Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah. 4.
Kartu penghasilan karyawan Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima
oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan
Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2001:385 adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir. 2.
Prosedur pembuatan daftar gaji. 3.
Prosedur distibusi biaya gaji. 4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5.
Prosedur pembayaran gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatn waktu kerja.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.
2. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya
upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5.
Proseduir pembayaran gaji dan upah Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek
ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar pay master.
E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan
Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri
dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan
teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-
kecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawanpegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain
yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan tidak menghapus nama
orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya.
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
mendapat pembayaran dua kali. 3.
Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
