29
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penggolongan arsip yang digunakan adalah menurut keseringan penggunaannya.
Pada arsip aktif, arsip inaktif dan arsip abadi dikelompokkan pada masing-masing sentral file. Dimana pada bagian ini harus dilakukan semaksimal mungkin sesuai
proses pengarsipannya dan harus dijalankan sesuai dengan ketentuan fakultas.
D. Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun unit kerja. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolahannya, maka
akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan merngalami hambatan dalam pencapaian
tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi adalah karena arsip menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang
penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat dalam rangka membantu mempelancar pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan peranan arsip yang dikutip oleh Sedarmayanti 2003 : 19 sebagai berikut:
a Alat utama ingatan organisasi.
b Bahan atau alat pembuktian bukti otentik.
c Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan.
d Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. e
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Universitas Sumatera Utara
30
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diproses dan disimpan pada bagian ini
merupakan informasi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, jadi arsip yang ada pada bagian ini harus disimpan dan dipelihara dengan baik demi terciptanya
kelancaran aktifitas pada Bagian Kemahasiswaan.
E. Kegunaan Arsip
Menurut Sedarmayanti 2003 : 38-39 Dalam kegiatan organisasi atau perorangan, arsip dapat memiliki kegunaanmanfaat sebagai berikut:
1 Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian dokumenter.
2 Memberikan sumbangan berupa arsip yang memuat data ataupun
informasi sesuai kebutuhan unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat. 3
Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita dan lainnya. 4
Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menengah, manejer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan pada setiap
unit kerja dari semua tingkatan manajemen. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, arsip juga sangat berguna terutama dalam proses mempelancar pekerjaan maupun administrasi mahasiswa. Karena pada Bagian inilah data-data mahasiswa
baik alumni maupun mahasiswa baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi,
Universitas Sumatera Utara
31
dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain: 1
Untuk keperluan administrasi. 2
Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar. 3
Sebagai salah satu sumber informasi yang penting.
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip
