31
dan Informasi Beasiswa serta hal lainnya diproses dan disimpan. Kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain: 1
Untuk keperluan administrasi. 2
Untuk keperluan penelitian, aktif kuliah dan surat tunjangan belajar. 3
Sebagai salah satu sumber informasi yang penting.
F. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Arsip
1 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Usaha pemeliharan arsip berguna
untuk melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinyaisinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip secara fisik yang dikutip
oleh Sedarmayanti 2003 : 110-112 dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a
Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip harus:
1. Dijaga agar tetap kering temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan
kelembaban antara 50-60. 2.
Terang terkena sinar matahari tak langsung. 3.
Mempunyai ventilasi yang merata. 4.
Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
32
b Tempat Penyimpanan Arsip
Hendaknya diatur secara renggang agar udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
c Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d Larangan-larangan
1. Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip.
2. Dalam ruangan penyimpanan dilarang merokok karena percikan api dapat
menimbulkan bahya kebakaran. e
Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda dan lain-lain.
Tujuan pemeliharan arsip adalah 1.
Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atas pengelolaan arsip harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Universitas Sumatera Utara
33
2 Pencegahan Kerusakan Arsip
Cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain: a
Penggunaan Air Condition Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik. b
Fumigasi Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegahmembasmi serangga
atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 empat cara yaitu: 1.
Fumigasi untuk seluruh gudang. 2.
Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. 3.
Fumigasi untuk beberapa bundel arsip. 4.
Fumigasi rutin. c
Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 dua cara yaitu:
1. Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon” 2.
Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertasarsip diantara 2 dua lembar plastik.
d Mikrofilm
Yaitu suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Universitas Sumatera Utara
34
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan penyimpanan arsip yang
memiliki ventilasi yang cukup. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta
praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang relatif kecil tidak digunakan.
G. Sistem Penataan Arsip
