51
NamaJudul Surat : Bank BNI 46 Nomor Surat : 015BNI 46LKI2004
Tanggal Surat : 4 Januari 2004 Kode : Keu250252,1
Sumber: Yatimah 2009 : 203 Gambar 3.4 Kartu Indeks
Sistem Nomor
4. Sistem Tanggal
Cronological Filling System
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman
sebagai caption adalah tanggal datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir, tanpa
memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas yang difile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap
tahunnya. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip
berdasarkan sistem tanggal adalah: a
Menentukan pembagian tanggal,bulan dan tahun. b
Menyiapkan kartu indeks. c
Menyiapkan peralatan arsip. Contoh:
Lihat kasus pada sistem abjad, diperoleh kode misalnya 20040110 lihat penyusunan kode arsip berdasarkan angka duflek, dibacaartinya: surat tersimpan
di laci tahun 2004; di guide bulan Januari, dan terletak di foldermap tanggal 10.
Universitas Sumatera Utara
52
Captionnya adalah 10 dari tanggal surat. Contoh kartu indeks sistem tanggal dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut:
10 NamaJudul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015BNI 46LKI2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : 20040110
Sumber: Yatimah 2009 : 205 Gambar 3.5 Kartu Indeks
Sistem Tanggal
5. Sistem Wilayah
Geograpich Filling System
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tempat lokasi, daerah, atau wilayah tertentu sebagai pokok permasalahannya.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal adalah:
a Menentukan pengelompokan daerahwilayah.
b Menyiapkan kartu indeks.
c Menyiapkan peralatan arsip.
Contoh: Lihat kasus pada sistem abjad, diperoleh kode misalnya Jawa
BaratBandungDago dibacaartinya: surat tersimpan di laci wilayah Jawa Barat; di guide Bandung, terletak di foldermap Dago. Captionnya adalah Dago. Contoh
kartu indeks sistem wilayah dapat dilihat pada Gambar 3.6 berikut:
Universitas Sumatera Utara
53
Dago NamaJudul Surat : Bank BNI 46
Nomor Surat : 015BNI 46LKI2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004
Kode : Jawa BaratBandungDago
Sumber: Yatimah 2009 : 206 Gambar 3.6 Kartu Indeks
Sistem Wilayah
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem penataan arsip yang digunakan adalah berdasarkan sistem tanggal surat masuk
kronologis. Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan tanggal surat masuk lalu dimasukkan ke dalam map
tebal yang sudah diberikan tanda atau keterangan kemudian disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip. Hal ini berfungsi
untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat.
H. Sistem Penataan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Universitas
