C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1.
Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV Persero Medan Sumatera Utara?
2. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah?
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai pengendalian
intern gaji dan upah. 2.
Bagi Perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen perusahaan untuk meningkatkan pengendalian intern gaji dan
upah. 3.
Bagi pembaca, sebagai bahan rujukan atau bahan referensi bagi penelitian selanjutnya mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
E. Kerangka Konseptual
PTP. Nusantara IV Persero Medan Sumatera Utara
GAJI DAN UPAH SA
KARYAWAN
Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung
Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV Persero Medan
PTP. Nusantara IV Persero Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara BUMN Perkebunan yang bergerak dalam
bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan dimana dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan mempekerjakan karyawan dari
berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar. Dan sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas jasa karyawannya adalah gaji dan upah. Proses
pembayaran gaji dan upah tersebut membentuk suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian dan Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Hall
2001:5 “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistem- subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”.
Sedangkan menurut Cole dalam Baridwan 1994 : 3 “ Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang
disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan fungsi utama dari perusahaan”.
Dari kedua defenisi diatas sistem dapat diartikan sebagai prosedur atau dapat juga diartikan sebagai unsur-unsur yang terpadu dengan sistem yang
bersangkutan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi
yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas dan kondisi perusahaan.
Menurut Boynton dalam buku Modern Auditing 2003:384
Sistem Akuntansi accounting system, terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mendefenisikan,
mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan juga kejadian-kejadian
serta kondisi dan untuk memelihara akuntanbilitas dari aktiva- aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Sedangkan menurut Mulyadi 2001:3 “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari kedua defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah :
1. Formulirdokumen
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi
dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah
formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem
pengolahan data seperti papan ketik , mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai
berikut: a.
Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-
laporan untuk pimpinan. b.
Untuk menjaga aktiva-aktiva perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo
masing-masing rekening.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat
dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan
pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan. d.
Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber source document dan dokumen
pendukung supporting document. Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku
pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam
dalam dokumen sumber.
2. Catatan-catatan
Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu.
a. Jurnal
Jurnal sering juga disebut dengan buku harian. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansimanual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi
jurnal banyak kolom jurnal multikolom. Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang
mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaan jurnal
ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus special journal. Setiap jurnal khusus
dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang- ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan
transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan
adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat
kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang
bersangkutan dalam buku besar.
b. Buku besar
Buku besar utama primary ledger, yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum
general ledger. Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening yang dipakai untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula
dianggap sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
c. Buku besar pembantu
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku
besar terpisah yang disebut buku besar pembantu subsidiary ledger. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh
sebuah akun perangkum yang disebut akun pengendali controlling account. Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar
pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai
buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan
akuntansi akhir books of final entry, artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan
dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
3. Laporan
Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan,
jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas
pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba yang ditahan. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan
perubahan laba yang ditahan, laporan arus kas digunkan untuk suatu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca
adalah untuk tanggal tertentu. Model sistem akuntansi dengan komputer dalam pemprosesan data menurut Malison dapat dilihat pada Gambar 1
berikut:
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Sistem Penjualan
Sistem pembelian
Sistem Penggajian
Sistem Pengawasan
Produksi Jurnal
Buku Besar
Buku Pembantu
Laporan Keuangan
Formulir
Sistem Kas
Gambar 1 : Sistem Akuntansi Sumber : Abdul Halim, 1994. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama,
Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, hal. 86 Menurut Baridwan 1994:7 dalam menyusun sistem akuntansi untuk
suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor yang penting, yaitu:
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat
yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi
kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman
yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta
milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah
yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidaak mahal,
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu: 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya. 3.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reability informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Ciri-ciri sistem akuntansi yang baik harus memiliki bagan perkiraan,
pedoman akuntansi, ada daftar tugas job description, ada perkiraan pengawasan, dokumen-dokumen sudah dinomori sebelumnya, dan metode-metode lain yang
bertujuan untuk mengawasi data yang masuk dan data yang diproses. Jika ciri-ciri ini sudah terpenuhi maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi dapat
meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap
catatan akuntansi.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
B. Hubungan antara Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi 2001:163 mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai
berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Defenisi pengendalian intern menurut Tunggal 1995:1 adalah:
Pengendalian intern meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan
untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Meningkatkan
efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.
Sedangkan menurut Boynton 2003:373 dalam buku Modern Auditing dikatakan bahwa laporan COSO Committee Of Sponsoring Organization
memberi defenisi Pengendalian Intern sebagai berikut:
Pengendalian Intern internal control adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya
dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori
berikut: a.
Keandalan pelaporan keuangan b.
Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku c.
Efektifitas dan efisiensi operasi.
Berdasarkan defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa
pengendalian intern di dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern, yaitu: 1 menjaga kekayaan organisasi, 2
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3 mendorong efisiensi, dan 4 mendorong dipatuhinya kebijakan managemen.
Tujuan pengendalian intern dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya: Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara
tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga,
dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat
yang tepat. 2.
Untuk menjamin kebenaran data akuntansi: Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksnakan operasi
perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk
mengamankan atau mengujikecermatan dan sampai sejauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-
kesalahan pada saat yang tepat. 3.
Untuk menggalakkan efisiensi usaha: Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan
berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.
4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan:
Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan
ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi dua macam yaitu
pengendalian akuntansi intern internal accounting controls dan pengendalian administrasi administrative control. Pengendalian akuntansi intern adalah
pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Jika ini dijalankan maka akan menjamin
keamanan kekayaan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian administrasi adalah pengendalian meliputi peningkatan
efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Penggolongan pengendalian akuntansi intern digolongkan oleh
Tunggal 1995:3 sebagai berikut:
a. Pengendalian dasar: Ini merupakan pengendalian akuntansi intern yang dibentuk guna menjamin kebenaran, kelengkapan,
dan ketelitian transaksi yang dicatat.
b. Disiplin terhadap pengendalian: Ini meliputi pengendalian yang
dibentuk untuk menjamin kelangsungan dan ketepatan operasi dari pengendalian dasar, dan penggunaan harta perusahaan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger 1999:184 terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian
2. Penilaian risiko
3. Prosedur pengendalian
4. Pemantauan atau monitoring
5. Informasi dan komunikasi
Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut:
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Dalam hal
ini faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha serta kebijakan
personalia.
2. Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengembil langkah penting untuk
mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk
meperkirakan besarnya pengaruh dari risiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan
meminimumkannya.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
3. Prosedur pengendalian
Ini ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun prosedur
pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan,
pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian
tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati
perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi
perubahan-perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.
5. Informasi dan komunikasi
Ini merupakan unsur dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan
pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang
berlaku.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Tabel 1: Indikator dari Masalah Pengendalian Intern
Tanda Peringatan yang Menyangkut Manusia
Tanda Peringatan dari Sistem Akuntansi
1. Gaya hidup berubah jadi
mewah tanpa memenangkan undian.
2. Hubungan sosial yang dekat
dengan pemasok.
3. Menolak untuk mengambil
cuti.
4. Sering meminjam dari
karyawan lain.
5. Mengkonsumsi alkohol atau
obat-obatan secara berlebihan.
1. Dokumen yang hilang atau
nomor-nomor transaksi yang tidak urut yang bisa berarti
bahwa dokumen sedang digunakan untuk transaksi
penipuan.
2. Pengembalian uang kepada
pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim pengembalian
uang tersebut mungkin rekayasa saja.
3. Perbedaan diantara penerimaan
tunai harian dan setoran ke bank dapat berarti bahwa uang
tersebut dikantongi terlebih dahulu sebelum disetor ke bank.
4. Keterlambatan pembayaran dari
pelanggan meningkat secara tiba-tibakaryawan mungkin
mengantongi pembayaran tersebut.
5. Keterlambatan dalam pencatatan
transaksi bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya
penggelapan yang dilakukan.
Sumber : Warren 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat. Jakarta. hal 189
Menurut Mulyadi 2001:386, unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi
lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut: a.
Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan job rotation.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatanya. g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan
yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem
manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:
1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu
transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang cross-check dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan
dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan
data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.
2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap
transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan edit yang
semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia,
yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer
menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat
dikurangi. Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai
berikut: 1.
Personalia yang mampu dan dapat dipercaya. 2.
Tugas pertanggungjawaban 3.
Pemberian kuasa yang tepat 4.
Pembagian tugas Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe
pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau danatau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan:
1. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel.
2. Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian
terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Tabel 2: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif
Pengendalian Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain
utama: individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel
Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran
Pengendalian terhadap tindakan Tertentu
Keterbatasan Individu:
Kurangnya atau ketiadaan kompensasi
personel Pengendalian terhadap personel
Keterbatasan yang bersifat Penghindaran organisasi
dari manusiawi
masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta,
2001, hal. 647
Dalam melaksanakan
sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan
dalam fungsinya sebagai berikut: 1.
Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. 2.
Mereka yang melaksanakan transaksi itu. 3.
Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan
apabila ada kolusi diantara sesama karyawan. Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok
sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem
akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan
objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem
pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah
penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik, tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern
itu menjadi sia-sia.
C. Pengertian Gaji dan Upah
Hasibuan 2002: 118 mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut:
“Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Sedangkan upah
adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati untuk membayarnya”.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Sedangkan Ruky mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut:
Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya perhari atau malahan per jam.
Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Lebih lanjut dia memaparkan
bahwa upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung direct labor, maupun tidak langsung indirect labor. Sebaliknya, pekerja
yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost biaya tetap atau overhead cost.
Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan perbedaan gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Dimana satuan waktu untuk gaji lebih panjang
daripada satuan waktu untuk upah. Menurut Ruky 2002:191, faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat “patokan gaji” standar upahgaji perusahaan adalah
sebagai berikut:
1. Ketetapan pemerintah
2. Tingkat upahgaji dipasaran
3. Kemampuan perusahaan
4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan
5. Tuntutan pekerjaan
Salah satu faktor di atas yaitu ketetapan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai Ketentuan Pemerintah tentang Upah Minimum Regional
UMR atau Upah Minimum Sektoral Regional UMSR sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaan. Tentunya ini hanya berlaku
untuk jabatan pelaksana tingkat rendah.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Menurut Ruky 2002:191:
“UMR pada dasarnya adalah upah terendah minimum yang ditetapkan oleh pihak pemerintah Daerah yang harus dibayarkan kepada
pekerja yang menduduki jabatan terendah dalam Struktur Peringkat Jabatan yang berlaku pada sebuah organisasi perusahaan”.
Tujuan utama penetapan upah minimum adalah sebagai jaring pengaman safety net, yang berfungsi untuk mencegah agar upah tidak terus merosot di
bawah daya beli pekerja. Tujuan penaikan upah minimum adalah untuk mengurangi kesenjangan upah tertinggi dan terendah yang dibayar perusahaan.
Kenaikan ini diharapkan akan meningkatkan penghasilan pekerja pada jabatan yang terendah dalam organisasi, dari aspek makro diharapakan membantu
mendorong peningkatan daya beli masyarakat dan ekonomi rakyat dan terakhir diharapkan memperbaiki rasio upah terhadap struktur biaya produksi.
Selain gaji dan upah, karyawan juga menerima jenis kompensasi lainnya. Misalnya tunjangan-tunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah:
1. Libur. Setiap tahun, untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan
perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka mendapat upah sebagaimana pada hari kerja biasa.
2. Cuti. Hampir semua perusahaan memberikan cuti kepada karyawannya,
dan selam cuti mereka tetap mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas. Misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika di atas lima tahun cuti yang diberikan selama tiga minggu.
3. Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus
tergantung kesepakatan antara majikan dan karyawan dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui target
yang telah ditentukan. 4.
Asuransi. Banyak perusahaan membayara semua atau sebagian premi
asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. 5.
Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua
perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda-beda
antar perusahaan. 6.
Premi lembur Overtime premium pay. Merupakan tambahan tarif per
jam apabila karyawan bekerja melampauai jam kerja normal. Selain membayar gaji dan upah dengan tepat waktu sesuai dengan
ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktivitas pekeja. Salah satu alat untuk mencapai hal ini
adalah program kompensasi insentif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawan yang kinerjanya melampaui standar yang ditentukan.
Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawan. Kompensasi dijalankan perusahaan dalam rangka:
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
1. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan
penghasilan dengan bekerja secara lebih efisien. 2.
Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program insentif, namun manajemen mengharapkan bahwa
overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar.
D. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Istilah penggajian
payroll sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu
periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut: 1.
Karyawan sangat sensitif tehadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah
harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu. 2.
Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan
memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk mrbayara
gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
Mulyadi 2001:12 mendefenisikan sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan sebagai berikut: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.
Mulyadi 2002:258 menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi
karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan
penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang
dihasilkan.
Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan data-
data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-
waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian daan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan
secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-
kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.
Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar
sistem ini adalah: 1.
Register gaji dan upah
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam ssetiap periode
penggajian. 2.
Catatan pendapatan karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir
harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan
sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan.
3. Cek gaji dan upah
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah payroll checks disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan,
yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah,
karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi 2001:374, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut: 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya. 2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini
dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada
setiap jenis produk atau pesanan. 4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah
dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan. 7.
Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedur- prosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan
1994:212 terdiri dari tiga prosedur:
1. Prosedur personalia.
2. Prosedur pencatatan waktu.
3. Prosedur penggajian dan pengupahan.
Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
1 Prosedur personalia
a. Surat permintaan karyawan baru.
b. Surat lamaran kerja.
c. Surat perjanjian kerja.
d. Surat pemberhentian kerja.
2. Prosedur pencatatan waktu
a. Catatan waktu hadir yang diperoleh dari
• Clock card. • Daftar
hadir. b.
Catatan waktu kerja yang diperoleh dari • Buku
catatan mandor.
• Daftar hadir,job card atau job ticket.
c. Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja
3. Prosedur penggajian dan pengupahan
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
a. Daftar gaji dan daftar upah serta cek register.
b. Cek gaji atau amplop gaji dan upah.
c. Laporan gaji dan upah karyawan.
d. Catatan gaji dan upah karyawan.
Arens, at all menjelaskan bahwa dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:
1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya
terdiri dari catatan kepegawaian personel record, formulir otorisasi pengurangan deduction authorization form, formulir
otorisasi tarif rate authorization form.
2. Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji,
dokumennya terdiri dari kartu absen time card, tiket waktu kerja job time ticket, laporan ikhtisar penggajian summary
payroll report, jurnal penggajian journal payroll,berkas induk penggajian payroll master file.
3. Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji payroll
check. 4.
Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1.
Jurnal umum. 2.
Kartu harga pokok produk 3.
Kartu pembantu biaya. 4.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan-catatan
tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Jurnal umum
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap:
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
a. Tahap pertama. Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh
bagian utang kewajiaban gaji ke dalam register bukti kas keluar: Gaji dan Upah
Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar
Rp.xxx b.
Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx
Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx
Gaji dan
Upah Rp.xxx
c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran
gaji ke dalam register cek: Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar
Rp.xxx Kas
Rp.xxx
d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku
pembantu. Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap:
a. Tahap pertama. Bedasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh
bagian utang kewajiaban upah ke dalam register bukti kas keluar: Gaji dan Upah
Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar
Rp.xxx
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya upah ke dalam jurnal: Barang Dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja Rp.xxx
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx
Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx
Gaji dan
Upah Rp.xxx
c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah
dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah ke dalam register cek:
Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp.xxx
Kas Rp.xxx
d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku
pembantu.
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan
ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.
3. Buku pembantu biaya
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah. 4.
Kartu penghasilan karyawan Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima
oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan
Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2001:385 adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir. 2.
Prosedur pembuatan daftar gaji. 3.
Prosedur distibusi biaya gaji. 4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5.
Prosedur pembayaran gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatn waktu kerja.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.
2. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya
upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5.
Proseduir pembayaran gaji dan upah Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek
ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar pay master.
E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan
Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri
dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan
teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-
kecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawanpegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain
yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan tidak menghapus nama
orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya.
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud
mendapat pembayaran dua kali. 3.
Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang
diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain. 6.
Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji
upah Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat
diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan menurut Mulyadi 2001:386 adalah sebagai berikut :
Organisasi 1.
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem Operasi 3.
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersngkutan.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan
10.
Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fingsi akuntansi. Praktik yang sehat
12.
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.
Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab
fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan
fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur- unsur pengendalian inten yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang
memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.
Irma Herliza Rizki : Peranan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Mendukung..., 2008 USU Repository © 2009
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Deskriptif yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat, karakteristik, dan keadaan
sebenarnya dari objek penelitian.
B. Jenis Data
Kategori