakah bank telah membayar gaji dan upah secara benar dan tepat kepada pihak yang berhak, maka bagian akuntansi
melakukan verifikasi kembali dengan rekening koran bank dengan daftar gaji.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
5 Prosedur pencatatan daftar gaji
Pencatatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi, ke dalam jurnal dan buku besar dengan menggunakan komputer melalui sistem payroll data.
Pencatatan gaji dan upah dilakukan dengan terlebih dahulu memverifikasi dengan rekening koran dengan daftar gaji yang diterima setiap bulan.
4. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan upah
