24
Research Value, Educational Value, Documentary Value. 1.
Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal, nomor, tetapi juga
menujukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat.
Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.
2. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya secara sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip
Menurut Suparjati 2000 : 10-11 Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauaannya, yaitu:
1. Menurut Subjek atau Isinya
Arsip Keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan. Misalnya: 1 Laporan keuangan, 2 Surat Perintah Membayar SPM Tunai, 3
Surat Perintah Membayar SPM Giral, 4 Surat Permintaan Pembayaran SPP, 5 Surat Penagihan SPn, 6 Daftar gaji, dan 7 Surat Pertanggungjawaban SP1
Universitas Sumatera Utara
25
a Arsip Kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-
masalah kepegawaian. Misalnya: 1 Daftar riwayat hidup pegawai, 2 Surat lamaran, 3 Surat-Surat pengangkatan pegawai, 4 Absensi pegawai,
5 Kartu Tik Pegawai, 6 Kartu Pegawai. b
Arsip Pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran. Misalnya: 1 Surat Penawaran, 2 Surat Pesanan, 3 Surat
Permintaan Kebutuhan Barang, 4 Surat PerjanjianKontrak Penjualan atau Pembelian, 5 Daftar Nama-nama nasabah, relasi, agen, distributor
dan verkoper, 6 Daftar harga barang, 7 Daftar daerah pemasaran. c
Arsip Pendidikan, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah- masalah pendidikan. Misalnya: 1 Garis-garis Besar Program Pengajaran
GBPP, 2 Satuan Pelajaran SP, 3 Program pengajaran, 4 Rekapitulasi Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar, 5 Daftar absensi siswa dan guru.
2. Menurut Masalahnya Arsip dibagi atas:
a Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuintansi, giro, cek dan kartu kredit. b
Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris. Contoh: Catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan
harga. c
Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: Surat lamaran kerja, Curiculum vitae, Absensi
pegawai, dan Surat keputusan
Universitas Sumatera Utara
26
d Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: Data penjualan dan Daftar nama agen dan distributor. e
Production record, arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: Arsip tentang jenis bahan baku, jenis alatmesin yang
digunakan, jenis barang.
3. Menurut Nilai dan Kegunaan
