Latar Belakang Masalah Sistem Penataan Arsip Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam setiap organisasiperusahaan, komunikasi memiliki peranan yang sangat penting. Komunikasi tersebut terjadi dalam perusahaan, yaitu antar pegawai maupun antar organisasi. Komunikasi tersebut terdiri dari dua bagian, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Salah satu bentuk komunikasi adalah surat. Setiap surat yang terdapat dalam perusahaan tersebut akan disimpan sebagai dokumen perusahaan. Penyimpanan inilah yang disebut dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sumber pengingat bagi suatu perusahaan Artinya arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem penataan arsip dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas di dalam perusahaan atau unit kerja. Dalam suatu organisasiperusahaan, penyelenggaraan arsip ini dapat dilakukan pada bagian atau departemen tertentu yang khusus menangani arsip. Arsip sendiri memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang berisi keterangan-keterangan, penjelasan, perincian, dan berbagai hal penting yang diperlukan dalam menindaklanjuti segala kegiatan organisasi. Arsip juga dapat digunakan sebagai Universitas Sumatera Utara bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan serta kebijakan. Sehingga pengarsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Penyimpanan arsip juga harus dilakukan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Selain daripada itu, arsip dapat dijadikan sumber bukti otentik bahwa telah terjadi transaksi atau peristiwa yang melibatkan organisasi tersebut. Beberapa faktor yang mendukung kearsipan sehingga dapat menghasilkan suatu citra positif terhadap organisasiperusahaan, antara lain kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali, terjaminnya keamanan kearsipan dan sebagainya. Meskipun arsip berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk di dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan pandangan terhadap penataan arsip menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu, tidak mudah untuk dirubah. Tergantung dari kebijakaan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan hal tersebut, maka sudah waktunya untuk memperbaiki atau meningkatkan pandangan kearsipan dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini. Teknologi modren telah menciptakan berbagai perangkat terhadap kegiatan kearsipan. Oleh karena itu, dalam penanganan arsip sendiri dibutuhkan perhatian yang serius. Mulai dari memperhatikan prosedur penyimpanan arsip, sistem penataan arsip yang digunakan, peralatan arsip, sampai dengan pemusnahan arsip itu sendiri. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Sehingga diperlukan pengetahuan mengenai kearsipan untuk menangani arsip pada suatu organisasi. Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan tugas penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administarasi. Dan faktor lain adalah kurang tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam kearsipan. Atas pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem penataan arsip dalam suatu organisasiperusahaan, maka penulis mengambil judul “Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Universitas Sumatera Utara

B. Perumusan Masalah